Atès el contingut del Reial decret 463/2020, de 14 de març, pel qual es declara l'estat d'alarma per a la gestió de la situació de crisi sanitària ocasionada per la COVID-19, i en ús de la previsió que estableix a l’article 6 (Gestió ordinària dels serveis), la Resolució del Rectorat 13502/2020, de 3 d’abril, va donar per finalitzada l'activitat docent universitària presencial del segon semestre de l’any acadèmic 2019-20.

La suspensió de la docència presencial ha fet que aquesta es traslladi a l'entorn en línia de Campus Digital. En aquest context, la Universitat de les Illes Balears, per donar compliment al servei públic de l'educació superior, ha hagut d'adaptar la funció docent a una modalitat no presencial i ha posat a la disposició de la comunitat universitària les eines digitals més adequades a aquest efecte. Tot això comporta tractaments de dades noves, sobretot relatius a la utilització d'imatges, que requereixen ser duts a terme amb les màximes garanties.

Així mateix, la Universitat de les Illes Balears ha traslladat les necessitats de compliment normatiu en matèria de protecció de dades, i s’ha alineat amb les orientacions de la CRUE, als propis mitjans utilitzats a la nostra universitat.

Per tot el que s’ha indicat, la Secretària General de la Universitat de les Illes Balears, en el marc de l'estat d'alarma per a la gestió de la crisi sanitària ocasionada per la COVID-19, dicta la següent instrucció, amb la qual es desenvolupa el protocol d’actuació per a la realització de l’avaluació en línia a la Universitat de les Illes Balears.

Primer. La visualització remota de les proves d’avaluació en línia i l’enregistrament només de les proves orals d'avaluació en línia tenen com a finalitat garantir la seguretat a l'hora de dur a terme una prova d'avaluació en línia. Aquesta seguretat es pot aconseguir mitjançant la visualització, a través de canals de videoconferència –Blackboard Collaborate o Zoom– o mitjançant càmeres, sense utilitzar tècniques d’e-proctoring, o també es pot fer un enregistrament, només en el supòsit de les proves orals, que pot servir com a evidència de l'avaluació.

Per tant, la visualització de les proves d’avaluació en línia i l'enregistrament efectuat només de les proves orals han de tenir com a finalitat garantir la presència de l'estudiant i la realització de la prova. En tot cas i de manera inexcusable, en aquest procés s’han de respectar el principi de proporcionalitat i la garantia dels drets de l’estudiant.

Així mateix, com en tot tractament de dades, s’han de complir uns objectius bàsics de transparència i cal informar l'estudiant, abans de la prova, la visualització o l’enregistrament de les proves orals, d’aquestes accions, tal com determinen els articles 5.1.a), 12, 13 i 14 del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades (RGPD), i l’article 11 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades i garantia dels drets digitals. En aquest àmbit la transparència resulta imprescindible.

Quan es tracti de proves d'avaluació de caràcter oral (exàmens orals, exposició de treballs, etc.), el docent està en condicions de poder enregistrar la prova com a mitjà d'acreditació de la identitat de l'estudiant i del contingut de l'exercici realitzat en si, per garantir el dret de revisió o reclamació de l'estudiant. El docent ha de conservar la documentació corresponent a les proves orals en el termini establert al Reglament acadèmic. Superat aquest termini, procedirà a destruir-la. En els supòsits de petició de revisió o de recurs contra la qualificació, aquests materials han de conservar-se fins que hi hagi resolució ferma.

En conclusió, el docent pot recórrer a la visualització remota de les proves d’avaluació en línia o bé a l'enregistrament de les proves d'avaluació de caràcter oral (exàmens orals, exposició de treballs...), amb la finalitat de complir els requisits d'identificació de l'estudiant, constatació de la realització de la prova i garantia del dret de revisió o reclamació de l'estudiant.

Segon. Amb caràcter general, la base de legitimació per al tractament invocada en el marc d'un procés d'avaluació no és el consentiment. La visualització remota de les proves d’avaluació en línia o bé l'enregistrament de les proves d'avaluació de caràcter oral es fa en l’exercici de la funció educativa, i en aquest cas seria aplicable l'article 6.1.e) del  RGPD (tindria legitimitat legal en l'activitat i la formació docent prevista a la Llei orgànica d'universitats), i sense ulterior utilització per a altres finalitats (entre d’altres, la divulgació dels enregistraments). En aquest sentit, les imatges només han de ser accessibles per als estudiants participants en aquesta activitat i el professor corresponent. Si aquest enregistrament pogués afectar el dret a l'honor, a la imatge o a la intimitat personal de qualsevol dels assistents, se’n requeriria el consentiment previ.

En conseqüència, sense desconèixer que les persones interessades sempre podran invocar els seus drets, ha de tenir-se en compte que:

1. Quan el docent consideri necessària la visualització remota o l’enregistrament de les proves orals dels estudiants, aquests han d'entendre's com una analogia del que succeiria en una prova presencial. Habitualment s'identificaria l'estudiant, s'atendrien els dubtes que aquest pogués tenir i s'informaria sobre les conseqüències de l’eventual comissió d'actes fraudulents.

Per aconseguir aquests efectes, el professorat hauria de tenir en compte els aspectes següents:

• Utilitzar exclusivament les eines autoritzades per la Universitat. Les eines recomanades per a aquest propòsit són Blackboard Collaborate o Zoom.
• Informar l'alumnat sobre la finalitat que té la visualització en remot: verificar la identitat de l'estudiant i poder solucionar dubtes que es presentin mentre es fa la prova. També cal informar que la prova visionada no serà enregistrada.

Per tant, en aquells casos en què la realització de les proves d'avaluació comporti la visualització remota o l’enregistrament de proves orals, aquesta circumstància es comunicarà als estudiants amb la major antelació possible a través d’Aula digital.

Igualment, s'informarà de les condicions que ha de complir l'espai destinat a fer-hi la prova i s’ha d’assegurar l'absència de terceres persones no concernides.

2. Quan se sàpiga que hi ha alumnes que presenten riscs per un motiu excepcional i prou justificat, com l'afectació de la vida privada o familiar en el procés d'avaluació (com diversitat funcional, vulnerabilitat, violència de gènere i qualssevol altres que puguin implicar algun tipus d'adaptació de les proves), aquest fet es comunicarà, amb antelació suficient, al Servei d’Alumnes i Gestió Acadèmica, a l’adreça <alumnes@uib.cat>, el qual facilitarà l’assessorament corresponent, per tal de poder adoptar les mesures oportunes.

3. El docent, si ho considera necessari, pot sol·licitar la identificació de l'estudiant mitjançant la visualització d'algun document identificatiu.

4. El docent, si sospita de la comissió de frau en les proves, ha de deixar-ne constància seguint el procediment habitual establert al Reglament acadèmic.

5. En cas d'incidències tècniques, el docent ha de recollir la màxima informació possible relacionada amb la incidència i comunicar-la al personal de Campus Digital, perquè n’efectuï un primer diagnòstic.

Tercer. La qualificació serà «no presentat» en el cas de negativa de l’estudiant a la visualització remota en modalitat en línia, excepte en el supòsit previst al punt 2.2.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 21 de maig de 2020
La Secretària General,
Antonia Paniza