Des de l’aprovació de l’Acord normatiu 11216/2014, de 17 de desembre, pel qual es regulen les indemnitzacions per raó del servei del personal al servei de la Universitat de les Illes Balears i les despeses per reunions, cursos, conferències o seminaris, estades d’investigació i d’atencions protocol·làries i de representació (FOU núm. 410, de 23 de gener), ha sorgit la necessitat de simplificar i aclarir la tramitació de les despeses corresponents als conceptes esmentats, sobretot per diferenciar aquelles que es tramiten a càrrec de fons afectats, amb normativa d’execució aliena a la UIB, de les que són a càrrec d’aplicacions pressupostàries la justificació de les quals està sotmesa tan sols a la normativa pròpia de la Universitat. Es pretén també actualitzar els diferents criteris que, al llarg d’aquests anys, s’han anat adoptant.

Per això, el Consell de Govern, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de les competències que li atribueix l’article 24.2.32 dels Estatuts de la Universitat i a proposta del Consell de Direcció, ha acordat de regular les indemnitzacions per raó del servei del personal al servei de la Universitat de les Illes Balears; les despeses per organització de reunions, cursos, conferències o seminaris; les despeses per estades de treball i participació en tribunals o comissions d’avaluació; i les despeses d’atencions protocol·làries i de representació, tal com s’indica tot seguit.

Sumari

Títol I. Indemnitzacions per raó del servei (personal de la UIB)

Capítol I. Disposicions generals

Article 1. Objecte i àmbit d’aplicació de la indemnització per raó del servei
Article 2. Supòsits d’indemnitzacions
Article 3. Autorització
Article 4. Conceptes indemnitzables
Article 5. Durada

Capítol II. Indemnitzacions per raó del servei a càrrec de fons no afectats (fons propis de la UIB)

Article 6. Indemnitzacions per dietes
Article 7. Justificació documental de la meritació de dietes
Article 8. Indemnització per despeses de viatge
Article 9. Justificació documental de les despeses de viatge
Article 10. Altres despeses
Article 11. Justificació documental d’altres despeses

Capítol III. Indemnitzacions per raó del servei a càrrec de fons afectats 

Article 12. Indemnitzacions a càrrec de fons afectats
Article 13. Justificació documental

Títol II. Indemnitzacions per raó del servei a personal aliè a la UIB

Article 14. Indemnitzacions per raó del servei a personal no vinculat jurídicament a la UIB

Títol III. Indemnització per assistència (personal de la UIB i personal aliè a la UIB)

Article 15. Objecte i àmbit d’aplicació de la indemnització per assistència
Article 16. Indemnització per assistència a tribunals i comissions tècniques de valoració

Títol IV. Despeses per reunions, cursos, conferències, seminaris i estades de treball

Capítol I. Reunions, cursos, conferències o seminaris

Article 17. Definició
Article 18. Conceptes subvencionables
Article 19. Justificació documental i import de les despeses

Capítol II. Estades de treball

Article 20. Ajudes per estades de treball

Títol V. Despeses d’atencions protocol·làries i de representació

Article 21. Definició
Article 22. Autorització de despeses
Article 23. Justificació documental de les despeses

Disposicions addicionals

Primera. Despeses no adaptades als imports i condicions establerts
Segona. Interpretació i revisió
Tercera. Denominacions

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

Disposició final

Única. Entrada en vigor

Annexos

Annex I. Dietes en territori espanyol
Annex II. Dietes d’allotjament i manutenció
Annex III. Quilometratge
Annex IV. Indemnització per assistència

Títol I. Indemnitzacions per raó del servei (personal de la UIB)

Capitol I. Disposicions generals

Article 1. Objecte i àmbit d’aplicació de la indemnització per raó del servei

1. S’entén per indemnització per raó del servei el rescabalament que correspon a tot el personal al servei de la Universitat de les Illes Balears, sigui quina sigui la naturalesa jurídica de la relació d’ocupació o de la prestació de serveis, i tingui caràcter permanent o temporal, de les despeses que hagi de realitzar per exercir les funcions que tingui atribuïdes.
2. En queda explícitament exclòs el personal del Consell Social, que es regularà per la seva normativa pròpia.
3. Les indemnitzacions per raó del servei finançades amb fons afectats, sotmesos a normativa aliena a la UIB, es regiran per les condicions establertes a l’acord de concessió del finançament, tal com disposa el capítol III d’aquest títol.

En cas que l’acord de concessió del finançament no especifiqui les condicions d’execució de la despesa en concepte d’indemnització per raó del servei o faci referència a la normativa de l’ens beneficiari (en aquest cas, la Universitat), serà aplicable el que disposa aquesta normativa per aquest concepte.

Article 2. Supòsits d’indemnitzacions

Constitueixen comissions per raó del servei amb dret a indemnització, sempre que s’hagin de realitzar fora del lloc de treball del comissionat, les actuacions següents:

1. Les comeses especials que circumstancialment s’ordenin al personal.
2. Les assistències, expressament autoritzades, a cursos de capacitació, especialització, ampliació d’estudis o perfeccionament, o altres d'assimilables.

Article 3. Autorització

1. Tota comissió per raó del servei s’ha d’autoritzar prèviament, independentment de l’ens finançador. La sol·licitud es farà telemàticament, mitjançant les eines disponibles a la intranet de la UIB. 
2. Correspon als òrgans que seguidament s’especifiquen, segons la dependència del comissionat, d’autoritzar la comissió de serveis:
   1. Personal docent i investigador (PDI): el director del departament o, si escau, el director de l’institut universitari de recerca al qual està adscrit.
   2. Personal no docent (investigadors i altres): el director del departament, de l’institut universitari de recerca o del projecte de recerca o innovació del qual depèn o, si no, el vicerector amb competències en matèria d’investigació o transferència, segons correspongui.
   3. Personal tècnic, de gestió i d’administració i serveis (PTGAS): la Gerenta.
   4. Resta de personal al servei de la UIB (contractats predoctorals, alumnes col·laboradors, personal extern i altres): el titular de l’orgànica on s’imputin les despeses. 
3. A les autoritzacions s’hi ha de fer constar:
   1. La identitat del comissionat.
   2. El col·lectiu i la categoria als quals pertany.
   3. El motiu de la comissió per raó del servei.
   4. El dia i l’hora prevists per a la sortida i la tornada.
   5. Si s’ha de pernoctar fora del terme municipal de residència, la despesa màxima autoritzada en concepte d’allotjament.
4. Aquells desplaçaments que suposin comissions de servei repetitives sense pernoctació per dur a terme activitats com ara impartició de docència a les seus, treball de camp, recollida de mostres, etcètera, es poden autoritzar en un únic acte, sempre que no superin el termini d'un any acadèmic. En el compte justificatiu de la liquidació d'aquests desplaçaments, s'ha de recollir la declaració d'itinerari detallada per dies. Cal emprar per a això tants impresos com siguin necessaris per recollir amb total exactitud els moviments efectuats.

Article 4. Conceptes indemnitzables

Les indemnitzacions a què poden donar lloc les comissions per raó del servei es classifiquen en dietes, despeses de viatge i altres despeses.

Article 5. Durada

1. Quan la comissió per raó del servei requereixi desplaçar-se en mitjà de transport col·lectiu, la comissió s'iniciarà una hora abans de l'hora de sortida prevista i acabarà una hora després de l'hora real d'arribada. En cas d'iniciar o acabar la comissió amb taxi o cotxe institucional, la comissió s'iniciarà i acabarà a l'hora real de partida i tornada.
2.  Qualsevol comissió per raó del servei no ha de durar, excepte en casos excepcionals, més d’un mes en territori espanyol ni més de tres mesos a l’estranger.
3. No obstant el que disposa l'apartat anterior, si el termini marcat per acomplir una comissió resulta insuficient per al total compliment del servei, el responsable corresponent podrà proposar raonadament al Rector la concessió de pròrroga pel temps estrictament indispensable.
4. A l'efecte del còmput de la indemnització en concepte de dietes, la durada de la comissió de serveis serà, com a màxim, la dels dies corresponents a l’acte que dona lloc a la dita comissió, juntament amb els dies anterior i posterior, sempre que estigui justificat viatjar el dia anterior i/o posterior i d’acord amb les condicions que estableix l’article 6.2 del present reglament.
5. En casos excepcionals, i per raons prou justificades de desplaçament a fusos horaris llunyans, la durada de la comissió de serveis podrà incloure els dos dies anteriors i posteriors a l’acte que motiva la comissió.

Capítol II. Indemnitzacions per raó del servei a càrrec de fons no afectats (fons propis de la UIB)

Article 6. Indemnitzacions per dietes

1. La dieta és la quantitat que es merita diàriament en concepte de manutenció i allotjament del comissionat.
2. Per establir l’import de la indemnització per allotjament i manutenció es tindran en compte els criteris següents, d’acord amb el que preveu l’article 5.2 del present reglament:
   1. Comissions d’una durada entre 5 i 24 hores que s’iniciïn abans de les 14 hores i finalitzin després de les 16 hores: es percebrà el 50 per cent de l’import de la indemnització per manutenció (vegeu l'article 7). Altrament, no es meritarà cap indemnització per manutenció. En cap cas no es meritarà indemnització per allotjament.
   2. Comissions amb durada superior a 24 hores: s’aplicaran les regles següents:
      • Dia de sortida: d’acord amb el que estableix l’article 5 i si l’hora d’inici de la comissió de serveis és anterior a les 14 hores, es percebrà el 100 per cent de la dieta per manutenció. Si l’hora d’inici de la comissió de serveis és posterior a les 14 hores i anterior a les 22 hores, es percebrà el 50 per cent de la dieta per manutenció. El comissionat tindrà dret a percebre la indemnització per allotjament corresponent.
      • Dia d’arribada: d’acord amb el que estableix l’article 5 i si l’hora d’arribada és posterior a les 22 hores, es percebrà el 100 per cent de la dieta per manutenció. Si l’hora d’arribada és posterior a les 14 hores i anterior a les 22 hores, es percebrà el 50 per cent de la dieta per manutenció. Si la comissió de serveis acaba abans de les 14 hores, no es meritarà dieta de manutenció. En cap cas no es meritarà la indemnització per allotjament corresponent al dia d’arribada.
3. En el cas de comissions de serveis amb càrrec a partides pressupostàries pròpies de la UIB, els imports màxims en concepte de dietes que es poden percebre són els que s’indiquen als annexos I i II, d’acord amb les normes de justificació que es detallen a l’article 7 de la normativa present.
   Les dietes es meritaran d’acord amb la següent classificació del personal per grups:
   • Grup 1: membres del Consell de Direcció.
   • Grup 2: resta de personal.
4. En el cas de comissions per raó del servei en què participin membres del grup 1 acompanyats per membres del grup 2, els imports de la indemnització per allotjament d'aquests darrers s'entendran iguals que els dels membres del grup 1.

Article 7. Justificació documental de la meritació de dietes

1. La indemnització en concepte de manutenció es meritarà d’acord amb les disposicions de l’article 6.2, i es justificarà mitjançant la documentació acreditativa de l’inici i la finalització de la comissió: bitllets, títols o documentació acreditativa de viatge amb indicació explícita de les dates i hores dels viatges d’anada i tornada, d’acord amb el que estableix l’article 9 de la present normativa.
2. Sens perjudici del que estableix el punt 7 del present article, la indemnització en concepte d’allotjament es justificarà mitjançant factura oficial o rebut oficial de lloguer d’apartaments, estudis, etc.
   La factura o rebut ha d’especificar les dades fiscals necessàries per identificar-ne el perceptor (nom o raó social, domicili fiscal, CIF o altres dades identificatives).
   La factura o rebut ha de detallar el tipus d’habitació, els dies d’allotjament i l’import.
3. Només es pagarà l’allotjament de les persones comissionades i la part corresponent a la durada de la comissió.
4. Queden excloses de compensació per part de la Universitat aquelles despeses que no siguin estrictament despeses d’allotjament, com ara les de minibar, acompanyants, spa, suplements per maletes, etc.
5. La quantia de la indemnització per allotjament correspondrà a l’import que resulti de la justificació documental presentada a aquest efecte pel comissionat d’acord amb les previsions 2, 3 i 4 d’aquest article i amb el màxim previst als annexos I i II (IVA exclòs), tot això sens perjudici del que estableix el punt 7 del present article, o que les despeses d’allotjament puguin ser totalment o parcialment concertades per la UIB. 
6. En cas que sigui impossible trobar allotjament adequat amb el límit establert als annexos I i II, el comissionat haurà de presentar una declaració responsable d’aquesta circumstància, la qual formarà part de l’expedient.
7. El personal de la UIB que tingui dret a percebre indemnitzacions en concepte de dietes per raó del servei amb càrrec a fons no afectats, pot sol·licitar la dita indemnització per la suma dels valors màxims corresponents als conceptes d’allotjament i manutenció que s’estableixen als annexos I i II d’aquest acord normatiu, sense necessitat de presentar cap justificant d’allotjament.El pagament de la indemnització en aquest cas quedarà sotmès a les retencions que legalment corresponguin (IRPF).

Article 8. Indemnització per despeses de viatge

1. Les despeses de viatge són la quantitat que es merita per la utilització de qualsevol mitjà de transport com a conseqüència dels viatges que s’hagin de realitzar a causa de les comissions per raó del servei atorgades.
2. Tota comissió per raó del servei dona dret a viatjar per compte de la Universitat.
3. Com a norma, els desplaçaments s’efectuaran en classe turista o anàloga, cercant en tot cas l’alternativa més econòmica d’acord amb els principis de transparència i gestió eficient dels recursos públics.
4. Si per no disponibilitat de bitllets en classe turista o anàloga, o per qualsevol altre motiu degudament justificat, cal utilitzar una classe superior o una alternativa clarament menys econòmica, el comissionat haurà d’aportar una declaració responsable on es justifiqui raonadament la no viabilitat d’altres alternatives. En aquest cas, l’òrgan responsable del comissionat haurà d’autoritzar expressament la despesa extra, d’acord amb l’article 3.2 d’aquesta normativa.
5. La quantia de la indemnització per despeses de viatge correspondrà a l’import que resulti de la justificació documental presentada a aquest efecte pel comissionat d’acord amb les previsions de l’article 9; tot això sens perjudici que les despeses de viatge puguin ser totalment o parcialment concertades per la UIB amb empreses de serveis.
6. Són indemnitzables les despeses derivades de:
   1. La utilització de mitjans col·lectius de transport: avió, vaixell, tren, autobús, etc., que siguin necessaris per l’execució de la comissió per raó del servei.
   2. La utilització de taxis en el trajecte del domicili particular a l’estació, el port, l'aeroport, l'hotel de destinació o el lloc on s’ha d’exercir la comissió per raó del servei i a la inversa.
   3. La utilització de vehicle particular: la indemnització és l’establerta per quilòmetre recorregut d’acord amb les quanties especificades a l’annex III.
   4. La utilització de vehicles de lloguer: l’import que s’hagi de percebre per despeses de viatge és el realment gastat i justificat en el lloguer del cotxe, d’acord amb la documentació presentada pel comissionat.
   5. El combustible del vehicle de lloguer.
   6. Els peatges que s’hagin de satisfer obligatòriament durant l’itinerari.
   7. L’ús d’aparcaments públics en aeroports, ports o estacions de transport: fins a un màxim de setanta-dues hores o, en tot cas, per un import màxim de 60 euros.

Article 9. Justificació documental de les despeses de viatge

1. Per percebre la indemnització per despeses de viatge a què fa referència l’article 8 de la present normativa, cal lliurar la factura o el tiquet i el bitllet corresponent dels mitjans de transport col·lectius utilitzats.
2. En cas d’utilitzar taxis en el trajecte del domicili particular a l’estació, el port, l'aeroport, l'hotel de destinació o el lloc on s’ha d’exercir la comissió per raó del servei i a la inversa, cal lliurar el tiquet del taxi, el qual ha de detallar la data i l’import del trajecte.
3. En cas d’utilitzar vehicle particular, cal presentar una declaració d’itinerari segons el model establert a l’efecte.
4. En cas d’utilitzar un vehicle de lloguer, cal presentar la factura corresponent al lloguer del vehicle, que ha d’indicar les dates d’inici i acabament del lloguer, els tiquets o factures del combustible i una declaració d’itinerari segons el model establert a l’efecte.
5. Igualment cal presentar els comprovants de pagament dels peatges que s’hagin de satisfer obligatòriament al llarg de l’itinerari.
6. Finalment, també cal presentar els rebuts corresponents a aparcaments públics en aeroports, ports o estacions de transport.

Article 10. Altres despeses

1. Són indemnitzables les despeses d’inscripció a les activitats que així ho requereixin.
2. Igualment és indemnitzable qualsevol altra despesa que sigui necessària per executar la comissió per raó del servei, degudament justificada.

Article 11. Justificació documental d’altres despeses

1. Per justificar les despeses d’inscripció cal presentar la butlleta d’inscripció o la factura i el justificant d’assistència o participació.
   Si les despeses d’inscripció inclouen algun dinar o sopar, no serà indemnitzable la part de les dietes de manutenció corresponents a aquests.
2. Per justificar altres despeses no previstes a l’epígraf anterior, cal presentar la factura o el rebut, documentació justificativa de la necessitat de la despesa per executar la comissió per raó del servei, i el justificant d’assistència o participació.

Capítol III. Indemnitzacions per raó del servei a càrrec de fons afectats 

Article 12. Indemnitzacions a càrrec de fons afectats

1. Les indemnitzacions per raó del servei finançades amb fons afectats, sotmesos a normativa aliena a la UIB, es regiran per les condicions establertes a l’acord de concessió del finançament, tant pel que respecta als conceptes elegibles com a la quantia de les indemnitzacions o la justificació d'aquestes.
2. En cas que l’acord de concessió del finançament no especifiqui les condicions d’execució de la despesa en concepte d’indemnització per raó del servei, o faci referència a la normativa de l’ens beneficiari (en aquest cas, la Universitat), serà aplicable el que disposa el capítol I, articles 6 a 11, de la present normativa.

Article 13. Justificació documental

1. La justificació documental requerida per percebre les indemnitzacions per raó del servei serà la que especifiqui l’acord de concessió del finançament.
2. En cas que l’acord de concessió del finançament no especifiqui la documentació requerida per justificar les indemnitzacions per raó del servei o faci referència a la normativa de l’ens beneficiari (en aquest cas, la Universitat), serà aplicable el que disposa el capítol I, articles 7, 9 i 11.
3. En cas que les despeses d’allotjament superin els màxims prevists a l’acord de concessió del finançament, la diferència –fins a l’import màxim previst als annexos I i II– podrà ser imputada a una orgànica que ho permeti (fons propis, article 60 de la LOSU, etc.), prèvia autorització del responsable de l’orgànica.
   Si aquestes despeses superen també els màxims prevists als annexos I i II, la diferència podrà ser imputada a una orgànica que ho permeti (fons propis, article 60 de la LOSU, etc.), prèvia justificació del comissionat i autorització del responsable de l’orgànica.
4. En cas que hi hagi altres despeses necessàries per a l’execució de la comissió per raó del servei i que aquestes no siguin elegibles o superin els límits establerts a l’acord de concessió del finançament, aquestes despeses (o la diferència amb el màxim previst a l’acord del finançament) podran ser imputades a una orgànica que ho permeti (fons propis, article 60 de la LOSU, etc.), prèvia autorització del responsable de l’orgànica.

En tot cas, serà aplicable el que preveu l’article 11 de la present disposició.

Títol II. Indemnitzacions per raó del servei a personal aliè a la UIB

Article 14. Indemnitzacions per raó del servei a personal no vinculat jurídicament a la UIB

1. El personal no vinculat jurídicament a la Universitat de les Illes Balears que presti serveis a la UIB a través de la seva intervenció en l’activitat docent, investigadora, de gestió o en qualsevol altra activitat que es trobi entre els seus fins, té dret a percebre les corresponents indemnitzacions per raó del servei en igualtat de condicions amb el personal propi de la UIB.
2. Les indemnitzacions a percebre estaran sotmeses al que disposen els capítols I i II del títol I del present acord normatiu. A més de la documentació justificativa de les despeses per allotjament i transport, el comissionat haurà d’aportar el document corresponent a la comissió de serveis o autorització de la institució a què pertanyi.
3. Les indemnitzacions per raó del servei a personal no vinculat jurídicament a la UIB són compatibles amb les indemnitzacions per assistència regulades al títol III de la present normativa, en els casos en què pertoqui la meritació.

Títol III. Indemnització per assistència (personal de la UIB i personal aliè a la UIB)

Article 15. Objecte i àmbit d’aplicació de la indemnització per assistència

1. En l'àmbit objectiu de la UIB, la indemnització per assistència es merita per la participació en òrgans de selecció i provisió de llocs de treball del personal al servei de la UIB, i en aquells altres òrgans que, si escau, s’hagin de constituir a efectes de valorar la realització de proves o el compliment d’altres condicions la superació de les quals sigui necessària per a l’exercici d’una activitat professional.
2. La percepció de les indemnitzacions en concepte d’assistència és compatible amb la percepció de les dietes i amb el rescabalament de les despeses de viatge previstes per a les comissions per raó del servei, en els casos en què pertoqui la meritació d’acord amb la regulació establerta als capítols I i II del títol I d’aquesta normativa.
3. Les persones que no estiguin vinculades a la UIB, però que, en virtut de nomenament legal, tinguin dret a les indemnitzacions per assistència establertes en aquest títol, poden percebre també l’import corresponent a les dietes de manutenció i allotjament, i el rescabalament de les despeses de viatge previstes per a les comissions per raó del servei del personal de la UIB en els casos en què pertoqui la meritació, i sempre d’acord amb les previsions dels capítols I i II del títol I del present reglament.

Article 16. Indemnització per assistència a tribunals i comissions tècniques de valoració

1. Els membres dels tribunals de selecció de personal de les comissions tècniques de valoració per a la provisió de llocs de treball de la UIB i, en general, dels òrgans a què es refereix el punt 1 de l’article 14, així com les persones designades com a assessors o especialistes podran percebre la indemnització diària per assistència establerta a l’annex IV. 
   El paràgraf anterior és aplicable tant al personal de la UIB com a les persones alienes a la UIB nomenades legalment per a aquesta comesa.
2. Les assistències indicades a l’apartat anterior es meritaran d’acord amb la següent classificació del personal per categories:
   1. Categoria primera: cossos o escales del grup A1 o categories assimilables.
   2. Categoria segona: cossos o escales dels grups A2, B i C1 o categories assimilables.
   3. Categoria tercera: cossos o escales dels grups C2 i D o categories assimilables.

Títol IV. Despeses per reunions, cursos, conferències, seminaris i estades de treball

Capítol I. Reunions, cursos, conferències o seminaris

Article 17. Definició

Són despeses per reunions, cursos, conferències, seminaris i estades de treball les que es fan amb motiu de viatge, allotjament i manutenció de persones no vinculades jurídicament a la UIB amb l’objecte de col·laborar en la docència, recerca, gestió o qualsevol altra activitat alineada amb les finalitats de la Universitat.

Article 18. Conceptes subvencionables

Els conceptes que es poden tramitar com a despeses de reunions, cursos, conferències o seminaris són:

1. Despeses de transport, restaurant i hotel ocasionades per la celebració de reunions, cursos, conferències o seminaris, ja siguin abonades al personal de la UIB directament, com a compensacions de les despeses ocasionades, o es contractin a través d’una empresa prestatària dels serveis corresponents.
2. Altres despeses necessàries per fer les reunions, cursos, conferències o seminaris, com lloguer de sales, personal de suport, menjar dels assistents, material, etc.

Article 19. Justificació documental i import de les despeses

1. Per a la justificació de les despeses compreses en aquest capítol el responsable de l’orgànica ha de fer constar l’acte del qual deriva la despesa i identificar els participants amb el nom i l'entitat a la qual pertanyen.
2. Alternativament es podrà substituir la informació indicada a l’apartat anterior per la publicitat de l’acte, a la qual s’adjuntarà la relació d’assistents. En el supòsit que l’acte sigui una reunió de treball, caldrà adjuntar a la memòria la convocatòria de la reunió o una altra prova documental de l’acte.
3. Les despeses d’allotjament, manutenció i viatge per assistir a reunions, cursos i conferències s’han d’adequar als límits establerts al títol I, capítols I i II, sobre indemnitzacions per raó del servei. 
4. Si les compensacions es paguen directament a la persona que ha assistit a l’acte, la persona interessada ha d’aportar la documentació requerida al títol I, capítols I i II, articles 7, 9 i 11, de la present normativa.
5. Respecte a les despeses per àpats, s’estableix l’import màxim per comensal de mitja dieta de manutenció del grup 1 en territori espanyol, IVA inclòs. En cap cas les despeses per àpats previstes en aquest article no seran compatibles amb la percepció de les dietes de manutenció.
6. La persona que organitza l’acte serà responsable d’aportar tota la documentació justificativa requerida als epígrafs anteriors.

Capítol II. Estades de treball

Article 20. Ajudes per estades de treball

1. Amb la finalitat de facilitar l’intercanvi acadèmic amb altres institucions, espanyoles o estrangeres, en el marc d’una col·laboració temporal en un projecte d’investigació, un institut o un grup de recerca o un departament, i quan sigui necessària la visita d’un investigador d’aquestes institucions, es podrà establir una ajuda per estada i de viatge, sempre sotmesa a la disponibilitat de finançament adequat i suficient.
2. El responsable del projecte, director de l’institut o del departament ha de presentar una proposta al vicerector amb competències en investigació, el qual l’elevarà a la Comissió Avaluadora de la Recerca de l'Àrea d'Investigació (CARAI) perquè sigui aprovada, si escau. La proposta s’ha d’ajustar a les exigències següents:
   
   • Ha de preveure un programa d’activitats a desenvolupar. 
   • S’hi ha d’incloure un pressupost amb la previsió de les despeses que inclourà l’ajuda, la informació sobre l’orgànica o les orgàniques amb què es finançarà l’ajuda, i els documents comptables elaborats pel centre gestor corresponent.
   • Les estades no poden ser superiors a tres mesos.
3. Per a la justificació de les despeses d’aquestes estades s’exigirà la documentació següent:
   
   • Fotocòpia del DNI o passaport.
   • Una memòria d’activitats signada per la persona interessada i pel responsable del projecte, institut, grup o departament.
   • Per a les despeses de viatge i, si escau, les d’allotjament, la persona interessada haurà d’aportar la documentació que estableixen els articles 9 o 13 d’aquesta normativa, depenent de la naturalesa dels fons (no afectats o afectats) amb què es finança l’estada.
4. A les persones que gaudeixin d’aquestes estades d’investigació i siguin no residents a Espanya, si provenen de països amb què hi hagi conveni per evitar la doble imposició, hom els aplicarà aquest conveni si presenten un certificat de residència fiscal del seu país d’origen que especifiqui aquesta circumstància.

Títol V. Despeses d’atencions protocol·làries i de representació

Article 21. Definició

Són despeses d’atencions protocol·làries i de representació aquelles que es produeixen com a conseqüència dels actes de protocol i/o representació que les autoritats i determinats càrrecs acadèmics de la UIB tinguin la necessitat de fer en el desenvolupament de les seves funcions, tant en territori espanyol com estranger, sempre que aquestes despeses redundin en un benefici o utilitat de la Universitat, i per a les quals no hi hagi crèdits específics en altres conceptes.

Article 22. Autorització de despeses

Són competents per autoritzar i realitzar les despeses a què fan referència els articles d’aquest títol els membres del Consell de Direcció, els degans i directors d’escola i els directors de departament i d’institut universitari de recerca.

Article 23. Justificació documental de les despeses

1. Quan la despesa en qüestió sigui un àpat, orientativament s’ha de tenir en compte el límit establert a l’article 19.5 d’aquesta normativa, tot i que la despesa pugui ser més elevada. En tot cas, s’ha de justificar el motiu de l’àpat i s'han d'identificar els participants.
2. Per a la resta de les despeses compreses en aquest títol, s’ha d’aportar un document explicatiu de la persona competent, amb la descripció del motiu del qual deriva la despesa.

Disposicions addicionals

Primera. Despeses no adaptades als imports i condicions establerts

Cap despesa que no s’adapti als imports i condicions establerts en aquest acord normatiu no podrà ser abonada per la UIB si no ho autoritza el Consell de Direcció.

Segona. Interpretació i revisió

Es faculta el Consell de Direcció per interpretar els dubtes que puguin sorgir de l’aplicació del present acord normatiu, així com per revisar periòdicament els imports de les indemnitzacions que s’hi estableixen.

Tercera. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquesta normativa apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

1. Queden expressament derogats l’Acord normatiu 11216/2014, de 17 de desembre, pel qual es regulen les indemnitzacions per raó del servei del personal al servei de la Universitat de les Illes Balears i les despeses per reunions, cursos, conferències o seminaris i estades d’investigació i d’atencions protocol·làries i de representació; l’Acord normatiu 11963/2016, de 21 de juliol, que el modifica; l’Acord executiu 12130/2017, de 7 de febrer, sobre justificació de despeses de viatge mitjançant factures o bitllets electrònics en comissions per raó del servei; i l’Acord executiu 15052/2023, de 6 de setembre, pel qual es revisen els imports de les indemnitzacions per raó del servei establertes a l’annex III de l’Acord normatiu 11216/2014, de 17 de desembre.
2. Així mateix, s’entendran derogades totes les disposicions de la UIB que s’oposin al que estableix la present normativa.

Disposició final  

Única. Entrada en vigor

La present normativa entrarà en vigor el dia 1 de gener de 2024.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot

Annex I. Dietes en territori espanyol

Annex II. Dietes d’allotjament i manutenció

Annex III. Quilometratge

Annex IV. Indemnització per assistència