FULL OFICIAL
Universitat de les
Illes Balears
Any XIII
Núm. 141
Divendres, 19 de desembre de 1997á
Any
Núm.
Acord
Cercar
?
DISPOSICIONS GENERALS
Consell Executiu
3727 ACORD EXECUTIU del dia 25 de novembre de 1997 sobre organitzaciˇ i funcionament del Registre de la Universitat de les Illes Balears.

El Consell Executiu, a la sessió del dia d'avui, en virtut de les competències que li corresponen segons l'article 23.1.i) dels Estatuts de la Universitat i d'acord amb el que preveuen la disposició final primera («Es faculta el Consell Executiu perquè dicti les disposicions necessàries per desenvolupar el present Acord normatiu») i els articles 79 a 90 («Del Registre») de l'Acord normatiu 1308/1991, de 29 de gener, pel qual s'aprova el regiment de govern de la Universitat de les Illes Balears, ha acordat d'aprovar la normativa relativa a l'organització i el funcionament del Registre de la Universitat de les Illes Balears.

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

La necessitat de racionalitzar el flux documental de les sol·licituds, comunicacions i resolucions rebudes o trameses per la Universitat de les Illes Balears aconsella d'aprovar una reglamentació del funcionament del Registre de la UIB, inspirada en els principis d'economia, coordinació, celeritat i eficàcia.

L'objectiu d'aquesta reglamentació és definir les normes específiques i de funcionament que ha de complir el Registre General de la UIB per adaptar-se a les previsions efectuades per l'article 38.1 de

la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú (LRJAP i PAC). Segons l'article esmentat, els òrgans administratius de la UIB han de tenir un registre general en el qual s'ha d'anotar el corresponent assentament de qualsevol escrit o comunicació que es presenti o es rebi i on també s'han d'anotar els assentaments de sortida dels escrits i comunicacions oficials adreçats a altres òrgans o particulars.

En aquest sentit, a la UIB hi ha un Registre General d'Entrades i Sortides, sens perjudici dels registres propis que, només a títol de control intern i sense cap altra validesa, poden constituir les diferents unitats docents, administratives i de serveis de la UIB.

Una altra de les causes que fan necessari aquest reglament és que l'esmentada Llei 30/1992 preveu que els registres s'han d'instal·lar en suport informàtic, determinació que s'ha de fer efectiva en la reglamentació del Registre de la UIB, sens perjudici del corresponent període transitori.

Així mateix, amb aquesta reglamentació es desenvolupen els articles 79 a 90 de l'Acord normatiu de règim universitari (ANRU) (Resolució de 20 de desembre de 1991, de la Universitat de les Illes Balears, per la qual es resol publicar l'Acord normatiu pel qual s'aprova el règim de govern BOE núm. 80, de 2 d'abril).

Per altra banda, la darrera finalitat d'aquesta reglamentació és oferir una normativa sobre aquesta matèria en un sol document per facilitar-ne la consulta i l'accés: amb això es facilita la labor dels operadors jurídics i es garanteix als membres de la comunitat universitària i als ciutadans, en general, el principi de seguretat jurídica, mitjançant la seva positivització concreta i unificada.

CAPÍTOL I. DEL REGISTRE GENERAL DE LA UNIVERSITAT DE LES ILLES BALEARS

Article 1. A la UIB hi ha un Registre General la funció del qual és l'anotació i el control de l'entrada dels documents que rep la UIB i la sortida dels que hagin estat despatxats definitivament que tramet a altres ens públics i privats i a persones físiques.

Article 2. El Registre General d'Entrada i Sortida de documents de la UIB és de caràcter únic i descentralitzat, depèn de la Secretaria General de la Universitat i té com a adreça: Son Lledó, campus universitari, cra. de Valldemossa, km 7,5, 07071 Palma (Illes Balears).

Article 3. Els documents d'entrada i sortida es poden registrar a les unitats de registre que funcionen als edificis següents: Son Lledó, Anselm Turmeda, Guillem Colom Casasnovas / Mateu Orfila i Rotger, Ramon Llull, Guillem Cifre de Colonya, Sa Riera i Cas Jai. També es poden registrar a les extensions universitàries de Menorca i d'Eivissa-Formentera i a totes aquelles altres unitats de registre que eventualment es puguin crear.

Article 4. 1. L'horari de registre és de dilluns a divendres de 9 a 14 hores. La unitat de registre de Son Lledó romandrà oberta també de 16 a 19 hores, llevat dels mesos de juliol i agost. El Registre de la Universitat romandrà tancat els dies declarats festius i inhàbils al calendari acadèmic de la UIB.

2. Els membres de la comunitat universitària de la UIB han de presentar els escrits que vulguin fer valer davant la Universitat al Registre General, llevat que hi hagi causa justificada per no fer-ho. Amb aquesta finalitat i per a aquests membres, es fixarà el dia i l'hora en què acaba el termini de presentació.

Article 5. Els llibres i el suport documental del Registre no poden sortir sota cap pretext de les dependències de la UIB. S'accedirà a llur contingut mitjançant consulta dels esmentats llibres o del suport documental en el lloc en què es trobin custodiats, o mitjançant l'expedició de certificats i testimoniatges.

CAPÍTOL II. DELS SISTEMES D'ACCÉS DELS DOCUMENTS AL REGISTRE

Article 6. El sistema d'accés dels documents als registres administratius és presentar-los a l'oficina de registre corresponent, o bé lliurant-los-hi personalment i directament les persones interessades o bé indirectament, utilitzant els serveis de correus o de missatgeria.

Article 7. S'admetran els documents tramesos per fax si es rep el document escrit, amb signatura original, en el termini màxim de deu dies a comptar de la recepció del fax al Registre, llevat que per disposició especial s'estableixi una altra cosa.

Article 8. La utilització d'altres mitjans electrònics i telemàtics serà possible quan així s'estableixi o es permeti reglamentàriament.

CAPÍTOL III. DEL FUNCIONAMENT DEL REGISTRE

Article 9. 1. La numeració dels registres s'iniciarà cada primer d'any a partir del número 1.
2. Els assentaments s'han d'anotar respectant l'ordre temporal de recepció i tramesa.
3. El registre de documents s'ha de materialitzar en uns llibres de registre d'entrada i de sortida impresos i en suport magnètic.

CAPÍTOL IV. DELS DOCUMENTS QUE ES REGISTRARAN

Article 10. 1. El requisit previ perquè al Registre General de la UIB s'admeti un document és que en el document esmentat hi hagi plenament identificats, de manera inequívoca, el remitent i la seva signatura original, el destinatari i l'objecte o assumpte de què tracta el document.
2. La identificació dels remitents i destinataris ha d'incloure el nom, els cognoms i el càrrec, si escau, o el nom de l'entitat. En tots els casos sempre hi ha de constar la signatura original del remitent.
3. La correspondència ha d'incloure l'adreça postal, en el cas d'alumnes i de correu exterior, o l'adreça del centre de treball, en el cas de docents, PAS o òrgans de la UIB.

Article 11. En funció del destinatari que figuri al sobre o al document que arribi al Registre d'Entrada, s'estableix:
a) Si hi figura «privat» o una expressió semblant, en principi, no es registra, sens perjudici de l'aplicació de l'incís final de l'apartat c).
b) Si s'adreça a un òrgan o càrrec, i no hi figura el nom de la persona, es registra, si escau.
c) Els documents nominatius, en principi, són no registrables. S'han d'adreçar a les persones corresponents, i si aquestes verifiquen que, pel seu contingut, és un document registrable, el retornaran al Registre General perquè en faci l'assentament.

Article 12. Els documents on figura el segell de sortida d'un registre de qualsevol administració pública sempre són registrables al Registre d'Entrada de la UIB.

Article 13. Els escrits procedents d'altres administracions públiques, o que s'hi adrecin, necessàriament s'han de registrar d'entrada o de sortida abans de donar-los el tràmit corresponent.

Article 14. Les reclamacions i els recursos sempre són registrables.

Article 15. Els documents tramesos per alumnes es registraran al Registre General.

CAPÍTOL V. DELS DOCUMENTS NO REGISTRABLES AL REGISTRE GENERAL

Article 16. No es poden registrar al Registre General els documents següents:
a) Les salutacions, els fullets, els cartells, els anuncis, tot tipus de propaganda, les revistes, les publicacions, el contingut de la correspondència on manquin les dades per identificar-la i no es pugui trametre, i, en general, qualsevol comunicació que no vagi signada originalment.
b) Els documents interns entre el PAS, el professorat, les unitats administratives i els òrgans de govern de la UIB, llevat dels que s'hagin de registrar al Registre General de la UIB (reclamacions i recursos).

CAPÍTOL VI. DE L'ASSENTAMENT REGISTRAL

Article 17. Els assentaments dels documents als llibres de registre han de contenir la referència exacta de cada un dels documents registrables que es trametin des de la Universitat o que s'hi rebin.

Article 18. 1. En el Registre s'efectuarà l'assentament d'entrada en el llibre de registre d'entrada de qualsevol escrit que es presenti o es rebi la recepció del qual resulti procedent d'acord amb el present reglament. Així mateix, es registraran al llibre de registre de sortida tots els escrits i comunicacions oficials produïts pels òrgans o el personal de la Universitat i adreçats a ens públics i privats o a persones físiques.
2. Si al document presentat al Registre no hi ha totes les dades exigides per la legislació reguladora del procediment administratiu, es requerirà qui l'hagi signat perquè, en el termini de deu dies, repari la falta o trameti els documents preceptius, amb advertiment que si no ho fa així s'arxivarà sense altre tràmit. Tot això, de conformitat amb el que es preveu a l'article 71.2 de la LRJAP i PAC.
3. Els escrits poden presentar-se acompanyats del document o dels documents en què basin el seu dret les persones interessades, siguin originals, testimoniatges o còpia acarada de l'original, que compararà l'encarregat del Registre.

Article 19. 1. Els assentaments s'anotaran tot respectant l'ordre temporal de recepció o sortida dels escrits i comunicacions.
2. Els assentaments han de fer-se de forma clara i concisa, sense esmenes ni raspadures, que, si n'hi ha, s'han de validar.

Article 20. Als assentaments registrals del llibre de registre d'entrada s'hi han d'esmentar obligatòriament els punts següents:
a) Número de registre, d'ordre d'entrada correlatiu.
b) Data del document (dia, mes i any).
c) Data de recepció (dia, mes i any).
d) Hora i minut de presentació.
e) Empleat del Registre que efectua l'assentament.
f) Origen.
g) Destinació.
h) Remitent/s.
i) Llengua en que està redactat el document.
j) Registre original (entrada/sortida, oficina, data i número).
k) Document associat (data i número).
l) Sistema d'accés.
m) Unitat de registre on es presenta.
n) Extracte, ressenya o breu referència de l'assumpte comprès en el cos de l'escrit registrat.
o) Observacions per a qualsevol anotació que en un cas determinat pugui convenir.

Article 21. Els assentaments registrals del llibre de registre de sortida s'han de referir obligatòriament a aquests conceptes:
a) Número de registre, d'ordre de sortida correlatiu.
b) Data del document (dia, mes i any).
c) Data de sortida (dia, mes i any).
d) Hora i minut de presentació.
e) Empleat del Registre que efectua l'assentament.
f) Origen.
g) Destinació.
h) Destinatari/s.
i) Llengua en que està redactat el document.
j) Document associat (data i número).
k) Sistema d'accés.
l) Unitat de registre on es presenta.
m) Extracte, ressenya o breu referència de l'assumpte comprès en el cos de l'escrit registrat.
n) Observacions per a qualsevol anotació que en un cas determinat pugui convenir.

Article 22. S'ha de segellar qualsevol document registrat al Registre General de la UIB.

Article 23. El segell serà constituït per:
a) El logotip de la UIB.
b) L'especificació del tipus de registre (general o intern; entrada o sortida).
c) El número de registre d'entrada o de sortida, que sempre ha de ser el mateix que figura a l'assentament registral.
d) La data d'alta al llibre de registre, amb especificació, si escau, de l'hora i el minut.
e) La unitat de registre on es presenta, si escau.

CAPÍTOL VII. DE LA TRAMESA DELS DOCUMENTS REGISTRATS

Article 24. 1. Un cop efectuada la inscripció, es classificaran els documents ingressats i es distribuiran sense dilació entre els distints destinataris i unitats administratives, on s'anotaran, si escau, al Registre parcial i s'uniran a llurs antecedents, si n'hi ha, o s'obrirà o iniciarà expedient, si escau, i es tramitaran pertinentment.
2. Per a la sortida de documents, els remitents i les unitats administratives enviaran els que hagin d'expedir-se al Registre, que els cursarà i retornarà a la dependència d'origen una vegada s'hi hagi estampat el segell en què consti la data de sortida.

Article 25. Es trametrà directament al Rector qualsevol comunicació o escrit que es refereixi a la gestió universitària que no vagi expressament adreçat al Consell Social de la Universitat i que procedeixi dels òrgans superiors de govern de les administracions públiques o dels òrgans jurisdiccionals o d'una altra alta institució com:
a) Jutges i tribunals de qualsevol ordre jurisdiccional.
b) Tribunal Economicoadministratiu.
c) Tribunal de Comptes.
d) Autoritat de rang igual o superior a secretari d'Estat o a conseller de les comunitats autònomes.
e) Presidents de les corporacions locals.

CAPÍTOL VIII. DE LES CÒPIES, ELS REBUTS I ELS CERTIFICATS

Article 26. Si qui presenta un document al Registre General n'aporta fotocòpia, aquesta es pot segellar i considerar còpia.

Article 27. 1. Aquells que presentin documents al Registre General tenen dret a obtenir-ne gratuïtament una única còpia registrada, sempre que la hi aportin juntament amb els originals. En aquesta còpia, el funcionari encarregat del Registre hi farà constar, després d'efectuar la confrontació escaient, que és una còpia literal del corresponent original, degudament segellada i signada.
2. Així mateix, qui presenti documents al Registre General té dret a la devolució dels originals indicats i a la substitució per les esmentades còpies confrontades, excepte quan els originals s'hagin d'incorporar al procediment. Si es retira l'original de l'expedient, la persona interessada ha d'aportar la còpia confrontada per incorporar-la a l'expedient i substituir l'original.

Article 28. 1. Qualsevol persona que presenti un document al Registre pot sol·licitar un rebut gratuït on consti data, hora, minut, número de registre d'entrada i de sortida i succinta referència de l'assumpte de què tracta. El rebut serà prova de l'hora en què el document ingressà al Registre.
2. En lloc de rebut pot lliurar-se còpia segellada del document.

Article 29. Es poden expedir certificats dels assentaments dels llibres del Registre General, autoritzats pel Secretari General.

CAPÍTOL IX. DELS REGISTRES ALIENS ON ES POT PRESENTAR DOCUMENTACIÓ ADREÇADA A LA UIB

Article 30. Es pot presentar documentació adreçada a la UIB en:
a) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que pertanyi a l'Administració General de l'Estat o a la de qualsevol administració de les comunitats autònomes.
b) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que pertanyi a alguna de les entitats que integren l'Administració local amb la qual la UIB hagi subscrit el conveni adient.
c) Els registres de qualsevol òrgan administratiu que pertanyi a alguna de les universitats amb les quals la UIB hagi subscrit el conveni adient.
d) Les oficines de Correus, en la forma que reglamentàriament s'estableixi.
e) Les representacions diplomàtiques o oficines consulars d'Espanya a l'estranger.
f) Qualsevol altre registre que estableixin les disposicions vigents.

Article 31. D'acord amb l'article 48.4 de la LRJAP i PAC, si la sol·licitud es presenta en un dels registres que no pertanyen a la UIB esmentats abans, els terminis per iniciar el procediment o l'expedició de certificats d'actes presumptes es comptaran a partir de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada efectiva al Registre General de la UIB.

DISPOSICIONS ADDICIONALS

Primera
Es faculta el Secretari General per interpretar i desenvolupar aquest reglament i, en particular, per adaptar l'horari d'obertura dels registres a les necessitats del servei universitari.
Així mateix, queda habilitat per establir registres auxiliars d'eficàcia limitada si les circumstàncies o els interessos acadèmics ho aconsellen.

Segona
La documentació adreçada a altres universitats i restants administracions públiques amb les quals s'hagi signat un conveni de col·laboració per a la coordinació dels registres administratius, o presentada a llurs registres, tindrà el tractament previst als convenis corresponents.

Tercera
En la mesura de les seves possibilitats, els òrgans administratius de la UIB han d'instal·lar llurs corresponents registres en suport informàtic.

Quarta
El lliurament i la recepció, l'obertura i la tramitació dels plecs de proposicions per optar a subhastes o concursos i llurs documents complementaris se sotmetran al que es disposa especialment a la seva pròpia convocatòria i, subsidiàriament, al Reglament de contractació.

DISPOSICIÓ TRANSITÒRIA

L'aplicació del que estableixen els articles 3, 9.3 i 15 es realitzarà de forma progressiva, a mesura que les disponibilitats pressupostàries ho permetin.

DISPOSICIÓ FINAL

El present reglament entrarà en vigor l'1 de gener de 1998.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 25 de novembre de 1997
El Rector, Llorenš Huguet


Acords que fan referència a aquest.