L’article 11 (Suport en les relacions amb la UIB per mitjans electrònics. Dispositius d’accés, suport a distància i oficines de suport en matèria de registre) de l’Acord normatiu 14427/2022, de 23 de març, pel qual s’aprova el Reglament per a la implantació de l’administració electrònica a la Universitat de les Illes Balears, estableix, al primer apartat, que hi haurà una Oficina Principal de Suport en Matèria de Registres, que estarà situada a Son Lledó i que comptarà amb un o més punts de suport. L’apartat següent disposa que poden crear-se, modificar-se o suprimir-se altres oficines de suport, que tindran la consideració de punts de suport respecte a l’Oficina Principal.

L’article 12 (Punts de suport en matèria de registre) del reglament esmentat determina, a l’apartat 2, que els punts de suport específics estaran vinculats a determinades unitats administratives o, si escau, a procediments concrets. Segons les previsions del tercer apartat d’aquest mateix article, aquests punts poden situar-se a la seu de la unitat administrativa en la qual prestin serveis. Finalment, a l’apartat 4 s’atribueix a la Secretària General la creació d’aquests punts.

Per tot això i tenint en compte aquestes previsions, la Secretària General de la Universitat de les Illes Balears resol el següent:

1. Crear els següents punts de suport en matèria de registre als edificis indicats a continuació, els quals estaran vinculats als serveis administratius situats als edificis respectius:
   
   1. Edifici Gaspar Melchor de Jovellanos
   2. Edifici Anselm Turmeda
   3. Edifici Guillem Cifre de Colonya
   4. Edifici Ramon Llull
   5. Hospital Universitari Son Espases
   6. Seu universitària d’Eivissa i Formentera
   7. Seu universitària de Menorca
   8. Servei d’Alumnes i Títols
2. Aquests punts prestaran suport en matèria de registre d’acord amb les previsions del tercer apartat de l’article 11 del reglament indicat. A la seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears se’n publicarà l’horari d’atenció al públic.
3. Estaran habilitats per a la identificació i la signatura per autorització i per a l’expedició de còpies autèntiques els funcionaris designats a l’annex d’aquesta instrucció.

II. Registre propi de funcionaris habilitats

En virtut de la disposició transitòria única (Registre propi de funcionaris habilitats) de l’Acord executiu 14431/2022, de 23 de març, pel qual es crea i regula el registre de funcionaris habilitats per a la identificació i l'autenticació de ciutadans i per a la realització de còpies autèntiques en l'àmbit de la Universitat de les Illes Balears, s'estableix que la UIB disposarà d'un registre propi de funcionaris habilitats i dictarà resolució per la qual es nomenin aquests funcionaris.

En conseqüència, es nomenen i inscriuen en el registre de funcionaris habilitats els que consten a l'annex d'aquesta instrucció.

La resolució amb els nomenaments serà objecte de publicació en un proper FOU. Fins a aquest moment i per facilitar l'accés al registre electrònic a les persones i entitats no obligades a relacionar-se per mitjans electrònics amb la Universitat i que optin per acudir a l’oficina de suport en matèria de registres (apartat 4 de l’article 4 –Persones o entitats obligades a relacionar-se amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics– de l’Acord normatiu 14427/2022), bastarà publicar-la a la seu electrònica.

III. Instrucció en matèria de registre

A l'article 21 (Registre Electrònic General de la Universitat de les Illes Balears) del Reglament per a la implantació de l’administració electrònica a la UIB es crea el Registre Electrònic General de la UIB (REG-UIB). En aquest article s'estableixen els principis bàsics del seu funcionament.

Mitjançant la present instrucció es donen algunes directrius bàsiques per actuar de manera adequada en el sistema de registre de la nova configuració del REG-UIB. Així doncs:

1. Amb caràcter general, són objecte de registre d’entrada els escrits que donin lloc a l'inici d'un procediment administratiu que hagi de resoldre la Universitat.
2. Cal recordar que tots els membres de la comunitat universitària han de fer servir els mitjans electrònics per als procediments que iniciïn amb la Universitat i, en particular, quan tinguin un procediment previst a la seu, encara que sigui el d’«instància genèrica». Aquests procediments ja incorporaran el registre corresponent quan calgui, atès que es tramiten mitjançant la seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears.
3. Els documents que rebin directament els òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat i que per la seva naturalesa hagin de registrar-se i no s'hagin registrat, s’han de trametre a l’oficina de suport de Son Lledó o al punt de suport que estigui situat al mateix edifici on es trobi la unitat administrativa que els hagi de tramitar, perquè hi doni el registre d’entrada.
4. En el Registre Electrònic General no s'anotaran aquells escrits i comunicacions entre òrgans, serveis i unitats administratives de la pròpia universitat, encara que en pot quedar constància per mitjans interns, a través de la plataforma de tramitació electrònica de la UIB.
   En definitiva, es consideraran comunicacions internes aquelles comunicacions l'emissor i el receptor de les quals siguin òrgans, serveis i unitats administratives pertanyents a la UIB.
5. Si el remitent és una persona física o una persona jurídica aliena a la UIB, el destinatari ha de ser un òrgan, servei o unitat administrativa d'aquesta universitat.
   Si el remitent és un òrgan, servei o unitat administrativa d'aquesta universitat, el destinatari pot ser un particular (persona física o jurídica) o una altra Administració pública. Si l'Administració pública de destinació està connectada a la plataforma SIR, l’assentament de sortida ha de contenir el document en format exclusivament electrònic, excepte que hi hagi raons funcionals o tècniques que ho desaconsellin.
   Només els tramitadors autoritzats poden emprar la plataforma SIR per presentar documents que s'hagin de remetre a altres administracions públiques i entitats del sector públic institucional previstes al segon apartat de l’article 21 del reglament esmentat anteriorment.
6. Segons el contingut, no s’han de registrar:
   
   1. Els documents protocol·laris.
   2. Els documents que s'adjuntin com a annexos a una sol·licitud, un escrit o una comunicació.
   3. Els paquets o objectes que s'adjuntin al document de remissió d'aquests.
   4. Els documents de caràcter personal.
   5. Els documents que tinguin caràcter publicitari o de propaganda.
   6. Les comunicacions per fax o correu electrònic.
7. Mentre no es disposi d'un mitjà específic a través de la plataforma de tramitació electrònica de la UIB, les convocatòries d'òrgans col·legiats de la Universitat han de dur registre de sortida.
8. La seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears ha de disposar d'una bústia específica perquè les persones interessades puguin fer-hi constar les queixes i els suggeriments, als quals no es donarà registre d’entrada. Fins que aquesta bústia no estigui disponible, s’ha de continuar utilitzant el procediment d'instància genèrica per donar-hi registre d'entrada sempre que la persona interessada així ho sol·liciti.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
La Secretària General,
Irene Nadal

Annex

1. Catalina Roig Adrover
2. Dolors Panadés Morey
3. Margarita Calderón Blanco
4. Margalida M. Moranta Prieto
5. Margalida Prohens López
6. M. Isabel Campos Cuenca
7. Magdalena Obrador Garcia
8. Ana Francisca Quesada Ruiz
9. Cristina Rodríguez Blanco
10. M. Magdalena Munar Tur
11. M. Antònia Rosselló Llompart
12. Catalina Maria Oliver Perelló
13. Irene Mas Garcia
14. M. José Sánchez Oliver
15. Ignàsia Moyà Villar
16. Margalida Mir Buades
17. Domènec Garcies Gomila
18. Maria Saletas Ordinas
19. Isabel Oliver López-Guarch
20. Gabriel Barceló Simó
21. Maria Magdalena Cabot Mascaró
22. Maria López Torres
23. Marta Giménez García
24. Joan Vicenç Serra Noguera
25. Alejandro Forteza Oliver
26. María Dolores Cazorla García
27. Margalida Galmés Santandreu
28. Maria Llabrés Grau
29. M. Purificación Robles Marín
30. M. Ángeles García de la Rica
31. Miquela Juan Puigserver
32. Alexandra Matas Cano
33. Jesús Gorrias Pons
34. Eduardo Vivancos Tarré
35. Margalida Coll Grau
36. Virgínia Ramon Álvarez
37. Paula Hidalgo Marín
38. Neus Esteva Llodrà
39. Magdalena Font Batle
40. Laura González Coll
41. Adela Casasnovas Torres
42. Ana Monterrubio Prieto
43. Ana M. Padilla Salom
44. M. Carmen Bermúdez de la Chica
45. Laura Coll Borràs
46. Maria Fiol Duran
47. Joana M. Frontera Mesquida
48. Maties Barceló Ribas
49. M. Carmen Hurtado Cubero
50. Marina Arrabal Cormenzana
51. Rosa M. López Garcia
52. Víctor Manuel Francès Belda
53. Josep Antoni Pardo Pons
54. Mireia Gómez Pons
55. Núria Hidalgo Taltavull
56. Rafael de la Fuente Vidal
57. Joana M. Parera Nicolau
58. Marina Martín Mas
59. Antònia Fullana Puigserver
60. Júlia Mellado Artigas
61. Maria Gayà Janer
62. Andreu Gerard Pierre Vivas
63. Maria Esperança Prats Pou
64. Encarna Alfaro Vicens
65. M. Àngels Pascual Martínez
66. M. Pilar Pieras Guasp
67. Josefa Martín Pina
68. M. Marta Palou Salvà
69. Rosa Subias Cano
70. Antònia M. Garau Amengual
71. M. José Escalas Garcia
72. Margalida Mas Barceló
73. Antoni Llabrés Tous
74. Patrícia Pizà Bosch
75. Apol·lònia M. Capó Siquier