L’Acord normatiu 11216/2014, de 17 de desembre, pel qual es regulen les indemnitzacions per raó del servei del personal al servei de la Universitat de les Illes Balears i les despeses per reunions, cursos, conferències o seminaris, estades d'investigació i d'atencions protocol·làries i de representació, a l’article 11 determina que per percebre la indemnització per les despeses de viatges, cal lliurar la factura o el tiquet i el bitllet corresponent, així com les targetes d’embarcament (a falta de la targeta d’embarcament, es pot presentar certificat de l’empresa de transport –companyia aèria, marítima, etc.– que acrediti que el comissionat ha fet ús del bitllet que presenta).

El procediment de justificació determinat per l’article indicat ha plantejat alguns dubtes davant la impossibilitat d’obtenir, d’algunes companyies aèries, una factura original per justificar la comissió de serveis i poder, així, abonar-la.

El fet indicat al paràgraf anterior suposa que, si no podem acudir a aquestes companyies, la Universitat s’està obligant a pagar, sovint a través d’intermediaris, els bitllets a un preu més alt del que podria obtenir, per la qual cosa el resultat és, en definitiva, una mesura d’ineficiència.

Per evitar aquestes situacions, en la mesura en què l’eficiència en la gestió dels recursos públics també és un objectiu de la Gerència de la Universitat i atès que no s’incompleix cap precepte legal, s’ha considerat convenient d’establir la possibilitat de justificar despeses de viatge mitjançant factures o bitllets electrònics per al personal de la Universitat de les Illes Balears que desenvolupi una comissió per raó del servei en els termes següents:

Article 1. Justificació mitjançant factures o bitllets electrònics

En la justificació de despeses indemnitzables derivades de la realització de comissions de servei, si la despesa l’ha pagada prèviament el comissionat, es podran utilitzar factures i/o bitllets via correu electrònic sempre que no sigui possible obtenir-ne els justificants originals si es compleixen els requisits que s’indiquen a l’article següent.

Article 2. Requisits per a la justificació mitjançant factures o bitllets electrònics

1. En els casos de bitllets d’avió i altres mitjans de transport, s’ha d’aportar la documentació següent:
   1. Document que acrediti que s’ha comprat el bitllet (correu electrònic), a nom de la persona comissionada.
   2. Targetes d’embarcament o document substitutiu.
   3. Resguard bancari o document equivalent que justifiqui el pagament del bitllet.
2. En el cas d’altres despeses, s’ha d’aportar la documentació següent:
   1. Factura o document similar en què es detalli adequadament la despesa realitzada.
   2. Resguard bancari o document equivalent que justifiqui el pagament de la despesa realitzada.

Article 3. Justificació amb factures originals

En el supòsit que les factures de la comissió de serveis no hagin estat abonades prèviament per la persona comissionada i les empreses o companyies aèries facturin directament a la UIB, no són aplicables les previsions de l’article anterior.

En aquest cas és obligatori, per poder abonar la despesa, presentar la factura original corresponent, ja sigui en paper o electrònica.

DISPOSICIONS ADDICIONALS

Primera. Resolució de dubtes

El personal assignat del Servei de Control i Comptabilitat i de l’Oficina de Suport a la Recerca resoldrà els dubtes i rebrà els suggeriments pertinents sobre aquest acord executiu.

Segona. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquesta normativa apareguin en gènere masculí, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

DISPOSICIÓ FINAL

Única. Entrada en vigor

La present normativa entrarà en vigor l’endemà de publicar-se al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 7 de febrer de 2017
El Rector,
Llorenç Huguet