Sumari

Preàmbul

Article 1. Propietat i ús dels espais de la UIB

Article 2. Descripció i tipificació dels espais

Article 3. Assignació d’espais: definicions i responsables

Article 3.1. Definicions: unitats d’adscripció, assignacions temporals i indefinides
Article 3.2. Estructura general del sistema de presa de decisions
Article 3.3. Sobre el procediment d’assignació i distribució d’espais, revisió i arbitratge

Article 3.3.1. Procediment d’assignació i distribució d’espais en origen
Article 3.3.2. Revisió de les assignacions d’espais i arbitratge

Article 4. Reserves d’espais de la UIB

Article 4.1. Definicions: reserves internes i reserves externes
Article 4.2. Unitats de gestió de les reserves i procediment de reserva d’espais

Article 4.2.1. Identificació de les unitats de gestió de les reserves d’espais
Article 4.2.2. Procediment de reserva

Article 4.3. Reserves internes. Especificitats

Article 4.3.1. Criteris de priorització
Article 4.3.2. Reserves d’espais docents per a estudis oficials
Article 4.3.3. Congressos, conferències, tallers, jornades, cursos i seminaris

Article. 4.3.3.a) La figura dels avaladors i l’escrit d’aval
Article. 4.3.3.b) Activitats internes amb quota d’inscripció

Article 4.3.4. Reserves internes fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB
Article 4.3.5. Sol·licituds de reserves provinents de la FUEIB
Article 4.3.6. Sol·licituds de reserves provinents d’alumnes o agrupacions d’estudiants de la Universitat
Article 4.3.7. Reserves d’aules de videoconferència
Article 4.3.8. Altres qüestions relacionades amb la reserva d’espais

Article 4.3.8.a) Penjada de banderoles, pancartes i similars a les façanes dels edificis
Article 4.3.8.b) Petició de mobiliari, equipament i/o serveis addicionals associats a una reserva interna
Article 4.3.8.c) Pauses per a cafè en actes diversos

Article 4.4. Reserves externes. Especificitats

4.4.1. Procediment de reserva
4.4.2. Condicions especials i exempcions de pagament
4.4.3. Instal·lació de taules
4.4.4. Distribució de fullets pel campus
4.4.5. Filmacions
4.4.6. Reserves d’espais per a actes polítics

Article 4.5. Reserves d’espais a les seus universitàries de Menorca i d’Eivissa i Formentera

Disposició addicional

Única. Denominacions

Disposició final

Única. Entrada en vigor

Annexos

Annex 1. Unitats d’adscripció a les quals el vicerectorat competent pot assignar l’ús i/o la gestió d’un espai de la UIB atenent la seva tipologia
Annex 2. Aval d’activitat externa (document electrònic disponible al web del vicerectorat competent en matèria d’espais)
Annex 3. Aval d’activitat interna (document electrònic disponible al web del vicerectorat competent en matèria d’espais i/o a UIBdigital, conjuntament amb el formulari per a la sol·licitud)

Preàmbul. Motivació del Reglament

Els espais de la UIB formen part fonamental del patrimoni de la Universitat i fan possible, en la seva diferent tipologia, que la Universitat pugui desenvolupar les funcions que li atribueix l’article 1 de la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats (LOU).

El present reglament desenvolupa i completa els apartats dels Estatuts de la UIB (Decret 64/2010, de 14 de maig, publicat al BOIB núm. 76, de 22 de maig) que tracten sobre la gestió d’espais, en especial els articles 29.5, 32.13 i 57.7. A més, té com a objectiu ser un marc de referència que permeti aclarir conceptes, responsables i procediments relacionats amb els usos i la gestió de les reserves dels espais de la Universitat.

Aquesta normativa té la voluntat que la comunitat universitària i, per extensió, la ciutadania prenguin coneixement del marc normatiu que determina l’ús dels espais de la UIB.

El vicerectorat competent per dirigir i coordinar les funcions relatives a la gestió dels espais de la UIB, així com l’ordenació i la planificació del campus, és aquell que estableixi la corresponent resolució del Rectorat en vigor que dicti la distribució de serveis i competències entre els membres del Consell de Direcció.

Article 1. Propietat i ús dels espais de la UIB

La Universitat de les Illes Balears utilitza infraestructures i espais que són propietat i patrimoni de la mateixa Universitat com a institució de dret públic al servei de la societat, amb personalitat jurídica i patrimoni propis. A més, la UIB, per atendre necessitats específiques derivades de les seves funcions, pot emprar espais que no són de la seva propietat, atenent les condicions indicades als convenis de col·laboració amb les institucions corresponents.

Els centres, serveis o unitats que utilitzen aquests espais materialitzen la funcionalitat de la Universitat, en tant que són qui desenvolupa les funcions que atribueix a les universitats l’esmentat article 1 de la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats (LOU). Per tant, aquests centres, serveis i unitats gaudeixen de l’ús dels espais de la UIB i els poden gestionar, sempre d’acord amb el present reglament.

L’organització i la forma de funcionar de la UIB condicionen que els diferents edificis tinguin un contingut funcional complex, atès que poden acollir facultats, departaments i serveis de diferents tipus.

Article 2. Descripció i tipificació dels espais

Es distingeixen els següents tipus d’espais, atenent el seu ús i règim d’accés:

1. Zones d’accés i circulació: vestíbuls, patis interiors i claustres, passadissos, aparcaments, zones de vianants, jardins, carrers, places, etc.
2. Zones de serveis no acadèmics d’accés general: cafeteries, menjadors, sucursals bancàries, copisteries, llibreria, etc.
3. Zones de serveis no acadèmics d’accés restringit: magatzems i arxius generals, zones de treball, arxius i sales de reunions de serveis i oficines, despatxos del PAS, consergeries, vestidors, tallers, sales de control i màquines, etc.
4. Zones de serveis acadèmics d’accés general:
   
   • Zones d’estudi i consulta de documentació: biblioteques, sales d’estudi i de lectura
   • Sales d’actes, aules magnes, sales de graus i similars
   • Espais docents: aules, aules d’informàtica, de videoconferència, laboratoris docents, laboratoris mixts de docència i recerca, etc.
5. Zones de serveis acadèmics d’accés restringit:
   
   • Sales de reunions i de juntes dels centres, seminaris, sales de professors, despatxos del PDI, despatxos de càrrecs
   • Espais d’investigació: laboratoris de recerca.

S’entenen com a espais acadèmics els relacionats directament amb la docència i la recerca.

Article 3. Assignació d’espais: definicions i responsables

És missió del vicerectorat competent en matèria de gestió d’espais dirigir la política d’espais de la UIB. La seva voluntat prioritària és optimitzar-ne l’ús.

La gestió dels espais implica una sèrie de tasques i responsabilitats. En aquest article es defineixen els conceptes fonamentals associats a l’assignació d’espais i els seus responsables. La definició d’aquest concepte i la concreció dels competents respecte de l’assignació esdevenen necessàries, ja que fixen els agents que decideixen respecte de qui utilitza els espais de la Universitat i quin ús en fa, i permeten alhora fixar els límits i potestats d’actuació respecte de la capacitat de decisió de les unitats d’adscripció.

El vicerectorat competent en matèria de gestió d’espais, conjuntament amb el Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica, és el responsable de mantenir actualitzada la relació d’espais amb les seves característiques (recursos, capacitat, etc.).

3.1. Definicions: unitats d’adscripció, assignacions temporals i indefinides

Unitat d’adscripció. S’entén per unitat d’adscripció qualsevol unitat organitzativa de la UIB a la qual el vicerectorat competent en matèria d’espais pugui assignar l’ús i/o la gestió d’espais determinats. A l’annex 1 es pot observar una taula amb els diferents tipus d’espais, amb la indicació de les unitats d’adscripció a les quals el vicerectorat pot cedir-ne l’ús i/o la gestió.

Assignació d’un espai. Decisió presa per l’òrgan o autoritat competent que consisteix a associar un espai o un conjunt d’espais a una unitat d’adscripció determinada. Habitualment, aquesta assignació implica conferir un contingut funcional a l’espai. Les assignacions d’espais poden adoptar modalitats que impliquen procediments i responsables diferents.

Modalitats de les assignacions:

1. Assignacions temporals: es pot gaudir de l’espai durant el període fixat en el document d’assignació o en les successives pròrrogues.
2. Assignacions indefinides: no estan acotades en el temps. També s’anomenen adscripcions. Es pot parlar, per tant, d’espais adscrits (unes aules determinades a un centre, un seminari a un departament, uns laboratoris a un departament o facultat, etc.), les unitats d’adscripció dels quals serien les competents per gestionar-los, sempre en comunicació i amb el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’espais.

Les adscripcions poden ser d’origen, quan es refereixen a espais de nova construcció, o sobrevingudes, quan es refereixen a espais ja existents que, per qualsevol raó, han de ser reassignats a una altra unitat. En els dos casos, el procediment és el que s’indica a l’article 3.3 d’aquest reglament.

En el marc d’aquest apartat, el vicerectorat competent en matèria d’espais:

• Pot adoptar disposicions particulars, de manera justificada, sempre que la situació ho requereixi.
• Decidirà en exclusiva sobre els espais que resten fora de qualsevol assignació. Aquests espais són les zones d’accés i circulació (punt 1 de l’article 2) i les zones de serveis no acadèmics d’accés general (punt 2 de l’article 2).
• Estarà representat en tot acord o activitat (com ara la negociació d’una donació o un llegat, la signatura d’un conveni, etc.) que pugui implicar l’assignació d’espais, per estudiar-ne, conjuntament amb el Consell de Direcció, la viabilitat.

3.2. Estructura general del sistema de presa de decisions

El vicerectorat competent en matèria d’espais delega tota una sèrie de tasques relacionades amb l’assignació efectiva d’espais en diferents gestors recollits als articles 29.5, 32.13 i 57.7 dels Estatuts. El vicerectorat competent en matèria d’espais i els gestors de les assignacions conformen un sistema de presa de decisions amb responsabilitats definides:

• El vicerectorat competent en matèria d’espais, dotat dels mitjans organitzatius que jutgi convenients, exerceix les accions següents:
  
  • Assumeix la coordinació general de la política de gestió d’espais de la Universitat, dissenya les seves normatives d’assignació i gestió i organitza el sistema de detecció de necessitats i la planificació d’espais a llarg termini.
  • Decideix sobre les assignacions temporals i indefinides, i determina les unitats d’adscripció que les gestionen.
  • Determina els usos dels espais.
  • Tramita i gestiona les sol·licituds de reserva d’espais de la UIB que provenen d’entitats, institucions i agents aliens a la Universitat (conselleries, ONG, particulars i empreses, etc.).
  • Vetlla pel compliment d’aquest reglament i actua com a àrbitre en cas de conflictes.
• Els serveis administratius dels edificis donen tràmit a les sol·licituds de reserva interna (del PAS, del PDI o dels alumnes) dels espais d’ús general i comú que es troben als edificis que gestionen.
• Les unitats d’adscripció tenen, dins els límits i segons els procediments marcats pels Estatuts i per aquest reglament, un ús exclusiu dels espais que determini el vicerectorat competent, excepte en els casos dels espais docents, d’acord amb el que indica el punt 4.3.2 del present reglament.

3.3. Sobre el procediment d’assignació i distribució d’espais, revisió i arbitratge

3.3.1. Procediment d’assignació i distribució d’espais en origen

Quan es generen nous espais, el vicerectorat competent, considerant les necessitats de les unitats d’adscripció, estableix una adscripció en origen on queden estipulats tots els espais de què disposa l’edifici i la unitat d’adscripció que correspon a cada un. Una vegada establertes les assignacions indefinides, aquestes unitats d’adscripció seran les responsables de gestionar i de distribuir o d’assignar internament els espais.

Les unitats d’adscripció, respecte de l’assignació, la distribució i l’organització dels espais que gestionen, observaran les indicacions següents:

1. Respecte dels despatxos assignats al PDI o al PAS, així com els llocs de treball en espais compartits dels diferents serveis:
   • Les unitats d’adscripció, abans de formalitzar noves contractacions, s’han d’assegurar que disposen d’espais, entre els que gestionen de manera exclusiva, per dur a terme les noves assignacions requerides. En qualsevol cas, el vicerectorat competent pot atendre demandes de noves adscripcions degudament justificades i realitzades amb la suficient antelació, sempre tenint en compte la disponibilitat d’espais en el conjunt de la Universitat.
   • Es considerarà prioritària l’assignació d’espais als treballadors a temps complet. Una vegada coberta aquesta assignació, s’han d’assignar espais als treballadors a temps parcial, per tal que puguin dur a terme les seves tasques, i sempre considerant la dedicació horària parcial d’aquests treballadors.
   • En cas que s’hagi d’acollir personal aliè a la Universitat en virtut d’un acord o conveni, la unitat d’adscripció corresponent necessitarà, prèviament a la signatura del conveni, obtenir el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’espais. En tot cas, la persona en qüestió s’ubicarà als espais gestionats de manera exclusiva per la unitat d’adscripció que correspongui.
   • Una assignació es considerarà finalitzada o extingida quan la vinculació laboral de la persona amb la UIB hagi finalitzat. En aquest supòsit, la unitat d’adscripció disposarà d’aquest espai per a una nova assignació, i sempre ha d’informar del canvi el vicerectorat competent en matèria d’espais.
   • Els espais assignats a personal que es trobi en situació d’excedència (suspensió de contracte, serveis especials) poden ser, sempre seguint els criteris establerts pel mateix departament o institut de recerca, objecte d’una nova assignació temporal mentre es mantingui aquesta situació laboral.
   • Serà potestat de la unitat d’adscripció la decisió d’assignar espais a persones sense vinculació laboral, sempre que es tracti d’investigadors col·laboradors de la UIB (ICUIB, Acord normatiu 11758, de 17 de febrer de 2016) o de col·laboradors honorífics (nomenats per acord del Consell de Govern segons l’article 97 dels Estatuts de la Universitat). En tot cas, la persona en qüestió s’ubicarà als espais gestionats de manera exclusiva per la unitat d’adscripció que correspongui.
   • Els professors emèrits (Acord normatiu 11032) i emèrits propis (Acord normatiu 11038) gaudiran durant el màxim dels tres anys prevists als acords normatius de l’espai que determini el departament o l’institut universitari de recerca, segons la disponibilitat d’espai del mateix departament o institut, i atenent els criteris establerts pel departament o institut de recerca.
2. Respecte dels usos dels espais: qualsevol proposta de canvi d’ús d’un espai dels que tingui adscrits una unitat d’adscripció s’ha de formular al vicerectorat competent en matèria d’espais.
3. c) Respecte dels espais docents: és responsabilitat de les unitats d’adscripció, sempre amb el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’espais, optimitzar l’ús dels espais, en el sentit d’ubicar cada estudi a les aules més adients atenent consideracions de mobiliari, capacitat i equipament. En el cas dels laboratoris docents i mixts, s’ha de considerar la complexitat derivada del muntatge i desmuntatge de l’equipament propi d’aquests espais.
4. Respecte dels espais de recerca: les unitats d’adscripció procuraran optimitzar i reajustar l’espai de què disposen per tal d’atendre les necessitats canviants de la recerca, sempre amb el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’espais.
5. Respecte dels espais mixts de docència i recerca: en el cas dels laboratoris mixts de docència i recerca, se’n prioritzarà en tot moment la utilització com a espai docent. Aquests espais poden ser gestionats de forma conjunta i coordinada entre els centres i els departaments o instituts universitaris de recerca.

3.3.2 Revisió de les assignacions d’espais i arbitratge

Les adscripcions es consideren assignacions indefinides. Tot i això, aquestes assignacions d’espai poden ser revisades seguint els procediments següents:

• Periòdicament les revisarà el vicerectorat competent en matèria d’espais en col·laboració amb les unitats d’adscripció implicades i atenent criteris d’optimització dels usos i gestió dels espais.
• Per respondre a necessitats sobrevingudes o interessos institucionals.
• En situacions de desacord, conflicte o indefinició en un procés d’assignació i/o distribució d’espais, el vicerector competent, en col·laboració amb el Consell de Direcció, serà la instància superior que durà a terme l’arbitratge. Durant el procés, es donarà veu a les parts implicades i es procurarà una solució de consens. Al final d’aquest procés, el vicerector dictarà la resolució d’assignació que correspongui.
• En cas que hi hagi una adscripció d’espais per conveni amb altres organismes, qualsevol procés de revisió ha de considerar el que indica el conveni o s’ha de dur a terme en col·laboració amb aquest organisme.
• Els responsables de les unitats d’adscripció, en vista de situacions sobrevingudes, són els encarregats de reassignar al seu personal els espais que tenen adscrits pel vicerectorat de forma exclusiva (despatxos d’un departament, espais individuals de feina d’un servei o oficina, etc.). Malgrat aquesta autonomia en la gestió dels espais adscrits d’ús exclusiu, sempre han d’observar els criteris generals que recull l’article 3.3.1 d’aquest reglament.

Article 4. Reserves d’espais de la UIB

Reservar un espai és aquella actuació que duu a terme la unitat administrativa corresponent per la qual es destina un espai d’ús comú de la UIB a un tipus d’activitat acotada temporalment, ja sigui puntual (reunions, conferències, congressos, etc.) o regular (activitats docents dels estudis oficials, plans de formació anuals, cursos, etc.).

4.1 Definicions: reserves internes i reserves externes

a) Reserva interna

Es tracta de sol·licituds de reserva d’espais realitzades totalment o en part per usuaris interns (PDI, PAS i alumnes de la UIB) que tenen per objecte dur a terme activitats de docència, recerca, transferència i gestió que desenvolupen la funció universitària tal com s’entén als Estatuts de la UIB i a les lleis estatals i autonòmiques sobre la universitat, a més d’activitats culturals i d’extensió social.

Les reserves internes estan exemptes del pagament del lloguer d’espai. Així mateix, estan exemptes del pagament dels serveis de personal (consergeria i d’altres que es derivin del tipus d’activitat) i neteja quan l’activitat es realitzi dins l’horari d’obertura oficial de la UIB (en general, dies lectius de 8 a 22 hores) o en qualsevol horari quan siguin activitats pròpies dels estudis oficials de màster, grau i doctorat o proves d’accés a la Universitat o proves específiques d’admissió. Per a la resta d’activitats corresponents a reserves internes fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB, s’observaran les indicacions de l’article 4.3.4.

Les reserves internes no estan exemptes de pagament de lloguer dels espais en els casos assenyalats a l’article 4.3.3.b), 2n paràgraf (internes amb quota d’inscripció no tramitada per la UIB).

b) Reserva externa

És la cessió d’ús temporal d’espais de la Universitat a institucions, organismes o empreses públiques o privades aliens a la UIB per a les seves activitats. La gestió d’aquest tipus de reserves és competència exclusiva del vicerectorat competent en matèria d’espais. El vicerector competent, en col·laboració, si escau, amb els membres del Consell de Direcció, vetllarà, en tot cas, perquè les activitats que es realitzin a la UIB no contravinguin els principis constitucionals, els principis d’actuació ni les línies estratègiques que permeten desenvolupar les funcions pròpies de la Universitat com a institució de dret públic al servei de la societat.

Aquest tipus de reserva comporta despeses per a l’organitzador de l’activitat corresponents al lloguer d’espais i equipaments que resulten d’aplicar l’acord amb les tarifes i preus públics que anualment s’aproven i es publiquen amb el pressupost de la UIB.

Si una reserva externa té el suport d’una unitat orgànica o administrativa de la UIB perquè la considera d’interès, pot tenir un tractament especial, atenent aquest suport (annex 2). En cada cas, el vicerectorat competent en matèria d’espais establirà les condicions en què es pot reservar l’espai i, si escau, el règim econòmic especial que s’hi ha d’aplicar (vegeu l’article 4.4.2).

4.2. Unitats de gestió de les reserves i procediment de reserva d’espais

Als efectes d’aquest reglament, es defineixen com a unitats de gestió de la reserva aquelles unitats organitzatives de la UIB que estan autoritzades a gestionar reserves dels espais de la Universitat.

4.2.1. Identificació de les unitats de gestió de les reserves d’espais

La unitat que ha de gestionar la reserva serà diferent segons les característiques de la reserva. Les unitats que gestionaran les reserves i els tipus de reserves que gestionaran són:

• Vicerectorat competent en matèria d’espais:
  • Totes les reserves externes.
  • Determinades reserves internes, com ara:
• Les dels espais dels edificis sense serveis administratius propis (Son Lledó, Cas Jai, Ca n’Oleo, Ca ses Llúcies).
• Les provinents de serveis generals de la UIB que tenen una organització anual i no tenen edifici adscrit: plans de formació del PAS i PDI, cursos del Servei Lingüístic, etc.
• Aquelles que impliquin emprar espais exteriors del campus universitari (zona de vianants, circuit, propileu, etc.).
• Zones de serveis no acadèmics d’accés general (punt 2 de l’article 2).
  
  • Serveis administratius dels diferents edificis de la UIB a Mallorca:
    • Les reserves internes dels espais dels seus edificis, tenint en compte les especificitats indicades a l’apartat 4.3. Si els serveis administratius d’un edifici, per alguna raó justificada, consideren que un espai d’un altre edifici és més adient per acollir una reserva interna que li han sol·licitat, es posarà en contacte amb els serveis administratius de l’altre edifici, per tal de determinar la viabilitat de la reserva i acordar la forma per tramitar-la. Per completar les reserves dels espais dels seus edificis que apareguin al punt 1 de l’article 2, han d’obtenir el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’espais.
  • Serveis administratius de les seus universitàries de Menorca i d’Eivissa i Formentera:
    • Les reserves internes i externes dels espais propis, amb el suport del vicerectorat competent en matèria d’espais i sempre d’acord amb el present reglament.

4.2.2. Procediment de reserva

Les sol·licituds de reserva d’espais s’han de fer arribar a les unitats corresponents amb prou antelació perquè aquestes unitats les puguin tramitar. En el cas de totes les sol·licituds de reserves externes i de les sol·licituds de reserves internes que corresponguin a activitats a desenvolupar fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB, el termini mínim per fer arribar la sol·licitud és de deu dies, llevat dels supòsits en què es requereixi més temps, atesa la complexitat de coordinar els serveis que se’n derivin (vegeu l’apartat 4.3.8). Per a la resta de sol·licituds de reserva, es recomana que, sempre que sigui possible, es facin també amb deu dies d’antelació, per tal de garantir-ne la correcta tramitació.

Les sol·licituds de reserves internes corresponents a activitats acadèmiques sobrevingudes es cursaran utilitzant la sol·licitud disponible a UIBdigital, a l’apartat del vicerectorat competent en matèria d’espais. Totes les sol·licituds de reserves externes es faran mitjançant el formulari disponible a la pàgina web del vicerectorat competent en matèria d’espais (http://campus.uib.cat/Campus/Gestio-dels-espais-UIB/).

Rebuda una sol·licitud de reserva, la unitat de gestió corresponent ha de seguir el procediment següent:

1.  Registrar i caracteritzar la sol·licitud:
   
   1. Identificar les necessitats d’espai requerides pel sol·licitant (tipus d’espai, capacitat, requeriments tècnics, etc.) i confirmar que, efectivament, la UIB disposa d’un espai disponible d’aquestes característiques.
   2. Validar l’activitat proposada. A més, farà les comprovacions corresponents per assegurar que l’activitat no interfereix en el desenvolupament normal de l’activitat acadèmica i que, en termes generals, no coincideix amb altres esdeveniments amb els quals, per qualsevol raó, pugui ser incompatible.
   3. Identificar si l’activitat es desenvoluparà en l’horari d’obertura oficial de la UIB.
   4. Identificar els serveis addicionals vinculats a la reserva, per tal de gestionar els serveis que se’n derivin:
      • Coordinació i programació del servei extra de consergeria.
      • Sol·licitud del pressupost del servei de neteja a l’empresa concessionària.
      • Gestió amb el Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica del mobiliari sol·licitat (taules, cadires, panells i d’altres).
      • Sol·licitud del servei de wifi.
      • Gestió del servei de videoconferència.
      • Gestió amb el CTI del servei de lectora de marques òptiques.
      • Gestió amb el CTI del procés de preparació d’aules d’informàtica.
      • I qualsevol altre que es requereixi.
   5. Establir, consegüentment, una proposta de gestió administrativa i, si escau, econòmica.
2. Reservar un espai en funció de la disponibilitat i de la informació obtinguda en el procés anterior.
3. Si se sol·licita un espai concret i aquest no es pot reservar, en proposarà un altre que compleixi el màxim nombre de característiques sol·licitades. Per altra banda, si no es considera viable l’activitat proposada o no es disposa d’espai adequat a la sol·licitud, perquè no està disponible o no hi ha cap espai alternatiu, ha de comunicar al sol·licitant per escrit el motiu pel qual no s’ha pogut formalitzar la reserva en un màxim de set dies a comptar a partir del dia de la sol·licitud, excepte que la decisió requereixi el vistiplau d’altres òrgans de la UIB.
4. En cas de reserves de les quals es derivin despeses a càrrec de l’organitzador de l’activitat, ja sigui aquest intern o extern, efectuarà una reserva de l’espai amb caràcter provisional i n’enviarà un pressupost, que necessàriament ha de ser acceptat per l’organitzador de l’activitat com a condició per poder cedir l’espai. Una vegada acceptat el pressupost, la reserva provisional passarà a tenir caràcter ferm.
5. Comunicar la confirmació de la reserva de l’espai o la desestimació de la sol·licitud i justificar la decisió, si escau.
6. Si escau, informar les persones l’activitat acadèmica de les quals es pugui veure afectada per l’activitat que es durà a terme.

4.3. Reserves internes. Especificitats

Els serveis administratius dels edificis i, subsidiàriament, el vicerectorat amb competències en gestió d’espais són els encarregats d’efectuar aquest tipus de reserva.

4.3.1. Criteris de priorització

Els criteris de priorització respecte de la preferència en el calendari d’inserció de les reserves per a l’any acadèmic que correspongui són els següents:

1. Docència d’estudis oficials de màster, grau i doctorat (totes les activitats acadèmiques de programació anual, excepte les activitats d’avaluació) i proves d’accés a la Universitat i d’admissió als graus.
2. Activitats d’avaluació dels estudis oficials de màster, grau i doctorat.
3. Docència dels cursos de la UOM i dels estudis propis.
4. Cursos dels diferents plans de formació de la UIB (Servei Lingüístic, Servei d’Activitats Culturals, plans de formació del PAS i PDI, etc.).
5. Activitats acadèmiques sobrevingudes: congressos, conferències, cursos, seminaris, activitats culturals i d’extensió universitària, etc.

Per a cada curs acadèmic, no es poden reservar aules per als punts 3, 4 i 5 fins que les reserves corresponents a les activitats del punt 1 no s’hagin completat, i sempre cal complir el calendari d’actuacions administratives dictat pel vicerectorat competent en matèria de planificació docent, que cada any establirà la data màxima per poder inserir els horaris de forma ordinària. S’estableix l’excepció de les reserves de sales d’actes per desenvolupar-hi congressos. En aquest cas concret, no és necessari respectar aquest ordre temporal. En el cas dels estudis de la UOM, per les seves característiques particulars i perquè és un projecte institucional de la UIB, tant com sigui possible, els espais que es dediquin a impartir docència als seus diferents diplomes han de trobar-se agrupats.

4.3.2. Reserves d’espais docents per a estudis oficials

Les assignatures dels estudis de grau, màster i doctorat s’impartiran preferentment als edificis de referència dels centres als quals aquests estudis estan vinculats. Malgrat això, el vicerectorat competent en matèria d’espais, en col·laboració, si escau, amb el Consell de Direcció i els centres afectats, té la potestat d’assignar a un estudi aules concretes en un edifici diferent, sempre per causes justificades. Les reserves d’aquests espais seran gestionades directament pels serveis administratius dels edificis de referència dels estudis.

En el cas de reserva d’aules per a assignatures de grau, màster i doctorat, els centres, una vegada hagin introduït els horaris als espais dels seus edificis de referència seguint el calendari d’actuacions administratives dictat pel vicerectorat competent en matèria de planificació docent, poden reservar directament aules en altres edificis, sempre que el centre que les té assignades de forma ordinària ja hagi inserit els horaris dels seus estudis. Aquestes actuacions són aplicables a totes les activitats acadèmiques de programació anual, tot i que es consideraran les dates límit diferents per inserir les activitats d’avaluació, que també estaran indicades al calendari d’actuacions administratives, i per inserir la resta d’activitats docents. En qualsevol cas, quan es produeixi aquest tipus de reserva, els serveis administratius que tramitin la reserva n’han d’informar prèviament els serveis administratius dels edificis els espais dels quals són objecte de la reserva.

4.3.3. Congressos, conferències, tallers, jornades, cursos i seminaris

4.3.3.a) La figura dels avaladors i l’escrit d’aval

Les sol·licituds de reserva d’espais per a aquest tipus d’activitats han d’anar acompanyades del corresponent aval de l’activitat (annex 3). L’aval és un escrit en el qual el representant de la unitat organitzativa de la UIB a la qual pertany el sol·licitant de la reserva descriu l’activitat, en justifica l’objectiu i fa constar que està organitzada per la unitat mateixa.

Els avaladors de les activitats organitzades pel PDI o pels investigadors poden ser el consell de direcció dels departaments, de les facultats o escoles o dels instituts als quals pertanyen; els avaladors de les activitats organitzades pel PAS poden ser el director o el cap del servei o l’oficina corresponent.

En el cas de peticions de reserva dels alumnes, respecte de la figura dels avaladors, s’observaran les indicacions establertes a l’article 4.3.6.

Els titulars dels òrgans de direcció unipersonals poden avalar activitats que provinguin de qualsevol usuari intern de la Universitat.

4.3.3.b) Activitats internes amb quota d’inscripció

No suposaran despeses de lloguer d’espais les activitats que impliquin pagament de matrícula i aquesta estigui gestionada per la FUEIB, per les unitats administratives de centre o pels serveis de la UIB a través dels comptes habilitats pel Servei de Pressupost i Tresoreria a tal efecte.

En el cas d’activitats internes organitzades o coorganitzades per la UIB, però gestionades econòmicament per una entitat externa a la UIB (col·legi professional, associació, fundacions, etc.), s’haurà de fer front a les despeses de lloguer dels espais i dels serveis derivats que s’emprin, ja siguin dins o fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB.

4.3.4. Reserves internes fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB

Es procurarà, en tot moment, que les activitats internes tinguin lloc en període i horari laboral. Si, per causes justificades, l’activitat s’ha de realitzar fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB, l’administrador de centre de l’edifici on es dugui a terme l’activitat o, si no, el vicerectorat competent en matèria de gestió d’espais decidirà les condicions en què es pot dur a terme l’acte i s’encarregarà de fer els tràmits que corresponguin per possibilitar-lo.

Es pot determinar un règim específic de tractament de la reserva atenent el tipus d’activitat i el nombre de participants, segons els criteris següents:

1. Quan en l’activitat hi hagi pocs participants o aquesta tingui per objecte reunions de grups de recerca o d’equips de treball, petits tallers, seminaris, etc., l’activitat es durà a terme preferentment als edificis oberts amb personal de seguretat. En aquest supòsit, com que no hi ha servei de consergeria, la unitat que gestioni la reserva de l’espai haurà de dur a terme les actuacions següents:
   
   1. Obtenir del responsable un escrit signat en què s’indiqui: descripció de l’acte, dies i hores en què tindrà lloc i llista de les persones que hi assistiran, atès que una còpia d’aquesta llista es lliurarà al responsable de seguretat.
   2. Comunicar al responsable de l’activitat, tot tenint en compte l’absència de servei de consergeria, els termes en què es pot deixar l’espai respecte dels usos de l’equipament, sistemes de climatització, accessos als espais que s’empraran, etc.
2. Quan a l’activitat hi assisteixi un gran nombre de participants o quan, atenent el tipus d’acte, es consideri necessari el servei de consergeria i neteja perquè l’activitat es desenvolupi correctament, la unitat de la UIB que organitza l’activitat ha d’assumir les despeses corresponents als serveis extraordinaris de neteja, consergeria i tots aquells que es derivin de l’acte.

Els serveis administratius als quals correspongui la gestió dels expedients de reserva seran els encarregats d’efectuar els tràmits de coordinar els serveis de neteja i consergeria extraordinaris, així com els tràmits de gestió econòmica que se’n derivin.

4.3.5. Sol·licituds de reserves provinents de la FUEIB

Les activitats de la FUEIB són considerades a tots els efectes activitats internes de la UIB. La FUEIB és considerada una unitat de gestió de reserva d’espais, així com una unitat d’adscripció capacitada per realitzar reserves internes. Quan la FUEIB dugui a terme activitats fora de l’horari d’obertura oficial, ha d’assumir les despeses derivades de l’obertura de l’edifici en els termes que s’indiquen a l’article 4.3.4. A tal efecte, cal demanar al Servei de Pressupost i Tresoreria que confeccioni la factura, a nom de la FUEIB, corresponent als serveis que es requereixin per garantir el correcte desenvolupament de l’activitat.

4.3.6. Sol·licituds de reserves provinents d’alumnes o d’agrupacions d’estudiants de la Universitat

Les sol·licituds provinents d’alumnes o d’agrupacions d’estudiants de la UIB, a més de complir tot el que indica la present normativa en referència a reserves internes, s’han d’autoritzar i gestionar segons la casuística que s’indica a continuació:

1. Si la sol·licitud procedeix d'un alumne o un grup d'alumnes d'un estudi o d’un únic centre i s’hi demana la reserva d’un espai assignat a aquest centre, la sol·licitud ha de tenir el vistiplau del degà de la facultat o del director de l'escola o centre al qual pertanyen els estudis que cursa el sol·licitant. Les sol·licituds seran gestionades pels serveis administratius que donen suport a aquest centre. Quan l’espai que es vol reservar disposi d’equipament considerat com a especial, el centre, per tal de garantir-ne la correcta ocupació i utilització, pot establir un procediment per supervisar la utilització d’aquest l’espai.
2. Si la sol·licitud de reserva procedeix d’una associació d’estudiants o bé integra estudiants de diferents centres i es volen utilitzar espais a l’interior de qualsevol edifici de la UIB, la sol·licitud ha de tenir el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’estudiants. Aquestes sol·licituds, segons correspongui, seran gestionades pels serveis administratius de l'edifici on es vulgui dur a terme l'activitat o pels serveis administratius del vicerectorat competent en matèria d’espais, si es preveu realitzar l’activitat en edificis sense serveis administratius propis.
3. Si la sol·licitud es refereix a espais utilitzats generalment per a la vida social, ja sigui a l’interior dels edificis (vestíbuls, patis interiors, etc.) o a les zones exteriors del campus (zona de vianants, propileu, circuit, etc.), ha de tenir el vistiplau del vicerectorat competent en matèria d’estudiants. Aquest tipus de reserva la gestionen els serveis administratius del vicerectorat competent en matèria d’espais, el qual vetllarà perquè les activitats no interfereixin en el desenvolupament normal de l’activitat acadèmica.

4.3.7. Reserves d’aules de videoconferència

El Servei de Campus Digital gestiona la utilització de les aules de videoconferència, tant per als estudis de grau i màster com per a altres activitats que s’hi puguin dur a terme (cursos, congressos, reunions, etc.). Aquest servei determina els criteris per poder emprar aquest tipus d’aula i en tramita les reserves. Així mateix, l’àrea tècnica del servei és l’encarregada de realitzar les proves tècniques necessàries i de supervisar les connexions durant el desenvolupament de les activitats.

4.3.8. Altres qüestions relacionades amb la reserva d’espais

4.3.8.a) Penjada de banderoles, pancartes i similars a les façanes dels edificis

Les sol·licituds d’aquest tipus d’actuacions han d’anar dirigides al vicerectorat competent en matèria d’espais.

Aquest vicerectorat demanarà al Servei de Prevenció l’informe corresponent per garantir la seguretat de les persones, tant dels operaris que efectuïn l’actuació com dels usuaris que facin servir l’edifici i dels vianants en general.

El personal del Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica avaluarà l’actuació tècnica requerida, en especial quan sobre l’edifici recaigui qualsevol figura oficial de protecció d’acord amb la Llei 12/1998, de 21 de desembre, del patrimoni històric de les Illes Balears.

Una vegada obtinguts els informes tècnics corresponents, el vicerectorat competent en matèria d’espais donarà resposta a la sol·licitud. Si s’ha autoritzat l’activitat, n’informarà l’administrador de centre responsable de l’edifici afectat i li indicarà les condicions i característiques concretes de l’actuació.

Les sol·licituds sempre han de fer referència a una activitat concreta, amb data d’inici i data de finalització. Acabada l’activitat, s’ha de retirar el material.

4.3.8.b) Petició de mobiliari, equipament i/o serveis addicionals associats a una reserva interna

Els organitzadors d’una activitat interna s’han d’encarregar, a més de fer la reserva de l’espai, de sol·licitar el mobiliari, equipament i serveis addicionals que necessitin per al desenvolupament correcte de l’activitat.

• El mobiliari (taules, cadires, panells, etc.) es demanarà al Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica.
• L’equipament audiovisual i l’equip de so es demanaran a la consergeria de l’edifici i, en cas de no disponibilitat o de necessitats extraordinàries, al Servei de Recursos Audiovisuals.
• L’accés a la wifi de la Universitat per a participants en activitats de la UIB que siguin persones alienes a la Universitat o qualsevol servei informàtic addicional es demanaran al Centre de Tecnologies de la Informació.

4.3.8.c) Pauses per a cafè en actes diversos

Es permet fer pauses per prendre cafè i altres begudes i aliments en el marc de diversos actes (congressos, jornades, seminaris, cursos, etc.). Per autoritzar-les, cal que el sol·licitant ho especifiqui a la sol·licitud de reserva d’espai i que indiqui l’edifici on tindrà lloc la pausa i, en el moment en què es conegui, l’empresa a qui contractarà el servei. En tot moment es prestarà especial atenció al fet que les pauses per a cafè no interfereixin en el funcionament normal de l’activitat acadèmica.

4.4. Reserves externes. Especificitats

La UIB posa a disposició d’organismes públics, entitats o empreses públiques o privades i de particulars aliens a la UIB determinats espais per a activitats que requereixen una reserva externa (definida a l’apartat 4.1 b).

Els espais objecte de reserva són els que figuren a l’apartat 11 de l’annex de tarifes i preus públics de la UIB que s’aprova i publica anualment amb el pressupost de la Universitat i que està disponible al web del vicerectorat competent en matèria d’espais. De manera complementària, el Consell de Direcció de la UIB pot acceptar la reserva d’altres espais o excloure’n alguns dels indicats a la llista publicada.

La finalitat de les reserves d’espais per a entitats externes ha d’estar en consonància amb la missió de la UIB. En general, la UIB no autoritzarà la cessió dels seus espais amb finalitats comercials, llevat de decisió específica del Consell de Direcció.

La formalització de la reserva no implica l’autorització de l’ús de la imatge corporativa de la UIB ni de les imatges de les seves instal·lacions.

4.4.1. Procediment de reserva

El sol·licitant ha de seguir el formulari publicat al web institucional de la UIB, dins la gestió d’espais del vicerectorat competent en matèria d’espais.

1. Les sol·licituds s’han de formalitzar mitjançant el formulari disponible a la pàgina web <http://campus.uib.cat/Campus/Gestio-dels-espais-UIB/>. La reserva ha d’incloure tota la informació del formulari.
2. A més de la despesa del lloguer d’espais i equipaments, aquestes reserves poden implicar despeses derivades del servei de neteja. Si l’activitat s’ha de desenvolupar fora de l’horari d’obertura oficial de la UIB, també es carregarà la despesa corresponent a l’obertura de l’edifici o els edificis (servei de consergeria).
3. El pressupost corresponent s’enviarà per correu electrònic al sol·licitant, que haurà de respondre el correu i acceptar el pressupost, per tal que la UIB formalitzi la reserva.
4. Les cancel·lacions o qualsevol canvi de dates s'han de comunicar per correu electrònic a l’adreça <vr.campus@uib.cat> almenys una setmana abans de la data de l'esdeveniment per al qual s'ha fet la reserva.
5. No es permet d’utilitzar espais que no figurin a la reserva inicial. Si s’utilitzen, seran facturats seguint els criteris indicats en aquest reglament.
6. El pagament es realitzarà per transferència bancària una vegada rebuda la factura.

4.4.2. Condicions especials i exempcions de pagament

1. Es poden establir condicions especials del preu de lloguer d’espais, depenent del tipus de relació amb la UIB i del tipus d’organisme. Aquestes condicions especials es determinaran a criteri del vicerectorat amb competències en la gestió d’espais i, si escau, del Consell de Direcció de la UIB, així com mitjançant la signatura de convenis a l’efecte. En cap cas aquestes condicions especials afectaran serveis addicionals com el lloguer d’equipaments, el servei de neteja o el servei de consergeria.
2. Els organismes públics amb un lligam especial amb la UIB poden tenir una bonificació del 50 per cent dels preus de lloguer dels espais, sens perjudici que mitjançant un conveni específic en matèria de cessió d’espais s’estableixi una bonificació superior. No obstant això, han de cobrir les despeses que generin el servei de consergeria i altre personal, el servei de neteja, el servei de seguretat, el sistema de videoconferència i altres serveis.
3. Les sol·licituds de reserva d’un espai per a accions promocionals poden ser autoritzades si hi ha un conveni de col·laboració amb la UIB. No obstant això, el Consell de Direcció pot decidir la viabilitat d’aquestes reserves, a proposta del vicerectorat competent en matèria d’espais. Per a aquest tipus d’activitats hi haurà uns espais determinats a l’efecte.
4. Quan la reserva impliqui un gran nombre d’espais, dies i/o diferents serveis, la UIB pot decidir formalitzar aquesta reserva amb un contracte específic, que establirà un preu pel servei global.
5. No s’autoritzaran reserves permanents ni periòdiques.

4.4.3. Instal·lació de taules

La instal·lació de taules informatives suposarà el pagament d’un lloguer, excepte les que corresponguin a organitzacions no governamentals i entitats no lucratives. Es poden instal·lar taules informatives o d’exposicions fora de congressos, jornades o similars sempre que no impliquin la promoció ni la venda de productes, i representaran una despesa de lloguer d’espai. Es permet d’instal·lar taules informatives promocionals quan siguin d’especial interès per a la comunitat universitària, i sempre d’acord amb les directrius del Consell de Direcció de la UIB.

4.4.4. Distribució de fullets pel campus

No es permet de repartir fullets als espais exteriors del campus. No està autoritzat cap repartiment de fullets o cartells amb promocions comercials sense autorització expressa, perquè correspon a interessos estratègics de la comunitat universitària, dins els edificis. En cas que s’autoritzi, només es poden deixar o penjar als llocs autoritzats; per això, els interessats han de demanar sempre al personal de consergeria quins són els llocs adients (taulers d’anuncis i similars).

4.4.5. Filmacions

Les sol·licituds de filmació s’han de gestionar seguint els criteris de sol·licitud de reserva aplicables segons el present reglament, prèvia consulta, si escau, al Consell de Direcció. S’elaborarà un pressupost en cada cas.

4.4.6. Reserves d’espais per a actes polítics

Només s’autoritzaran les sol·licituds de reserva d’espais per a actes polítics quan procedeixin dels partits polítics amb representació parlamentària i durant les campanyes electorals. La Universitat assignarà un espai específic per a tal efecte.

4.5. Reserves d’espais a les seus universitàries de Menorca i d’Eivissa i Formentera

Les sol·licituds de reserva d’espais a les seus universitàries seran gestionades directament per l’administrador de la Seu corresponent, seguint els criteris generals indicats al present reglament i depenent de les característiques de la reserva (interna, externa, segons l’horari, etc.). No obstant això, en els casos de reserves externes, el vicerectorat competent en matèria de gestió d’espais i el vicerectorat competent en seus universitàries poden donar el vistiplau a la dita reserva.

Disposició addicional

Única. Denominacions

Totes les denominacions de persones, càrrecs i funcions d’aquest acord executiu que apareguin en gènere masculí s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Disposició final  

Única. Entrada en vigor

Aquest reglament entrarà en vigor l'any acadèmic 2021-22 i serà aplicable als tràmits previs i necessaris per a l’organització de l’any acadèmic 2021-22 i, en general, a totes les sol·licituds de reserva que es duguin a terme després de l’inici de l’any acadèmic 2021-22.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 23 de febrer de 2021
El Rector,
Llorenç Huguet

Annex 1. Unitats d’adscripció a les quals el vicerectorat competent pot assignar l’ús i/o la gestió d’un espai de la UIB atenent la seva tipologia
Unitats d’adscripció			Vicerectorat competent en matèria d’espais	Vicerectorat competent en matèria d’espais	Serveis contractats i externs	Departaments	- Serveis generals - Serveis complementaris - Oficines - Unitats de govern i representació	Facultats, escoles i CEP	Instituts	Fundació Universitat-Empresa de les Illes Balears
			En col·laboració amb els serveis administratius del centre	En col·laboració amb el Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i UT		En col·laboració amb els serveis administratius del centre	En col·laboració amb el Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i UT	En col·laboració amb els serveis administratius del centre
Tipologia dels espais	1	Zones d’accés i circulació	Vestíbuls, patis interiors, claustre de l’edifici R. Llull, passadissos	Aparcaments, zones de vianants, zones enjardinades del campus
	2	Zones de serveis no acadèmics d’accés general	Banys, menjadors d’estudiants		Cafeteries, llibreria, sucursals bancàries, copisteries
	3	Zones de serveis no acadèmics d’accés restringit	Magatzems i arxius generals, consergeries, vestidors		Tallers, vestidors, magatzems		- Zones de treball, arxius i sales de reunions de serveis i oficines - Despatxos del PAS		- Magatzems i arxius generals, consergeries, vestidors   - Zones de treball, arxius i sales de reunions de les unitats administratives - Despatxos del PAS	- Magatzems i arxius generals, consergeries, vestidors - Zones de treball, arxius i sales de reunions - Despatxos
			Sales de control i màquines
	4	Zones de serveis acadèmics d’accés general	- Sales d’actes, aules magnes, sales de graus - Aula d’estudi de l’edifici Sa Riera				- Biblioteques de centre i serveis bibliotecaris (Servei de Biblioteca i Documentació)	- Aules - Laboratoris docents - Laboratoris mixts de docència i recerca (en col·laboració amb els departaments)	Sales polivalents (lectura de tesis, formació lligada a la investigació, tallers, etc.)	Aules
								- Aules d’informàtica (gestió: CTI) - Aules de videoconferència (gestió: Campus Digital)
	5	Zones de serveis acadèmics d’accés restringit				- Sales de professors - Seminaris - Despatxos del PDI - Laboratoris de recerca		- Sales de reunions i de juntes de centre	- Sales de professors/investigadors - Seminaris - Despatxos del PDI - Laboratoris de recerca

 

Annex 2. Aval d’activitat externa