Els espais de la Universitat de les Illes Balears (UIB) són una part fonamental del seu patrimoni i fan possible, segons la seva diferent tipologia, que la UIB pugui desenvolupar les funcions que li atribueix la Llei orgànica 2/2023, de 22 de març, del sistema universitari.

Els béns immobles són un dels recursos que permeten a la UIB desenvolupar tot el seu potencial docent, investigador i de transmissió del coneixement. D’una banda, s’ha de tenir en compte que el creixement ascendent de la plantilla de personal docent i investigador (PDI) afecta de forma directa l’assignació dels llocs de treball. D’altra banda, les infraestructures de la UIB, com ara els despatxos, són un recurs finit i amb limitació de capacitat, i això empeny a optimitzar constantment l’espai de feina del PDI. En darrer lloc, la inexcusable responsabilitat social d’una institució educativa de referència com la UIB obliga a impulsar i adoptar polítiques de gestió que millorin de manera constant les condicions dels espais de treball.

La UIB no té cap mecanisme regulador que proporcioni uns criteris i procediments sobre l’assignació i ús d’aquests recursos immobles, com són els despatxos, circumstància que genera un conjunt de polítiques d’assignació desiguals entre departaments. Per aquest motiu s’estableix aquest reglament, que pretén complementar i concretar el Reglament de gestió dels espais de la Universitat de les Illes Balears, publicat a l’Acord normatiu 13867/2021, de 23 de febrer. Aquest nou reglament intenta garantir uns criteris i procediments més estandarditzats per assignar despatxos, que proporcionin transparència i equitat en els processos d’assignació d’aquests espais.

Per tot el que s’ha indicat, el Consell de Direcció, a la sessió ordinària del dia d'avui, fent ús de la competència que li atribueix l'article 27.1.a) i h) dels Estatuts d'aquesta universitat, ha acordat d’aprovar el Reglament d’assignació de despatxos per al personal docent i investigador de la Universitat de les Illes Balears, en els termes següents:

Article 1. Assignació de despatxos: definicions, responsables i implicats

1. Definicions

Consell de departament. El consell de departament és l’òrgan de govern del departament corresponent i és presidit pel seu director. Les decisions que adopti en l’àmbit de les seves competències vinculen els altres òrgans del departament.

Unitat d’adscripció. S’entén per unitat d’adscripció qualsevol unitat organitzativa de la UIB a la qual el vicerectorat competent en matèria d’espais pugui assignar un espai determinat.

Assignació d’un espai. Decisió presa per l’òrgan o autoritat competent que consisteix a associar un espai, o un conjunt d’espais, a una unitat d’adscripció determinada. Habitualment, aquesta assignació implica conferir un contingut funcional a l’espai.

Les assignacions d’espais poden adoptar modalitats que impliquen procediments diferents (per exemple, si l’assignació és temporal, la unitat d’adscripció pot fer ús de l’espai durant el període fixat en el document d’assignació o en les successives pròrrogues; per contra, una assignació és definitiva si no està limitada en el temps).

2. Responsables

La persona responsable de la UIB en la gestió d’espais, per atribució de competències del Rector, és el vicerector o càrrec competent, que s’encarrega d’assignar els espais i el seu ús a les unitats d’adscripció. La comesa prioritària d’aquest vicerectorat és optimitzar l’ús dels espais. Per això, i en relació amb els despatxos del PDI, el vicerector assignarà els recursos disponibles a la direcció del departament i aquesta serà l’encarregada de gestionar-los seguint les orientacions d’aquest reglament. El vicerector, a l’inici del mandat dels directors de departament o quan hi hagi algun canvi en la relació dels espais adscrits al departament, comunicarà la relació de despatxos adscrits al departament. Aquest tràmit administratiu de comunicació es farà a través de la seu electrònica de la UIB, i indicarà, com a mínim, el nombre, la ubicació i la capacitat dels despatxos.

3. Implicats

Les principals persones afectades per aquest reglament i per les decisions que es derivin d’aplicar-lo són tot el PDI de cada departament.

Article 2. Procediment d’assignació dels despatxos

1. Una vegada que el vicerector hagi establert les assignacions indefinides, les unitats d’adscripció responsables (la direcció del departament, en aquest cas) seran les encarregades de gestionar i finalment assignar els despatxos al PDI que forma part dels recursos humans del departament que gestionen.
2. Tot i que el Reglament de gestió dels espais de la Universitat de les Illes Balears (Acord normatiu 13867/2021, de 23 de febrer) al punt 3.3.1 recull algunes recomanacions per a l’assignació d’espais, aquest queda complementat amb les instruccions següents:
   
   1. Es prioritzarà que el PDI a temps complet tingui un despatx. El despatx s’assignarà segons els criteris de priorització i tenint en compte, sempre que sigui possible, la cohesió entre seccions departamentals o àmbits de coneixement. Una vegada coberta aquesta assignació, s’han d’assignar espais als treballadors a temps parcial, i sempre considerant la dedicació horària d’aquests treballadors.
   2. La direcció de departament, segons els recursos d’espais de què disposi, ha de vetllar per facilitar al PDI a temps parcial un espai físic perquè pugui desenvolupar la seva dedicació acadèmica i investigadora. Es recomana, sempre que sigui possible, que diversos membres del PDI contractats a temps parcial comparteixin el mateix lloc de treball. Per a aquestes situacions, i segons les possibilitats de cada departament, la direcció podrà establir si escau un sistema de rotacions per evitar coincidències i garantir la qualitat de l’activitat acadèmica i investigadora d’aquests treballadors.
   3. El professorat emèrit (el reglament per a la contractació del qual fou aprovat mitjançant l’Acord normatiu 11032/2014, de 13 de juny) i emèrit propi (la reglamentació de contractació del qual va aprovar l’Acord normatiu 11038/2014, de 13 de juny) gaudiran, segons les disponibilitats del departament, de despatx o d’un espai físic per poder realitzar les tasques docents, investigadores i acadèmiques previstes a la memòria d'activitats que en va motivar el nomenament. Aquest professorat gaudirà, durant el màxim dels tres anys prevists als acords normatius esmentats, de l’espai que determini el departament, sempre tenint en compte la disponibilitat de cada moment.
   4. En cas que s’hagi d’acollir PDI aliè a la UIB en virtut d’un acord o conveni, el departament haurà d’assegurar, abans de la signatura, la ubicació d’aquest PDI en un espai físic. Per això, la persona en qüestió s’ubicarà als espais gestionats de manera exclusiva per la unitat d’adscripció que correspongui.
   5. Els espais assignats al PDI que es trobi en situació d’excedència (suspensió de contracte, serveis especials...) per un curs acadèmic o més poden ser objecte d’una nova assignació temporal mentre es mantingui la condició que l’ha motivada. Una vegada finalitzi aquesta situació d’excedència, el treballador tindrà dret a retornar a l’espai assignat originalment.
   6. Una assignació es considerarà finalitzada quan la vinculació laboral de la persona amb la UIB hagi acabat. En aquest supòsit, la unitat d’adscripció disposarà d’aquest espai per a una nova assignació.
3. En relació amb l’assignació de despatxos, els departaments es poden trobar amb diferents escenaris. A continuació es descriu cada un d’aquests escenaris i es detalla quin és el procediment a seguir:
   
   1. El vicerectorat competent assigna un o més despatxos nous a un departament. En aquest escenari, la direcció del departament ha de comunicar als membres del departament quins són els nous despatxos assignats i valorarà quin membre del departament està interessat a ocupar aquest espai. La direcció del departament, en funció de les persones interessades, aplicarà els criteris de priorització i assignarà l’espai.
   2. El vicerectorat competent desassigna un o més despatxos a un departament. La direcció del departament notificarà als seus membres quin despatx s’ha vist afectat i efectuarà els canvis oportuns per redistribuir el PDI afectat amb els recursos que tingui disponibles.
   3. En cas de jubilació, baixa laboral, situació d’excedència, llicència per any sabàtic, suspensió de contracte, o situacions de serveis especials en les quals es prevegi una durada d’un o més anys, es procedirà seguint la instrucció descrita a l’escenari a).
   4. El PDI d’un departament pot sol·licitar un canvi de despatx quan s’hagi alliberat algun espai assignat. En aquest sentit, la direcció del departament procedirà seguint la instrucció descrita a l’escenari b).
   5. El PDI pot sol·licitar a la direcció del departament una permuta de despatx amb un altre PDI. Aquesta sol·licitud l’ha de resoldre la direcció del departament. Es recomana autoritzar aquests intercanvis de despatx quan el PDI ocupi una plaça de característiques equiparables a la d’un altre PDI (en despatx individual, doble o triple...) o si l’intercanvi tendeix a propiciar la cohesió de les diferents seccions departamentals o àmbits de coneixement.
4. Tots els escenaris descrits i qualsevol altre que afecti la gestió dels despatxos han de quedar registrats a les actes del consell de departament. A més, les decisions que emanin de qualsevol d’aquests escenaris han de ser aprovades pel consell de departament. Un cop siguin acceptades pel consell de departament, es notificaran a través d’UIBdigital mitjançant la sol·licitud següent: https://uibdigital.uib.es/uibdigital/tramits/sollicituds/sollicitud/UBIMAN/PDI/emplenar.html

Article 3. Criteris de priorització per a l’assignació de despatxos

1. Per garantir l’equitat i la transparència en l’assignació de despatxos, se suggereixen els criteris de priorització següents, que es basen en dos indicadors: la superfície útil dels despatxos i l’ús.
   
   1. Per a l’indicador de superfície, s’estableix que el lloc de treball per a una única persona es considera un espai amb una superfície de fins a 12 metres quadrats útils. Per contra, si el despatx té entre 12 i 16 metres quadrats útils, aquest espai pot ser emprat com a espai de treball per dues persones, i si té entre 16 i 20 metres quadrats, aquest despatx pot ser emprat per tres persones. En darrer lloc, un despatx amb més de 20 metres quadrats ha de ser compartit per quatre persones o més, depenent de la superfície útil. El repartiment de despatxos segons aquesta recomanació estarà condicionat per les característiques de l’espai, i concretament dels elements estructurals d’aquest (columnes...). En cas de dubte sobre aquesta recomanació de capacitat, la direcció del departament pot sol·licitar al Servei de Prevenció de la UIB que valori la capacitat real del despatx.
   2. Per a l’indicador d’ús, la direcció del departament ha de valorar quina serà la utilitat de cada despatx i pot tenir en compte diversos factors per avaluar la idoneïtat d’ús en funció de les característiques de la feina del PDI. Per exemple, un factor que es podria tenir en compte és si el PDI té algun càrrec acadèmic que impliqui un volum de reunions alt. Un altre factor que es podria considerar és el grau de cohesió entre diferents àmbits de coneixement. Cada direcció de departament podrà establir i considerar diferents factors que poden condicionar l’ús d’un despatx.
2. Per dur a terme aquesta assignació de despatxos sempre se seguirà el procediment descrit als articles anteriors, a excepció del cas següent:
   El PDI amb diversitat funcional i/o amb situacions de salut que requereixen determinades condicions pot sol·licitar al vicerector competent un canvi d’ubicació del despatx. El Servei de Prevenció de la UIB valorarà aquestes sol·licituds i farà una recomanació tècnica al vicerector competent, qui finalment resoldrà la sol·licitud. Aquesta decisió tindrà caràcter definitiu mentre no canviï la diversitat de la seva situació o l’espai on hagi d’impartir docència.
3. En cas que en algun procés d’assignació no s’arribi a una solució consensuada utilitzant el procediment i els criteris de priorització descrits anteriorment, el consell de departament podrà assignar els despatxos en funció de les categories i, en cas d’empat de categoria, en funció de l’antiguitat. Es recomana només utilitzar la categoria i l’antiguitat com a criteris de priorització en aquelles situacions en què no s’hagi arribat a una solució consensuada amb els criteris de priorització de superfície i ús.

Article 4. Revisió de l’assignació de despatxos

Les adscripcions de despatxos al PDI es consideren assignacions indefinides. Tot i això, aquestes assignacions d’espai poden ser revisades seguint els procediments següents:

1. De forma periòdica, l’adjudicació de despatxos serà revisada pel vicerectorat competent en matèria d’espais en col·laboració amb les unitats d’adscripció implicades i atenent criteris d’optimització dels usos i gestió dels espais.
2. Qualsevol canvi en la infraestructura o qualsevol modificació que es vulgui efectuar als despatxos del PDI s’ha de notificar a la direcció del departament, qui s’encarregarà d’estudiar-ne l’impacte i dirigir la sol·licitud oficial al vicerector competent, qui, en darrera instància, serà l’encarregat de resoldre la sol·licitud.

Disposició addicional

Única. Denominacions

En aplicació de la Llei 3/2007, de 22 de març, per a la igualtat efectiva de dones i homes, tota referència a càrrecs, persones o col·lectius inclosa en aquest document en masculí s'entendrà que inclou tant dones com homes.

Disposició final 

Única. Entrada en vigor

Aquest reglament entrarà en vigor a partir del moment en què sigui aprovat i serà aplicable als tràmits necessaris per a l’assignació de despatxos des de l’aprovació esmentada.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot