Atès el contingut del Reial decret 463/2020, de 14 de març, pel qual es declara l'estat d'alarma per a la gestió de la situació de crisi sanitària ocasionada per la COVID-19, en ús de la previsió que estableix a l’article 6 (Gestió ordinària dels serveis) i com a conseqüència de les previsions del primer apartat de la Resolució del Rectorat 13524/2020, de 15 de maig, referent a l’adaptació de les mesures de gestió de la UIB relatives a l’estat d’alarma declarat adoptades per la Resolució del Rectorat 13459/2020, de 15 de març, la Secretària General i el vicerector d’Investigació i Internacionalització de la Universitat de les Illes Balears dicten, de conformitat amb el que estableix la disposició addicional primera (Adaptacions) de la resolució esmentada, la instrucció següent sobre el protocol d’actuació per a la tramitació del dipòsit i/o defensa no presencial de la tesi doctoral.

Primer. Objecte i funció

1. L’objecte d’aquest protocol és la regulació del procediment per dur a terme íntegrament la tramitació del dipòsit i de la defensa no presencial de la tesi doctoral o bé part de les seves fases.
2. Aquest protocol complementa l’Acord normatiu 13084/2019, de 10 d’abril, pel qual s’aprova el Reglament d’ordenació dels ensenyaments universitaris de doctorat de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 481, de 17 de maig), i estableix els mecanismes necessaris per a la tramitació, l’exposició i la defensa no presencial de les tesis doctorals.

Segon. Aplicació

Aquest protocol també serà aplicable una vegada acabat l’estat d’alarma declarat.

Tercer. Competències de l’Escola de Doctorat

1. És competència de l’Escola de Doctorat de la Universitat de les Illes Balears (EDUIB) vetllar pel correcte desenvolupament per aquests mitjans de la tramitació, del dipòsit i de la defensa no presencial de la tesi doctoral, ja sigui íntegrament o bé parcialment.
2. L’EDUIB establirà el sistema i autoritzarà el canvi de modalitat presencial a no presencial i viceversa, i establirà el procediment per a sistemes mixts (és a dir, combinacions possibles de parts del procediment de forma presencial i parts de forma telemàtica).
3. També ha d’arbitrar les mesures que consideri adients per dur a terme amb garanties aquests procediments, els quals es desenvolupen als apartats següents.

Quart. Sol·licitud de tramitació del dipòsit i/o defensa de la tesi doctoral per mitjans telemàtics

1. L'EDUIB pot autoritzar, prèvia sol·licitud degudament justificada, la tramitació del dipòsit i defensa no presencial de la tesi doctoral o bé alguna de les fases esmentades.
2. El/s director/s de la tesi doctoral i el doctorand, amb el vistiplau del tutor, presentaran per mitjans telemàtics una sol·licitud raonada a l’EDUIB, en la qual justificaran la necessitat d’efectuar totalment o parcialment la tramitació del dipòsit i/o defensa no presencial de la tesi doctoral. Aquesta sol·licitud es trametrà, seguint el model proporcionat a aquest efecte per l’EDUIB, a l’adreça <tesisdoctorals.eduib@uib.es>, amb un mes d'antelació respecte de la data prevista per al tràmit que es vol fer (tramitació del dipòsit o defensa de la tesi doctoral). Excepcionalment i en cas de circumstàncies sobrevingudes degudament justificades, la direcció de l’EDUIB podria autoritzar la reducció d’aquest termini. En aquest cas, el document ha d’estar signat pel/s director/s i el doctorand de la tesi doctoral i ha de dur preferentment totes les firmes electròniques.
3. Vista la sol·licitud i una vegada analitzats els motius que la justifiquen, la direcció de l’EDUIB resoldrà, en un termini màxim de deu dies, de manera raonada en sentit positiu o negatiu, i n’informarà els sol·licitants.

Cinquè. Procediment de tramitació del dipòsit de tesis doctorals per mitjans telemàtics

El procediment que s’ha de seguir en la tramitació del dipòsit de tesis doctorals per mitjans telemàtics és el que s’indica tot seguit.

1. Lliurament de l’esborrany de la tesi doctoral, de l’informe del/s director/s i de la revisió per part d’experts externs

1. D’acord amb les previsions de l’article 20 (Consideracions generals) de l’Acord normatiu 13084/2019 i per garantir la qualitat de la tesi doctoral, abans de la presentació formal, el/s director/s faran arribar a la comissió acadèmica del programa de doctorat (CAD) i a l’EDUIB un informe (signat, preferentment, amb firma electrònica) raonat sobre els continguts i aspectes formals de la tesi doctoral. Aquest informe s’ha d’elaborar seguint el model facilitat a aquest efecte per l’EDUIB.
2. Alhora, l’EDUIB sol·licitarà que dos doctors experts en l’àmbit sobre el qual versa la tesi doctoral, proposats per la CAD i que pertanyin a alguna institució d’educació superior o de recerca, nacional o estrangera, diferent de la UIB, emetin sengles informes sobre la tesi doctoral. Aquests informes poden contenir suggeriments de millora que el doctorand ha de tenir en compte, i estaran a disposició del tribunal de la tesi doctoral.
3. Els autors dels informes externs regulats per aquest article no poden ser els mateixos que els dels informes necessaris per a la concessió de la Menció Internacional al títol de Doctor, regulada per l’article 25 de l’Acord normatiu 13084/2019.
4. Per tenir aquests informes de forma efectiva, el doctorand trametrà a l’EDUIB l’esborrany de la tesi doctoral en format PDF, juntament amb l’informe (abans esmentat) del/s seu/s director/s, signat preferentment amb firma electrònica, a través de l’adreça electrònica <tesisdoctorals.eduib@uib.es>. L’EDUIB el trametrà a la CAD per sol·licitar la corresponent llista de revisors experts externs possibles, perquè en facin la revisió externa.

2. Lliurament de la tesi doctoral definitiva i sol·licitud de dipòsit

1. Una vegada els experts externs hagin revisat la tesi doctoral (i hi hagin fet les correccions consegüents, si escau) i se n’hagi preparat la redacció definitiva, segons els tràmits que regula l’article 21 (Tramitació de la tesi doctoral) de l’Acord normatiu 13084/2019, referents a la presentació de la tesi doctoral definitiva, tant si es tracta d’una monografia com d’un compendi d’articles, s’haurà de presentar tota la documentació en format electrònic en PDF a l’adreça electrònica <tesisdoctorals.eduib@uib.es>.
2. S’ha de tenir en compte que, a l’hora de lliurar la tesi doctoral definitiva, per formalitzar-ne el dipòsit, s’ha de presentar, entre altres documents, la sol·licitud del dipòsit seguint el model habilitat a aquest efecte (signat amb firma electrònica), juntament amb dos exemplars de la tesi doctoral. En concret, els exemplars de la tesi doctoral s’han de presentar de la manera següent: un exemplar en format PDF de la tesi doctoral definitiva que inclogui les signatures del doctorand i del/s director/s (firmes electròniques) i un altre exemplar complet en format PDF, igual que l’anterior, però sense signatures (per al repositori institucional de la UIB). A més a més, s’ha de presentar altra documentació, com, per exemple, un informe dels canvis realitzats segons les indicacions dels revisors, el currículum, etc.
3. Per obtenir tota la informació sobre la presentació de la tesi doctoral (i assabentar-se de tota la documentació que s’ha de presentar) cal enviar un correu electrònic a l’adreça <tesisdoctorals.eduib@uib.es>.

3. Proposta i nomenament del tribunal per a la defensa de la tesi doctoral

L’EDUIB demanarà a la CAD corresponent la proposta de tribunal de tesi doctoral i la ratificarà, si escau, a la reunió del Comitè Executiu especificada al punt 4 següent.

4. Acceptació i data del dipòsit

1. L’EDUIB, reunida en comitè executiu, acceptarà, si escau, el dipòsit de tesi doctoral. La data d’aquest dipòsit serà la mateixa que la de la reunió i resolució del Comitè Executiu.
2. Els tràmits que es desenvolupen a l’article 21 de l’Acord normatiu 13084/2019 relacionats amb l’aprovació de la presentació de la tesi doctoral, la proposta de tribunal per part de la CAD i l’aprovació definitiva posterior per part del Comitè Executiu de l’EDUIB, es poden realitzar per mitjans telemàtics d’acord amb la Resolució de la Secretaria General 13508/2020, de 19 de març, per la qual es fa pública la instrucció sobre el protocol d'actuació per a la realització de sessions dels òrgans col·legiats de la Universitat de les Illes Balears amb la utilització de mitjans telemàtics (FOU núm. 496, de 24 d’abril).

5. Exposició pública de la tesi doctoral

1. L’article 21 de l’Acord normatiu 13084/2019 indica que s’estableix un termini de deu dies naturals de dipòsit i que l’EDUIB comunicarà a la comunitat universitària que s’ha dipositat la tesi doctoral. Així mateix, n’indicarà l’autor, el programa de doctorat, el títol i el/s director/s, si escau. A més, els doctors poden, durant el termini de dipòsit, trametre a la CAD les observacions que considerin oportunes sobre el contingut de la tesi doctoral.
2. D’acord amb el que s’ha indicat a la lletra anterior i per donar compliment a la normativa vigent i al mateix temps promoure els tràmits telemàtics, l’EDUIB comunicarà a la comunitat universitària que s’ha dipositat la tesi doctoral i n’indicarà l’autor, el programa de doctorat, el títol i el/s director/s. Els doctors que estiguin interessats a trametre les observacions que estimin oportunes sobre el contingut de la tesi doctoral, durant el termini de dipòsit, podran enviar un correu electrònic a l’adreça <tesisdoctorals.eduib@uib.es> i indicar-les. En conseqüència, s’habilitarà que tinguin accés al contingut de la tesi doctoral per poder fer-hi les observacions oportunes, si escau, sempre en el termini de dipòsit.

Sisè. Defensa i qualificació de la tesi doctoral per mitjans telemàtics

1. El president del tribunal pot convocar l’acte de defensa de la tesi doctoral en els tres mesos següents a la ratificació de l’autorització de la defensa. El secretari comunicarà la data i l’hora de lectura de la tesi doctoral als altres membres del tribunal, a l’EDUIB i al doctorand amb antelació suficient.

2. La Universitat proporcionarà els mitjans tecnològics necessaris per poder establir la defensa de la tesi doctoral a través de mitjans telemàtics.

3. L’EDUIB gestionarà les connexions dels membres del tribunal de fora de la nostra universitat amb la UIB i vetllarà per la correcta implementació i pel funcionament de la sessió. Es considerarà que la reunió es realitza, a tots els efectes, a la UIB.

4. Una vegada que el doctorand hagi pagat les taxes corresponents als preus públics dels serveis acadèmics i administratius pel que fa als ensenyaments oficials de la UIB (preu per fer l’examen de defensa de la tesi doctoral), i per poder iniciar el procediment de la defensa de la tesi doctoral telemàticament, els membres del tribunal han de declarar prèviament la seva disponibilitat per participar en l’acte de defensa de la tesi a través de videoconferència. Els membres del tribunal i el doctorand han d'acceptar la plataforma proporcionada per l'EDUIB i han de manifestar que disposen dels mitjans tecnològics necessaris per participar en el procés d'avaluació amb els mitjans proposats.

5. S'ha de garantir una sessió pública de l'acte de defensa i s’hi ha de permetre l'accés per videoconferència a les persones que així ho sol·licitin a l’EDUIB. Es farà publicitat de l’acte de defensa a la web de la UIB amb suficient antelació perquè qualsevol persona interessada pugui sol·licitar d’assistir-hi, excepte en aquells casos prevists per la normativa que impliquin protecció de dades confidencials. Els doctors que assisteixin a l'exposició pública per mitjans telemàtics han de poder fer preguntes i comentaris sobre la defensa en el moment en què el president del tribunal ho determini.

6. S'han de garantir les sessions privades necessàries per a la constitució i deliberacions del tribunal.

7. El secretari del tribunal actuarà com a amfitrió de la videoconferència i citarà els membres del tribunal com a mínim quinze minuts abans del començament de l'exposició pública per fer les proves de connexió i d'accés al correu electrònic pertinents per garantir el correcte funcionament dels mitjans d'interacció durant la defensa.

8. El secretari confirmarà la identitat tant del doctorand com de tots els membres del tribunal.

9. Si el doctorand no assisteix a l’acte de defensa sense causa justificada, es farà constar a l’acta corresponent, amb la qualificació de «no apte».

10. L'acte públic s'iniciarà a l'hora establerta i, en cas que s’esdevinguin problemes tècnics irresolubles, el president podrà invalidar l'acte i farà una nova convocatòria per a la defensa de la tesi doctoral, la qual s’ha de realitzar tan aviat com les circumstàncies ho permetin. L’EDUIB comunicarà la data de la nova convocatòria.

11. En sessió privada, es qualificarà la tesi doctoral i, una vegada acabada la deliberació, es tornarà a la sessió pública durant la qual es comunicarà la qualificació al doctorand.

12. El secretari tancarà la sessió pública.

13. El secretari elaborarà l'informe pertinent amb la qualificació global concedida a la tesi doctoral d'acord amb l'escala següent: no apte, aprovat, notable i excel·lent. El text i la qualificació els consensuaran tots els membres del tribunal o bé de viva veu o a través de la compartició de la documentació per correu electrònic. Els documents generats que necessitin signatura s'han de firmar digitalment. Només en casos excepcionals en què raons tècniques impedeixin de firmar digitalment, el secretari del tribunal podrà esmenar aquesta deficiència fent-ho constar amb una diligència. Tota la documentació generada de l’acte de la defensa s’enviarà a l’adreça electrònica <tesisdoctorals.eduib@uib.es>.

14. Si la qualificació és d'excel·lent, es farà la votació secreta de la menció «cum laude» seguint el procediment telemàtic establert per l’EDUIB. Cada membre del tribunal podrà votar una única vegada i li requeriran la confirmació del vot.

Disposicions addicionals

Primera. Actualització

Aquest protocol és un document dinàmic que s’actualitzarà en consonància amb les necessitats de la gestió dels estudis de doctorat i amb una adaptació contínua a les noves tecnologies.

Segona. Interpretació

La interpretació d’aquest protocol correspon a l’EDUIB i, respecte de tot allò que no s’hi reguli pel que fa a la tramitació, el dipòsit i la defensa de les tesis doctorals de manera no presencial, serà potestat de l’EDUIB definir i interpretar totes les qüestions que es puguin plantejar.

Tercera. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquest protocol apareguin en gènere masculí, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Ho fem publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 30 de maig de 2020
La Secretària General,              El vicerector d’Investigació i Internacionalització,
 Antonia Paniza                                                                     Enrique García