El passat dia 9 de març entrà en vigor la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic (LCSP), per la qual es fa la transposició a l'ordenament jurídic espanyol de les directives del Parlament Europeu i del Consell 2014/23/UE i 2014/24/UE, de 26 de febrer de 2014.

Una de les novetats que tenen més repercussió en l’àmbit de la gestió econòmica de la UIB és el nou règim jurídic dels contractes menors, atès que la nova regulació legal d'aquest tipus de contractes hi introdueix importants modificacions. La primera és la rebaixa de les quanties límit màximes d'aquests contractes (de 50.000 euros a 40.000 euros, en el contracte d'obres, i de 18.000 euros a 15.000 euros, en els contractes de subministraments i serveis ­–art. 118.1 de la LCSP). La segona modificació és la derivada de dos nous requeriments en la gestió dels expedients de contractació menor corresponents: d'una banda, l'exigència d'un «informe de l'òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte» (art. 118.1 de la LCSP), i de l’altra, la necessitat de justificar «que no s'està alterant l'objecte del contracte per evitar l'aplicació de les regles generals de contractació, i que el contractista no ha subscrit més contractes menors que, individualment o conjuntament, superin la xifra que consta a l'apartat primer d'aquest article» (art. 118.3 de la LCSP).

A més, a partir de l’abril de 2018 es modifica el càlcul del període mitjà de pagament a proveïdors (PMP), del qual cada mes s’ha d’informar la Intervenció de la CAIB i que s’ha de publicar al Portal de transparència de la UIB.

Cal dir, també, que partir del mes d’abril de 2018 el càlcul del PMP es determina des de la data de conformitat de la factura –a la UIB es tracta de la data de reconeixement de l’obligació, que és el moment en què es dona la conformitat a la despesa– fins a la data del pagament. També s’ha de recordar que el PMP calculat no pot superar 30 dies, que aquest PMP es consolida amb el de la Comunitat Autònoma i que l’incompliment dels terminis té conseqüències negatives per a les administracions incomplidores.

Tots els canvis indicats fan necessari que es revisi el tràmit a la UIB dels documents comptables de reconeixement d’obligació perquè el temps transcorregut entre el reconeixement de l’obligació i el pagament al proveïdor sigui com més curt millor, amb garantia, alhora, que es reconeixen les obligacions amb el compliment dels requisits necessaris (firma del responsable, contingut de la factura, conformitat del servei, que el crèdit és adequat i suficient i que l’expedient és conforme segons la tipologia del contracte).

Pel que s’ha exposat anteriorment i fent ús de les competències que li atribueix l’article 27.1.a) i h) dels Estatuts d'aquesta universitat, el Consell de Direcció, a la sessió del dia d’avui, ha aprovat la tramitació de despeses de contractes menors i altres modificacions en el tràmit de documents comptables de reconeixement d’obligacions, en els termes següents:

Capítol I. Tramitació del reconeixement d’obligacions de despeses de contractes menors

Article 1. Tramitació de factures anteriors al dia 9 de març de 2018

1. Tota factura de data anterior al dia 9 de març de 2018 s’ha de tramitar d’acord amb el procediment de gestió comptable vigent fins aquesta data, sense que sigui necessari adjuntar-hi l’informe de l’òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte ni justificar que no s’altera l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació. En el cas d’aquestes despeses no s’aplicarà la LCSP.
2. De tota despesa aprovada i/o compromesa abans del dia 9 de març de 2018 (de la qual s’hagi tramitat una A o AD o es pugui demostrar que s’ha comanat prèviament), es tramitarà el reconeixement de l’obligació de la factura (OP), sense que sigui necessari adjuntar-hi l’informe de l’òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte ni justificar que no s’altera l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació. A aquestes despeses no els serà aplicable –per la disposició transitòria primera– la LCSP.

Article 2. Tramitació de factures entre els dies 9 i 22 de març de 2018

1. Quan es tramiti el reconeixement d’obligació de tota factura de data entre els dies 9 i 22 de març de 2018 que no tingui autorització o comanda prèvia (A o AD) anterior al dia 9 de març, així com qualsevol AD entre els dies 9 i 22 de març, ambdós inclosos, serà necessari que s’hi adjunti informe de l’òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte i justifiqui que no s’altera l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació.
2. No obstant el que s’ha establert a l’apartat anterior, atès que per qüestions tècniques el sistema de sol·licitud de comanda prèvia no va estar operatiu entre els dies 9 i 22 de març de 2018, ambdós inclosos, i la delegació de l’òrgan de contractació en els responsables de les analítiques de despeses per informar de la necessitat del contracte no es va publicar fins al 23 de març de 2018, s’esmena la falta de l’informe de l’òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte i la justificació que no s’altera l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació convalidant aquestes incidències en els documents corresponents, perquè s’entén que la firma del responsable de les analítiques de despeses en els documents comptables de reconeixement d’obligació (RO), de manera excepcional, ja conforma, per a aquests casos, la necessitat de la despesa i la justificació que no altera l’objecte del contracte.
3. En el supòsit indicat al paràgraf anterior, s’entén que el subministrament o servei s’ha prestat de conformitat amb la normativa aplicable i que hi ha els crèdits adequats i suficients per fer front a aquesta despesa.

Article 3. Tramitació de factures a partir del dia 23 de març de 2018

A partir del dia 23 de març de 2018 tota prestació de serveis, subministraments i obres que siguin contractes menors i no s’encarreguin a un proveïdor per un servei, subministrament o obra que estigui homologat, s’ha de tramitar prèviament pel mòdul de sol·licitud de contracte menor de la intranet i s’ha d’incorporar al programa de comptabilitat de la UIB –CTB@UIB– amb el document A/D; AD, als efectes de garantir l’existència de l’informe de necessitat de la despesa, segons el qual no s’està alterant l’objecte del contracte i es computa la incompatibilitat per proveïdor tal com preveuen els articles 118.1 i 118.3 de la LCSP.

Això no obstant, per a aquelles despeses per a les quals hi hagi un encàrrec previ al dia 9 de març, i sempre que aquest fet es justifiqui a l’expedient, es podrà fer un ADOP directament.

Article 4. Despeses relacionades amb viatges

1. Mentre no estiguin homologades les agències de viatges, i només per a les despeses que s’hi relacionin, atès l’especial incidència d’aquestes despeses en la recerca i la docència de la UIB (fet insular, docència en illes menors, etc.), i vista la complicació en la tramitació de la comanda amb cada una de les agències, no és necessari que les despeses se sol·licitin prèviament i, per tant, s’haurà de fer un ADOP directament.
2. En el sentit indicat al paràgraf anterior, s’entén per despeses de viatge totes les despeses que s’hi relacionen, incloses les despeses de transport i allotjament i les quotes d’inscripció, si n’hi ha.

Capítol II. Altres modificacions en el tràmit de documents comptables de reconeixement d’obligacions

Article 5. Distribució

Per raons d’eficàcia i eficiència i amb la finalitat d’agilitzar el pagament mitjà a proveïdors (PMP), se seguiran dos procediments diferents segons l’import total de la factura.

Article 6. Reconeixement d’obligacions de factures d’import de fins a 500 euros

1. Tots els reconeixements d’obligacions de les àrees descentralitzades corresponents a factures de data a partir de l’1 de gener de 2018 i d’import total (IVA inclòs) fins a 500 euros, s’han d’enviar directament al Servei de Pressupost i Tresoreria de la UIB per al seu pagament.
2. Per això, l’administrador de centre o responsable de la unitat administrativa ha de comprovar el següent:
   1. Que el responsable de l’analítica és qui signa el document i que, per tant, ha donat la conformitat a la recepció dels béns o prestació de serveis signant al document comptable de reconeixement d’obligació sota l’expressió «Conformes factura i rebut de conformitat».
   2. Que l’aplicació pressupostària és l’adequada.
   3. Que la factura és correcta i conté les dades previstes a l’article 13 de les Normes d’execució del pressupost 2018 (Contingut i forma dels documents oficials que s’han de tramitar).
   4. Que l’expedient de contracte menor conté la documentació necessària respecte als informes de necessitat i justificació que no s’ha alterat l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació d’acord amb el règim transitori acordat al capítol I.
3. En queden exceptuats els reconeixements d’obligació de les factures (per prestacions de serveis, obres o subministraments) corresponents a:
   1. Projectes d’investigació gestionats per l’Oficina de Suport a la Recerca (OSR), les factures dels quals s’han de trametre a la Secció de Gestió Econòmica de l’OSR per al seguiment de l’elegibilitat segons les condicions particulars de cada projecte.
   2. Proveïdors de la Unió Europea i tercers països.
   3. Pagaments en formalització.
   4. Pagaments amb retenció a compte de l’IRPF.
   5. Documents de càrrecs intercentres.
   6. Pagaments de material inventariable.

El reconeixement d’obligacions de les factures de la lletra a) s’ha d’enviar a l’OSR, mentre que els de les lletres b), c), d), e) i f) s’han d’enviar directament al Servei de Control i Comptabilitat de la UIB.

Per garantir l’eficàcia i eficiència d’aquesta mesura excepcional, el Servei de Control i Comptabilitat farà, a posteriori, controls periòdics sobre l’evolució d’aquesta nova tramitació comptable.

Article 7. Reconeixement d’obligacions de factures d’import superior a 500 euros

1. Tots els reconeixements d’obligacions de les factures d’import superior a 500 euros (IVA inclòs) s’han d’enviar directament al Servei de Control i Comptabilitat de la UIB, excepte les factures corresponents a projectes de recerca gestionats per l’OSR. En aquest cas, s’han de seguir trametent a la Secció de Gestió Econòmica de l’OSR per al seguiment de l’elegibilitat segons les condicions particulars de cada projecte.
2. Per a les factures entre 500 i 5.000 euros, el Servei de Control i Comptabilitat exercirà les seves funcions de control per mostreig, excepte en els casos següents:
   1. Factures de prestacions de serveis/adquisicions UE i tercers països.
   2. Factures pagades en formalització pels habilitats pagadors de la UIB.
   3. Factures/minutes amb retenció a compte de l’impost sobre la renda de les persones físiques.
   4. Càrrecs intercentres.

DISPOSICIÓ ADDICIONAL

Primera. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquest reglament apareguin en gènere masculí, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Segona. Desenvolupament

El Consell de Direcció podrà dictar, si escau, les normes que calguin perquè es pugui aplicar la present normativa, així com aclarir els dubtes que pugui plantejar.

DISPOSICIONS TRANSITÒRIES

Primera. Còmput per a la justificació del llindar d’imports acumulats

Atesa la impossibilitat tècnica d’iniciar el còmput del llindar de comandes de contractes menors per proveïdor el dia de l’entrada en vigor de la llei, excepcionalment i per a aquest exercici, la justificació del llindar d’imports acumulats per proveïdor previst a l’article 118.3 de la LCSP es comença a computar a la UIB a partir del 23 de març de 2018.

Segona. Excepcions a les limitacions establertes

Fins que la UIB no posi en funcionament els procediments necessaris i es prevegin els mitjans que la norma exigeix per al seu compliment, i es licitin i adjudiquin els corresponents contractes, la Gerència, amb caràcter excepcional i de forma justificada, podrà exceptuar alguna de les limitacions regulades a l'article 118.3 de la LCSP i assumirà, únicament per a aquests casos, la interpretació de l'Informe 41/2017 de la Junta Consultiva de Contractació de l'Administració de l'Estat.

En el sentit indicat, s'entendrà que la limitació a la subscripció dels contractes menors amb un mateix operador econòmic no es dona quan les prestacions objecte d’aquests contractes siguin qualitativament diferents i no formin una unitat.

DISPOSICIÓ FINAL

Única. Entrada en vigor

La present normativa entrarà en vigor l’endemà d’aprovar-se.

 

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 15 de maig de 2018
El Rector,
Llorenç Huguet