L'entrada en vigor de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, suposa un pas més en les relacions dels ciutadans amb les administracions públiques a través de mitjans electrònics, atès que disposa que aquestes han de garantir que els interessats s’hi puguin relacionar a través de mitjans electrònics. És per això que han de posar a la disposició dels ciutadans els canals d'accés que siguin necessaris, així com els sistemes i aplicacions que en cada cas es determinin. Igualment, han d’assistir els interessats que ho demanin en l’ús de mitjans electrònics, especialment pel que fa a la identificació i signatura electrònica, la presentació de sol·licituds a través del registre electrònic i l’obtenció de còpies autèntiques.

En aquest sentit, les universitats han de disposar dels mecanismes adequats per garantir que els interessats es puguin relacionar amb les diferents administracions públiques a través de mitjans electrònics.

Per aquest motiu, els interessats que no disposin dels mitjans electrònics necessaris per identificar-se i signar electrònicament documents presentats en procediments administratius podran relacionar-se amb la Universitat de les Illes Balears a través d’un funcionari públic habilitat, tal com preveu l’article 12 de la Llei 39/2015 esmentada.

A més a més, el Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics, crea el registre de funcionaris habilitats per donar compliment a les previsions de la llei indicada.

Per tant, correspon a la Universitat de les Illes Balears crear un registre de funcionaris habilitats per complir amb la funció d’assistència en l’ús de mitjans electrònics prevists en la llei i d’emissió de còpies autèntiques amb totes les garanties que exigeix la normativa vigent.

Per tot el que s’ha dit, el Consell de Direcció, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de la competència que li atribueix l’article 27.1.a) i h) dels Estatuts d’aquesta universitat, ha acordat de crear i regular el registre de funcionaris habilitats per a la identificació i l’autenticació de ciutadans i per a la realització de còpies autèntiques en l’àmbit de la Universitat de les Illes Balears en els termes següents:

Article 1. Objecte i àmbit d’aplicació

La present normativa té com a objecte establir el marc general d’actuació per tal d’habilitar funcionaris de la Universitat de les Illes Balears per a la identificació i l’autenticació de persones físiques en les seves actuacions administratives i per a l’expedició de còpies autèntiques, de conformitat amb el que estableix l'article 12 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

Article 2. Àmbit objectiu

Aquesta normativa s’entén aplicable a l’àmbit de gestió de la Universitat de les Illes Balears i, en particular, als funcionaris que hi estan destinats i que es designin per identificar i autenticar persones físiques que no tinguin mecanismes d’identificació i autenticació per actuar electrònicament en les seves actuacions administratives amb la Universitat de les Illes Balears i també per expedir còpies autèntiques.

Article 3. Òrgans competents

L'òrgan responsable de la gestió del registre de funcionaris habilitats regulat en aquesta normativa és la Secretària General. Aquest òrgan serà també responsable de mantenir actualitzada la relació dels funcionaris habilitats.

Article 4. Requisits generals per a l’atorgament de l’habilitació

1. Poden ser habilitats els funcionaris de carrera en situació de servei actiu que disposin d’un certificat electrònic, sens perjudici que, al moment oportú i si és possible, es pugui optar per la utilització de les credencials de la Universitat de les Illes Balears.
2. Amb caràcter general, tots els funcionaris destinats a les oficines de suport en matèria de registres seran habilitats per a la identificació i l’autenticació dels ciutadans, la presentació de sol·licituds al registre i la realització de tràmits electrònics que requereixin identificació i signatura electrònica del sol·licitant que específicament es determinin, i també per a l’expedició de còpies autèntiques.

Article 5. Funcions dels funcionaris habilitats

Els funcionaris habilitats de la Universitat de les Illes Balears han de realitzar les funcions següents:

1. Identificació i signatura de les persones interessades en aquells tràmits i procediments que determini la Universitat, excepte que estiguin obligades per llei o disposició reglamentària a l’ús de mitjans electrònics.
2. Expedició de còpies autèntiques.
3. Emissió de còpies autèntiques dels documents originals emesos per la Universitat de les Illes Balears i que presentin els interessats a l’oficina de suport en matèria de registres de la Universitat i, si escau, remissió a la unitat, servei o oficina competent per a la seva incorporació a un expedient administratiu, excepte que els interessats estiguin obligats a l’ús de mitjans electrònics.

Article 6. Registre de funcionaris habilitats

1. La inscripció, modificació i cancel·lació en el registre de funcionaris habilitats serà autoritzada per la Secretària General de la Universitat de les Illes Balears d’ofici o a sol·licitud de l’òrgan, la unitat o el servei administratiu de la Universitat, per a la qual cosa s’haurà d’emplenar el document pertinent (annex).
2. L’habilitació serà per temps indefinit, excepte que se n’indiqui expressament la data de finalització.
3. Al registre es faran constar les següents dades dels funcionaris habilitats:
   
   1. Nom i cognoms del funcionari.
   2. Document nacional d’identitat o passaport.
   3. Lloc de treball.
   4. Òrgan o organisme d’adscripció.
   5. Data d’alta al registre de funcionaris habilitats.
   6. Data de baixa al registre de funcionaris habilitats.
   7. Data de finalització de l’habilitació per al tràmit o procediment.
   8. Causa de la cancel·lació de l’habilitació.
4. Aquest registre serà interoperable amb els sistemes equivalents que hi hagi en l’àmbit de l’Administració general de l’Estat i els seus organismes públics i entitats de dret públic vinculats o dependents, les comunitats autònomes i les entitats locals, a l’efecte de comprovar la validesa de les habilitacions esmentades.

Article 7. Procediment d’actuació per a la identificació de les persones físiques i actuacions del funcionari habilitat

1. El funcionari habilitat només pot identificar i autenticar persones físiques que no estiguin obligades a relacionar-se amb la Universitat per mitjans electrònics.
2. El funcionari sol·licitarà a la persona física que s’identifiqui, mitjançant el document nacional d’identitat en vigor, passaport o NIE.
3. El ciutadà ha de consentir expressament que el funcionari públic habilitat dugui a terme la seva identificació i autenticació per a cada actuació administrativa per mitjans electrònics que es requereixi. Per això, ha d’emplenar i signar el formulari que pot trobar al seu abast a l’oficina de suport en matèria de registres habilitada a l’efecte o, si escau, el formulari allotjat a la seu electrònica de la UIB a l’apartat de representacions i apoderaments.
4. El funcionari habilitat lliurarà al ciutadà un resguard del tràmit electrònic realitzat, així com una còpia del document de consentiment exprés, emplenat i signat per ambdues parts.
5. Tota la documentació generada al registre de funcionaris habilitats i la còpia de la documentació relacionada amb les actuacions dels funcionaris habilitats es conservaran a l’efecte de prova en els procediments administratius o judicials que puguin tenir lloc.

Article 8. Procediment d’actuació per a l’expedició de còpies autèntiques

1. L'expedició de còpia autèntica electrònica es durà a terme utilitzant el segell d'òrgan de la Universitat de les Illes Balears o, si no és possible, la signatura electrònica del funcionari habilitat que l’expedeixi.
2. Els documents que acompanyin les sol·licituds presentades de manera presencial a la Universitat de les Illes Balears i que requereixin ser autenticats han de ser digitalitzats, d'acord amb el que preveu l'article 27 de la Llei 39/2015 i altra normativa aplicable, pel funcionari habilitat situat a l'oficina de suport en matèria de registres, el qual retornarà els originals a l'interessat.
3. Els interessats poden sol·licitar, en qualsevol moment, l'expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que hagin estat vàlidament emesos per la Universitat de les Illes Balears.
   La sol·licitud es dirigirà a l'òrgan que va emetre el document original i s’han d’expedir les còpies autèntiques, llevat de les excepcions derivades de l'aplicació de la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.
   Així mateix, el funcionari habilitat estarà obligat a expedir còpies autèntiques electròniques de qualsevol document en paper que presentin els interessats i que s’hagi d’incorporar a un expedient administratiu.

Article 9. Rescissió de l’habilitació

L'atorgament de l’habilitació per a la identificació i l’autenticació de persones físiques en les seves actuacions administratives i per a l’expedició de còpies autèntiques es conserva mentre el funcionari mantingui les condicions de treball o situació administrativa existents en el moment de l'habilitació. Quedarà automàticament revocat en cas de modificació d'alguna d'aquestes condicions o situacions administratives.

Disposició addicional

Única. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquest reglament apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Disposició transitòria

Única. Registre propi de funcionaris habilitats

De manera transitòria i fins que no es faciliti a les universitats l’accés al registre de funcionaris habilitats interoperable de l’Estat, la Universitat de les Illes Balears tindrà un registre propi dels funcionaris habilitats a UIBdigital i, si escau, publicarà una resolució de nomenament d’aquests funcionaris al FOU.

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

Queda expressament derogat l’Acord executiu 12905/2018, de 13 de novembre, pel qual es crea i regula el registre de funcionaris habilitats per a la identificació i l’autenticació de ciutadans en l’àmbit de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 471, de 16 de novembre), així com les modificacions i complecions posteriors aprovades pels acords executius 13024/2019, de 19 de febrer (FOU núm. 478, de 8 de març), 13150/2019, de 18 de juny (FOU núm. 484, de 30 de juliol), 13523/2020, de 12 de maig (FOU núm. 498, de 22 de maig), 13708/2020, de 3 de novembre (FOU núm. 505, de 20 de novembre), 13979/2021, de 27 d’abril (FOU núm. 517, de 21 de maig), i 14180/2021, de 22 de setembre (FOU núm. 526, de 15 d’octubre).

Disposició final

Única. Entrada en vigor

La present normativa entrarà en vigor l’endemà de publicar-se al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears, llevat de l’article 6.3.e) i f) i 6.4, que entrarà en vigor quan les universitats tinguin accés al registre de funcionaris habilitats interoperable de l’Estat.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot

Annex

• Model per a l’habilitació de funcionaris