El Consell Executiu, a la sessió del dia
d'avui, en virtut de les competències que li corresponen
segons l'article 23.1.i)
dels Estatuts de la Universitat i d'acord amb el que preveuen
la disposició final primera («Es faculta el Consell
Executiu perquè dicti les disposicions necessàries
per desenvolupar el present Acord normatiu») i els articles
79 a 90 («Del Registre») de l'Acord normatiu 1308/1991,
de 29 de gener, pel qual s'aprova el regiment de govern de la
Universitat de les Illes Balears, ha acordat d'aprovar la normativa
relativa a l'organització i el funcionament del Registre
de la Universitat de les Illes Balears.
EXPOSICIÓ DE MOTIUS
La necessitat de racionalitzar el flux documental
de les sol·licituds, comunicacions i resolucions rebudes
o trameses per la Universitat de les Illes Balears aconsella
d'aprovar una reglamentació del funcionament del Registre
de la UIB, inspirada en els principis d'economia, coordinació,
celeritat i eficàcia.
L'objectiu d'aquesta reglamentació és
definir les normes específiques i de funcionament que
ha de complir el Registre General de la UIB per adaptar-se a
les previsions efectuades per l'article 38.1 de
la Llei 30/1992, de règim jurídic
de les administracions públiques i del procediment administratiu
comú (LRJAP i PAC). Segons l'article esmentat, els òrgans
administratius de la UIB han de tenir un registre general en
el qual s'ha d'anotar el corresponent assentament de qualsevol
escrit o comunicació que es presenti o es rebi i on també
s'han d'anotar els assentaments de sortida dels escrits i comunicacions
oficials adreçats a altres òrgans o particulars.
En aquest sentit, a la UIB hi ha un Registre General
d'Entrades i Sortides, sens perjudici dels registres propis
que, només a títol de control intern i sense cap
altra validesa, poden constituir les diferents unitats docents,
administratives i de serveis de la UIB.
Una altra de les causes que fan necessari aquest
reglament és que l'esmentada Llei 30/1992 preveu que
els registres s'han d'instal·lar en suport informàtic,
determinació que s'ha de fer efectiva en la reglamentació
del Registre de la UIB, sens perjudici del corresponent període
transitori.
Així mateix, amb aquesta reglamentació
es desenvolupen els articles 79 a 90 de l'Acord normatiu de
règim universitari (ANRU)
(Resolució de 20 de desembre de 1991, de la Universitat
de les Illes Balears, per la qual es resol publicar l'Acord
normatiu pel qual s'aprova el règim de govern BOE núm.
80, de 2 d'abril).
Per altra banda, la darrera finalitat d'aquesta
reglamentació és oferir una normativa sobre aquesta
matèria en un sol document per facilitar-ne la consulta
i l'accés: amb això es facilita la labor dels
operadors jurídics i es garanteix als membres de la comunitat
universitària i als ciutadans, en general, el principi
de seguretat jurídica, mitjançant la seva positivització
concreta i unificada.
CAPÍTOL I. DEL REGISTRE GENERAL DE LA UNIVERSITAT
DE LES ILLES BALEARS
Article 1. A la UIB hi ha un Registre General
la funció del qual és l'anotació i el control
de l'entrada dels documents que rep la UIB i la sortida dels
que hagin estat despatxats definitivament que tramet a altres
ens públics i privats i a persones físiques.
Article 2. El Registre General d'Entrada
i Sortida de documents de la UIB és de caràcter
únic i descentralitzat, depèn de la Secretaria
General de la Universitat i té com a adreça: Son
Lledó, campus universitari, cra. de Valldemossa, km 7,5,
07071 Palma (Illes Balears).
Article 3. Els documents d'entrada i sortida
es poden registrar a les unitats de registre que funcionen als
edificis següents: Son Lledó, Anselm Turmeda, Guillem
Colom Casasnovas / Mateu Orfila i Rotger, Ramon Llull, Guillem
Cifre de Colonya, Sa Riera i Cas Jai. També es poden
registrar a les extensions universitàries de Menorca
i d'Eivissa-Formentera i a totes aquelles altres unitats de
registre que eventualment es puguin crear.
Article 4. 1. L'horari de registre és
de dilluns a divendres de 9 a 14 hores. La unitat de registre
de Son Lledó romandrà oberta també de 16
a 19 hores, llevat dels mesos de juliol i agost. El Registre
de la Universitat romandrà tancat els dies declarats
festius i inhàbils al calendari acadèmic de la
UIB.
2. Els membres de la comunitat universitària
de la UIB han de presentar els escrits que vulguin fer valer
davant la Universitat al Registre General, llevat que hi hagi
causa justificada per no fer-ho. Amb aquesta finalitat i per
a aquests membres, es fixarà el dia i l'hora en què
acaba el termini de presentació.
Article 5. Els llibres i el suport documental
del Registre no poden sortir sota cap pretext de les dependències
de la UIB. S'accedirà a llur contingut mitjançant
consulta dels esmentats llibres o del suport documental en el
lloc en què es trobin custodiats, o mitjançant
l'expedició de certificats i testimoniatges.
CAPÍTOL II. DELS SISTEMES D'ACCÉS
DELS DOCUMENTS AL REGISTRE
Article 6. El sistema d'accés dels
documents als registres administratius és presentar-los
a l'oficina de registre corresponent, o bé lliurant-los-hi
personalment i directament les persones interessades o bé
indirectament, utilitzant els serveis de correus o de missatgeria.
Article 7. S'admetran els documents tramesos per fax
si es rep el document escrit, amb signatura original, en el
termini màxim de deu dies a comptar de la recepció
del fax al Registre, llevat que per disposició especial
s'estableixi una altra cosa.
Article 8. La utilització d'altres
mitjans electrònics i telemàtics serà possible
quan així s'estableixi o es permeti reglamentàriament.
CAPÍTOL III. DEL FUNCIONAMENT DEL REGISTRE
Article 9. 1. La numeració dels
registres s'iniciarà cada primer d'any a partir del número
1.
2. Els assentaments s'han d'anotar respectant l'ordre temporal
de recepció i tramesa.
3. El registre de documents s'ha de materialitzar en uns llibres
de registre d'entrada i de sortida impresos i en suport magnètic.
CAPÍTOL IV. DELS DOCUMENTS QUE ES REGISTRARAN
Article 10. 1. El requisit previ perquè
al Registre General de la UIB s'admeti un document és
que en el document esmentat hi hagi plenament identificats,
de manera inequívoca, el remitent i la seva signatura
original, el destinatari i l'objecte o assumpte de què
tracta el document.
2. La identificació dels remitents i destinataris ha
d'incloure el nom, els cognoms i el càrrec, si escau,
o el nom de l'entitat. En tots els casos sempre hi ha de constar
la signatura original del remitent.
3. La correspondència ha d'incloure l'adreça postal,
en el cas d'alumnes i de correu exterior, o l'adreça
del centre de treball, en el cas de docents, PAS o òrgans
de la UIB.
Article 11. En funció del destinatari
que figuri al sobre o al document que arribi al Registre d'Entrada,
s'estableix:
a) Si hi figura «privat» o una expressió
semblant, en principi, no es registra, sens perjudici de l'aplicació
de l'incís final de l'apartat c).
b) Si s'adreça a un òrgan o càrrec, i no
hi figura el nom de la persona, es registra, si escau.
c) Els documents nominatius, en principi, són no registrables.
S'han d'adreçar a les persones corresponents, i si aquestes
verifiquen que, pel seu contingut, és un document registrable,
el retornaran al Registre General perquè en faci l'assentament.
Article 12. Els documents on figura el
segell de sortida d'un registre de qualsevol administració
pública sempre són registrables al Registre d'Entrada
de la UIB.
Article 13. Els escrits procedents d'altres
administracions públiques, o que s'hi adrecin, necessàriament
s'han de registrar d'entrada o de sortida abans de donar-los
el tràmit corresponent.
Article 14. Les reclamacions i els recursos
sempre són registrables.
Article 15. Els documents tramesos per
alumnes es registraran al Registre General.
CAPÍTOL V. DELS DOCUMENTS NO REGISTRABLES
AL REGISTRE GENERAL
Article 16. No es poden registrar al Registre
General els documents següents:
a) Les salutacions, els fullets, els cartells, els anuncis,
tot tipus de propaganda, les revistes, les publicacions, el
contingut de la correspondència on manquin les dades
per identificar-la i no es pugui trametre, i, en general, qualsevol
comunicació que no vagi signada originalment.
b) Els documents interns entre el PAS, el professorat, les unitats
administratives i els òrgans de govern de la UIB, llevat
dels que s'hagin de registrar al Registre General de la UIB
(reclamacions i recursos).
CAPÍTOL VI. DE L'ASSENTAMENT REGISTRAL
Article 17. Els assentaments dels documents
als llibres de registre han de contenir la referència
exacta de cada un dels documents registrables que es trametin
des de la Universitat o que s'hi rebin.
Article 18. 1. En el Registre s'efectuarà
l'assentament d'entrada en el llibre de registre d'entrada de
qualsevol escrit que es presenti o es rebi la recepció
del qual resulti procedent d'acord amb el present reglament.
Així mateix, es registraran al llibre de registre de
sortida tots els escrits i comunicacions oficials produïts
pels òrgans o el personal de la Universitat i adreçats
a ens públics i privats o a persones físiques.
2. Si al document presentat al Registre no hi ha totes les dades
exigides per la legislació reguladora del procediment
administratiu, es requerirà qui l'hagi signat perquè,
en el termini de deu dies, repari la falta o trameti els documents
preceptius, amb advertiment que si no ho fa així s'arxivarà
sense altre tràmit. Tot això, de conformitat amb
el que es preveu a l'article 71.2 de la LRJAP i PAC.
3. Els escrits poden presentar-se acompanyats del document o
dels documents en què basin el seu dret les persones
interessades, siguin originals, testimoniatges o còpia
acarada de l'original, que compararà l'encarregat del
Registre.
Article 19. 1. Els assentaments s'anotaran
tot respectant l'ordre temporal de recepció o sortida
dels escrits i comunicacions.
2. Els assentaments han de fer-se de forma clara i concisa,
sense esmenes ni raspadures, que, si n'hi ha, s'han de validar.
Article 20. Als assentaments registrals
del llibre de registre d'entrada s'hi han d'esmentar obligatòriament
els punts següents:
a) Número de registre, d'ordre d'entrada correlatiu.
b) Data del document (dia, mes i any).
c) Data de recepció (dia, mes i any).
d) Hora i minut de presentació.
e) Empleat del Registre que efectua l'assentament.
f) Origen.
g) Destinació.
h) Remitent/s.
i) Llengua en que està redactat el document.
j) Registre original (entrada/sortida, oficina, data i número).
k) Document associat (data i número).
l) Sistema d'accés.
m) Unitat de registre on es presenta.
n) Extracte, ressenya o breu referència de l'assumpte
comprès en el cos de l'escrit registrat.
o) Observacions per a qualsevol anotació que en un cas
determinat pugui convenir.
Article 21. Els assentaments registrals
del llibre de registre de sortida s'han de referir obligatòriament
a aquests conceptes:
a) Número de registre, d'ordre de sortida correlatiu.
b) Data del document (dia, mes i any).
c) Data de sortida (dia, mes i any).
d) Hora i minut de presentació.
e) Empleat del Registre que efectua l'assentament.
f) Origen.
g) Destinació.
h) Destinatari/s.
i) Llengua en que està redactat el document.
j) Document associat (data i número).
k) Sistema d'accés.
l) Unitat de registre on es presenta.
m) Extracte, ressenya o breu referència de l'assumpte
comprès en el cos de l'escrit registrat.
n) Observacions per a qualsevol anotació que en un cas
determinat pugui convenir.
Article 22. S'ha de segellar qualsevol
document registrat al Registre General de la UIB.
Article 23. El segell serà constituït
per:
a) El logotip de la UIB.
b) L'especificació del tipus de registre (general o intern;
entrada o sortida).
c) El número de registre d'entrada o de sortida, que
sempre ha de ser el mateix que figura a l'assentament registral.
d) La data d'alta al llibre de registre, amb especificació,
si escau, de l'hora i el minut.
e) La unitat de registre on es presenta, si escau.
CAPÍTOL VII. DE LA TRAMESA DELS DOCUMENTS
REGISTRATS
Article 24. 1. Un cop efectuada la inscripció,
es classificaran els documents ingressats i es distribuiran
sense dilació entre els distints destinataris i unitats
administratives, on s'anotaran, si escau, al Registre parcial
i s'uniran a llurs antecedents, si n'hi ha, o s'obrirà
o iniciarà expedient, si escau, i es tramitaran pertinentment.
2. Per a la sortida de documents, els remitents i les unitats
administratives enviaran els que hagin d'expedir-se al Registre,
que els cursarà i retornarà a la dependència
d'origen una vegada s'hi hagi estampat el segell en què
consti la data de sortida.
Article 25. Es trametrà directament
al Rector qualsevol comunicació o escrit que es refereixi
a la gestió universitària que no vagi expressament
adreçat al Consell Social de la Universitat i que procedeixi
dels òrgans superiors de govern de les administracions
públiques o dels òrgans jurisdiccionals o d'una
altra alta institució com:
a) Jutges i tribunals de qualsevol ordre jurisdiccional.
b) Tribunal Economicoadministratiu.
c) Tribunal de Comptes.
d) Autoritat de rang igual o superior a secretari d'Estat o
a conseller de les comunitats autònomes.
e) Presidents de les corporacions locals.
CAPÍTOL VIII. DE LES CÒPIES, ELS
REBUTS I ELS CERTIFICATS
Article 26. Si qui presenta un document
al Registre General n'aporta fotocòpia, aquesta es pot
segellar i considerar còpia.
Article 27. 1. Aquells que presentin documents
al Registre General tenen dret a obtenir-ne gratuïtament
una única còpia registrada, sempre que la hi aportin
juntament amb els originals. En aquesta còpia, el funcionari
encarregat del Registre hi farà constar, després
d'efectuar la confrontació escaient, que és una
còpia literal del corresponent original, degudament segellada
i signada.
2. Així mateix, qui presenti documents al Registre General
té dret a la devolució dels originals indicats
i a la substitució per les esmentades còpies confrontades,
excepte quan els originals s'hagin d'incorporar al procediment.
Si es retira l'original de l'expedient, la persona interessada
ha d'aportar la còpia confrontada per incorporar-la a
l'expedient i substituir l'original.
Article 28. 1. Qualsevol persona que presenti
un document al Registre pot sol·licitar un rebut gratuït
on consti data, hora, minut, número de registre d'entrada
i de sortida i succinta referència de l'assumpte de què
tracta. El rebut serà prova de l'hora en què el
document ingressà al Registre.
2. En lloc de rebut pot lliurar-se còpia segellada del
document.
Article 29. Es poden expedir certificats
dels assentaments dels llibres del Registre General, autoritzats
pel Secretari General.
CAPÍTOL IX. DELS REGISTRES ALIENS ON ES
POT PRESENTAR DOCUMENTACIÓ ADREÇADA A LA UIB
Article 30. Es pot presentar documentació
adreçada a la UIB en:
a) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que
pertanyi a l'Administració General de l'Estat o a la
de qualsevol administració de les comunitats autònomes.
b) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que
pertanyi a alguna de les entitats que integren l'Administració
local amb la qual la UIB hagi subscrit el conveni adient.
c) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que
pertanyi a alguna de les universitats amb les quals la UIB hagi
subscrit el conveni adient.
d) Les oficines de Correus, en la forma que reglamentàriament
s'estableixi.
e) Les representacions diplomàtiques o oficines consulars
d'Espanya a l'estranger.
f) Qualsevol altre registre que estableixin les disposicions
vigents.
Article 31. D'acord amb l'article 48.4
de la LRJAP i PAC, si la sol·licitud es presenta en un
dels registres que no pertanyen a la UIB esmentats abans, els
terminis per iniciar el procediment o l'expedició de
certificats d'actes presumptes es comptaran a partir de la data
en què la sol·licitud hagi tingut entrada efectiva
al Registre General de la UIB.
DISPOSICIONS ADDICIONALS
Primera
Es faculta el Secretari General per interpretar i desenvolupar
aquest reglament i, en particular, per adaptar l'horari d'obertura
dels registres a les necessitats del servei universitari.
Així mateix, queda habilitat per establir registres auxiliars
d'eficàcia limitada si les circumstàncies o els
interessos acadèmics ho aconsellen.
Segona
La documentació adreçada a altres universitats
i restants administracions públiques amb les quals s'hagi
signat un conveni de col·laboració per a la coordinació
dels registres administratius, o presentada a llurs registres,
tindrà el tractament previst als convenis corresponents.
Tercera
En la mesura de les seves possibilitats, els òrgans
administratius de la UIB han d'instal·lar llurs corresponents
registres en suport informàtic.
Quarta
El lliurament i la recepció, l'obertura i la tramitació
dels plecs de proposicions per optar a subhastes o concursos
i llurs documents complementaris se sotmetran al que es disposa
especialment a la seva pròpia convocatòria i,
subsidiàriament, al Reglament de contractació.
DISPOSICIÓ TRANSITÒRIA
L'aplicació del que estableixen els articles
3, 9.3 i 15 es realitzarà de forma progressiva, a mesura
que les disponibilitats pressupostàries ho permetin.
DISPOSICIÓ FINAL
El present reglament entrarà en vigor l'1
de gener de 1998.
Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement
i tingui els efectes que corresponguin.
|