El règim jurídic dels òrgans col·legiats s’ha d’ajustar al que disposa la secció tercera del capítol II del títol preliminar, relatiu als òrgans col·legiats de les administracions públiques, de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic (LRJSP), sens perjudici de les peculiaritats organitzatives de les administracions en les quals s’integren.

La Universitat de les Illes Balears (UIB) regula aquestes peculiaritats als seus Estatuts i de manera particular a l’Acord normatiu 9717/2011, de 25 de febrer, pel qual s’aprova el regiment de govern de la Universitat de les Illes Balears (ANRU).

Tenint en compte el marc normatiu esmentat, s’ha d’assenyalar que una part essencial del règim de funcionament d’aquests òrgans és el que afecta les seves convocatòries i sessions. Així, els òrgans col·legiats es podran constituir i convocar i podran celebrar sessions, prendre acords i remetre’n les actes, com a part essencial del seu funcionament, tant de manera presencial com a distància.

La implementació de l’administració electrònica ha afectat també, com no podia ser d’altra manera, el funcionament dels òrgans col·legiats. En particular, és important establir els mecanismes pels quals s’han de regir tots els elements relacionats amb el desenvolupament de les sessions dels òrgans col·legiats de la UIB en què s'utilitzen els recursos electrònics.

D’aquesta forma, es considera que cada sessió, amb els elements definits en aquesta normativa, conformarà un expedient electrònic. Així, aquest expedient començarà amb la convocatòria de la sessió i inclourà la documentació pertinent, l’acta de la sessió i tots els certificats i comunicacions que derivin de la sessió elaborats en format electrònic.

Particular atenció mereixen les actes de les sessions. Així, els articles 23 i 24 de l’ANRU disposen el règim de les actes dels òrgans de govern i representació de la UIB i dels llibres d’actes, respectivament.

En particular, l’apartat 6 de l’article 23 estableix que, un cop aprovada i signada en la seva darrera pàgina pel secretari, l’acta es transcriurà al llibre d’actes previst a l’article 24.

Per la seva part, l’apartat 5 d’aquest article 24 disposa el següent:

«En el marc de les mesures tecnològiques amb què compti la Universitat, es procurarà la conservació en suport digital dels llibres d’actes dels òrgans col·legiats. El Consell de Direcció elaborarà la normativa reglamentària corresponent a l’elaboració, la conservació, la transcripció i les garanties d’autenticitat dels libres d’actes en suport digital.»

A la present norma es donen les instruccions pertinents per elaborar les actes en format electrònic i crear el llibre d’actes en suport digital.

Finalment, aquesta norma només obliga els òrgans col·legiats de representació i govern de la UIB amb més rellevància –per regla general, els òrgans col·legiats de caràcter general–, mentre que és optativa per a la resta d’òrgans, que han de complir els requisits mínims de l’activitat administrativa.

Atès el que s’ha esmentat, el Consell de Direcció, a la sessió del dia d’avui, fent ús de les competències que li atribueixen l’article 27.1.a) i h) dels Estatuts d'aquesta universitat i l’article 24.5 de l’Acord normatiu 9717/2011, de 25 de febrer, ha acordat regular l’expedient electrònic de sessions dels òrgans de govern i representació de la Universitat de les Illes Balears en els termes següents: 

Article 1. Àmbit d’aplicació

1. Aquesta normativa s’aplica a les sessions dels següents òrgans col·legiats de govern i representació de la UIB:
   
   • Claustre
   • Consell de Govern
   • Consell de Direcció
   • Juntes de facultat o d’escola
   • Comitè de Direcció de l’Escola de Doctorat i del Centre d’Estudis de Postgrau
   • Consells de departament
   • Consells d’institut
   • Mesa del Claustre.
2. Aquesta normativa serà igualment d’aplicació a les sessions de la resta d’òrgans col·legiats de govern i representació de la UIB, incloent-hi el Consell Social, sempre que així ho acordi l'òrgan mateix, amb el vistiplau de la Secretària General.

Article 2. Expedient electrònic de les sessions

Per a cada sessió dels òrgans col·legiats es crearà un expedient electrònic, que contindrà els documents següents:

1. Convocatòria amb l’ordre del dia de la sessió i, si escau, les seves complementàries.
2. Acta de la sessió.
3. Documents annexos.
4. Certificats i comunicacions resultants dels acords adoptats a la sessió.

Article 3. Convocatòria de la sessió i ordre del dia

1. La convocatòria de la sessió d’un òrgan col·legiat és el document electrònic a través del qual es comunica l’ordre del dia de la sessió, amb indicació del lloc i de la data i l'hora de la sessió o, si escau, la forma en què aquesta tindrà lloc.
   A l’ordre del dia s’hi han de detallar els punts que es tractaran a la sessió corresponent, així com el punt dedicat al torn obert de paraules.
2. El secretari de l’òrgan col·legiat en qüestió, per indicació del president, elaborarà la convocatòria de la sessió amb l’ordre del dia i l’enviarà al personal tècnic, de gestió i d’administració i serveis (PTGAS), perquè sigui signada electrònicament a la plataforma de tramitació.
3. Posteriorment, el PTGAS publicarà la convocatòria al tauler electrònic oficial (TEO) i la notificarà als membres de l’òrgan col·legiat a través de les respectives adreces electròniques institucionals.
4. La convocatòria es publicarà i s’enviarà amb dos dies d’antelació a la data prevista per a la sessió corresponent.

Article 4. Acta de la sessió

1. L’acta de la sessió de l’òrgan col·legiat és el document electrònic que conté necessàriament els assistents, l'ordre del dia de la reunió, les circumstàncies de lloc i temps en què ha tingut lloc, els punts principals de les deliberacions i el contingut dels acords adoptats.
2. A l'acta hi figurarà, a sol·licitud dels membres de l'òrgan col·legiat, el vot contrari a l'acord adoptat, l'abstenció i els motius que la justifiquin, o el sentit favorable del vot.
   Així mateix, qualsevol membre té dret a sol·licitar la transcripció íntegra de la seva intervenció o proposta, sempre que aporti a l'acte, dins el termini que assenyali el president, el text que es correspongui fidelment amb la seva intervenció, circumstància que es farà constar a l'acta, i, d'altra banda, el text s'hi adjuntarà com a annex.
3. Quan, d’acord amb les previsions legals, la sessió sigui enregistrada, no serà necessari fer-hi constar els punts principals de les deliberacions, i serà suficient indicar els intervinents en cada punt i l’acord adoptat.
   Així mateix, no s’ha d’incorporar la transcripció íntegra de la intervenció o proposta d’aquell membre que, d’acord amb el segon paràgraf de l’apartat 2 d’aquest article, ho sol·liciti.
   És per això que és aconsellable reflectir a l’acta el minutatge corresponent a cada punt, per facilitar la consulta de cada apartat de manera independent.
4. Cada acta de sessió tindrà una diligència d’accés, que contindrà les corresponents previsions en matèria de protecció de dades.

Article 5. Documents annexos

L’expedient electrònic de la sessió d’un òrgan col·legiat pot contenir dos tipus de documents:

1. Documents annexos a l’ordre del dia. L’ordre del dia pot contenir els annexos següents:
   1. Acta de la sessió anterior.
   2. Documents relatius als punts de l’ordre del dia.
      Els documents annexos a l’ordre del dia es posaran a disposició dels membres de l’òrgan col·legiat per mitjans electrònics, juntament amb la convocatòria.
2. Documents annexos a l’acta. L’acta de la sessió contindrà els annexos següents:
   1. Relació d’assistents.
   2. Documents aportats amb l’ordre del dia amb les modificacions que s’hagin fet, si escau, a la sessió.
   3. Documents aportats pels membres de l’òrgan que continguin el text que correspongui fidelment a la seva intervenció, si escau.
   4. El fitxer resultant de l’enregistrament, si escau.
   5. Certificat expedit pel secretari de l’òrgan col·legiat corresponent de l’autenticitat i la integritat del fitxer resultant de l’enregistrament, juntament amb la indicació de la ubicació d’aquest fitxer, si escau.

Article 6. Certificats i comunicacions d’acords

El secretari de l’òrgan col·legiat emetrà, amb el suport del PTGAS, els certificats dels acords i dels nomenaments que s’hagin decidit en la sessió corresponent. Així mateix, s’encarregarà d’emetre les comunicacions a les persones o entitats interessades.

Article 7. Signatura electrònica  

Tots els documents que conformen l’expedient electrònic de les sessions, tret dels documents annexos a l’ordre del dia, els ha de signar electrònicament, amb el corresponent codi segur de verificació (CSV), el secretari de l’òrgan col·legiat a través de la plataforma electrònica de la UIB. A aquests efectes, se seguiran les instruccions aprovades per la Secretària General de la UIB.

El Servei de Documentació i Arxiu i també el Servei d’Aplicacions i Serveis TIC (SASTIC) s’ocuparan de garantir la vigència de les signatures electròniques mentre no formin part de l’arxiu electrònic únic.

Article 8. Llibre d’actes en suport digital

Tindrà la consideració de llibre d’actes en suport digital el conjunt d’actes de les sessions i documents annexos enumerats a l’apartat 2 de l’article 5 d’aquest acord.

Article 9. Identificació i custòdia dels expedients electrònics de les sessions

1. Tots els elements que integren l’expedient electrònic d’una sessió s’han de catalogar d’acord amb el quadre de tipus documental d'una manera que permeti identificar-los a l’arxiu electrònic de la UIB.
2. L’expedient electrònic de cada sessió es custodiarà pel procediment establert de manera conjunta pel SASTIC i la Secretària General de la UIB.

Article 10. Publicitat de les actes de les sessions i accés a les actes

1. Les actes de les sessions i els seus documents annexos, tret, si escau, de l’arxiu audiovisual, seran objecte de publicitat entre els membres de l’òrgan col·legiat.
   En el cas particular de l’arxiu audiovisual, aquest només podrà ser consultat pels membres de l’òrgan corresponent prèvia sol·licitud al secretari de l’òrgan. El secretari donarà accés a l’apartat de l’acta que s’hagi sol·licitat d’acord amb els mecanismes establerts conjuntament amb el Servei de Recursos Audiovisuals.
   Les actes de les sessions podran ser objecte de publicitat activa per a tercers si així ho considera l’òrgan col·legiat corresponent. Amb caràcter general, els documents annexos no seran objecte de publicitat activa a tercers.
2. En tot cas, els tercers podran accedir a les actes i els documents de la sessió d’un òrgan col·legiat a través del procediment d’accés a la informació pública establert a la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i tenint en compte la normativa d'accés a l’arxiu de la UIB.
   En cas que s’autoritzi l’accés, s’informarà el sol·licitant sobre les obligacions pertinents en matèria de protecció de dades.

Disposició addicional

Única. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquesta disposició apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Disposició final

Única. Entrada en vigor

1. La present normativa entrarà en vigor l’any acadèmic 2024-25 pel que fa a les sessions del Consell de Govern i del Consell de Direcció.
2. Per a la resta d’òrgans col·legiats enumerats a l’article 1.1, l’entrada en vigor es produirà sis mesos després de la publicació de l’acord executiu.
3. Finalment, l’aplicació d’aquesta normativa a la resta d’òrgans col·legiats es podrà dur a terme de conformitat amb les previsions de l’article 1.2.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot