FULL OFICIAL

Núm. 534 (extraordinari) - Any XXXVII - I. DISPOSICIONS GENERALS Dijous, 31 de març de 2022

Consell de Govern

14427. ACORD NORMATIU del dia 23 de març de 2022 pel qual s’aprova el Reglament per a la implantació de l’administració electrònica a la Universitat de les Illes Balears.

La implantació de l’administració electrònica és prevista a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP). Aquesta previsió s’ha desenvolupat en normes de diferent rang amb les quals s’han concretat les eines necessàries per implementar-la efectivament.

La Universitat de les Illes Balears va començar a preparar la implementació concreta de l’administració electrònica a través dels acords normatius amb els quals es varen regular les eines indicades. Així, l’Acord normatiu 10444/2012, de 29 d’octubre, pel qual s’aprova el Reglament de la seu electrònica de la UIB, va regular-ne la seu electrònica; l’Acord normatiu 11504/2015, de 18 de setembre, pel qual s’aprova el Reglament del registre electrònic de la Universitat de les Illes Balears, es va ocupar del registre esmentat, i, mitjançant altres acords, es varen disposar les peces que han permès fer les passes necessàries per arribar al present reglament.

Per altra banda, la implementació del Registre Electrònic Únic i la immediata entrada en funcionament d’una plataforma de tramitació electrònica han propiciat l’elaboració d’una nova normativa que els dona un marc legal adequat.

La primera cosa que s’ha de dir sobre aquesta norma té a veure amb el contingut. Així, a diferència del que s’havia fet fins ara, és a dir, regular de manera separada cadascuna de les diferents eines de l’administració electrònica, s’ha optat per reunir-les en una sola norma. Aquesta mesura proporciona una regulació completa i coordinada de tots els elements que intervenen en la tramitació electrònica dels procediments administratius a la Universitat de les Illes Balears.

Així, al títol preliminar es regulen l’objecte, l’àmbit subjectiu d’aplicació del Reglament i els drets i deures de tots els que es relacionin amb la UIB per mitjans electrònics.

Per altra banda, al títol I es defineixen les normes comunes per als procediments administratius que s’han de dur a terme a la UIB. Cal destacar, en aquest sentit, el desenvolupament fet per aquest reglament de la previsió de l’article 14.3 de l’LPACAP, segons el qual les administracions poden ampliar a determinats col·lectius de persones físiques l’obligació de comunicar-s’hi electrònicament. En particular, s’estén l’obligació de comunicar-se amb la UIB per mitjans electrònics a tots els membres de la comunitat universitària i a aquells que compleixen la condició d’interessats en procediments que puguin donar lloc a la seva incorporació com a membres de la comunitat universitària o que siguin causa de la seva anterior condició de membres d’aquesta comunitat. D’aquesta manera, es fa una passa decisiva en la implantació dels procediments amb ple funcionament electrònic.

Així mateix, es defineixen els criteris per a la identificació i la signatura electrònica en els procediments administratius i també la validesa dels sistemes d’identificació com a signatura, que constitueixen elements essencials sense els quals no és possible complir amb l’obligació de realitzar els tràmits administratius electrònicament.

El capítol II recull les disposicions de l’LPACAP en matèria de notificacions i expedició de còpies autèntiques i les adapta a les peculiaritats de la UIB. Per la seva banda, el capítol III tracta sobre els procediments administratius i sobre la possibilitat que sigui el Consell de Direcció el que aprovi, quan es consideri convenient, les fases que els compondran. De la mateixa manera, s’estableix com a novetat la publicació del catàleg de procediments al tauler electrònic oficial. Finalment, es plasma la voluntat d’actualitzar i millorar de manera contínua els procediments amb la finalitat de fer-los més eficients i se n’estableix la coordinació amb la cartera estratègica de projectes TIC.

El títol II abasta totes les eines del sistema d’administració electrònica, les quals fins ara es regulaven de manera separada. Sens perjudici que mitjançant acords posteriors es puguin desenvolupar aspectes concrets de cadascuna d’aquestes eines, es regulen la creació i les funcions de les oficines de suport en matèria de registres, la seu electrònica com a punt d’accés per a l’establiment de relacions electròniques amb la Universitat (on es pot trobar el Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears i el tauler electrònic oficial com a principals vies de publicitat dels acords, resolucions i actes administratius dels òrgans i serveis de la UIB que resultin aplicables) i la carpeta ciutadana.

El capítol III regula tot el que fa referència al Registre General de la UIB, el qual serà únic, electrònic i accessible des de la seu electrònica de la UIB, i altres registres, concretament el d’apoderaments i el de funcionaris habilitats, que resulten imprescindibles per al compliment de les exigències legals en matèria de registre.

El capítol IV regula el Consell Assessor de l’Administració Electrònica, que ja existia anteriorment, però ara s’adequa a les noves estructures TIC i se’n defineixen les funcions. No obstant això, es creen els grups de treball, que constitueixen unes figures més operatives i que podran donar suport al Consell per fer-lo més eficient en l’acompliment de les seves funcions.

A més a més, el capítol V aborda les particularitats dels documents i expedients electrònics. Cal destacar que aquests documents han d’incorporar les metadades mínimes exigides per l’Esquema nacional d’interoperabilitat i altres que estableixi la UIB en el seu esquema de metadades, i que la incorporació d’aquestes metadades serà responsabilitat de l’òrgan o el servei que actuï en cada cas, excepte quan la incorporació sigui automàtica.

Finalment s’estableix un règim transitori referent a les actuacions que es duran a terme per a la implantació efectiva de l’administració electrònica i les obligacions que comporti. Per facilitar-ho, la disposició transitòria regula les diferents fases temporals de la implantació de l’administració electrònica fins que aquesta sigui total.

En virtut del que s’ha indicat, fent ús de les competències que li atribueix l’article 24.2.32 i 40 dels Estatuts d’aquesta universitat, el Consell de Govern, a la sessió del dia d’avui i a proposta del Consell de Direcció, ha aprovat el Reglament per a la implantació de l’administració electrònica.

Sumari

Títol preliminar. Consideracions generals

Article 1. Objecte del Reglament
Article 2. Àmbit subjectiu d’aplicació del Reglament
Article 3. Drets i deures de les persones que es relacionin amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics

Títol I. Normes comunes del procediment administratiu electrònic

Capítol I. Persones o entitats obligades al seguiment del procediment electrònic, representació i exigència de signatura electrònica

Article 4. Persones o entitats obligades a relacionar-se amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics
Article 5. Representació en els procediments
Article 6. Identificació i signatura electrònica en els procediments administratius i validesa dels sistemes d’identificació com a signatura

Capítol II. Notificacions i expedició de còpies autèntiques

Article 7. Notificacions
Article 8. Expedició de còpies autèntiques

Capítol III. Fases del procediment administratiu electrònic

Article 9. Fases dels procediments administratius electrònics de la UIB
Article 10. Actualització i millora contínua de procediments

Títol II. Eines del sistema d’administració electrònica

Títol preliminar. Consideracions generals

Article 1. Objecte del Reglament

El present reglament té per objecte la regulació dels principis que regeixen la relació dels ciutadans amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics amb motiu de la realització de tràmits i del desenvolupament dels procediments administratius en què sigui part la Universitat.

Així mateix, per fer efectiu el desenvolupament i funcionament d’aquesta relació el present reglament regula i articula els instruments jurídics i tècnics necessaris, entre d’altres, la seu electrònica, el Registre Electrònic General de la UIB (REG-UIB) i l’arxiu electrònic únic de la Universitat.

Article 2. Àmbit subjectiu d’aplicació del Reglament

Aquest reglament és aplicable a les persones, físiques o jurídiques, de naturalesa pública o privada que es relacionen amb la Universitat de les Illes Balears mitjançant la presentació de comunicacions o documents. També és aplicable a aquelles que, tenint capacitat d’obrar i condició d’interessat d’acord amb els articles 3 i 4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, realitzin tràmits o iniciïn o impulsin un procediment administratiu davant la Universitat de les Illes Balears o siguin part en un procediment d’aquesta naturalesa iniciat d’ofici per la Universitat de les Illes Balears.
Als efectes del que preveu la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, tenen capacitat d’obrar davant les administracions públiques:
1. Les persones físiques o jurídiques que tinguin capacitat d’obrar d’acord amb les normes civils.
2. Els menors d’edat per a l’exercici i la defensa d’aquells dels seus drets i interessos l’actuació dels quals estigui permesa per l’ordenament jurídic sense l’assistència de la persona que n’exerceixi la pàtria potestat, tutela o curatela. S’exceptua el supòsit dels menors incapacitats quan l’extensió de la incapacitació afecti l’exercici i la defensa dels drets o interessos de què es tracti.
3. Quan la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, així ho declari expressament, els grups d’afectats, les unions i les entitats sense personalitat jurídica i els patrimonis independents o autònoms.

Article 3. Drets i deures de les persones que es relacionin amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics

Les persones que es relacionin amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics tindran els drets reconeguts a l’article 13 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre. Les persones que compleixen la condició d’interessats en el procediment tindran els drets reconeguts a l’article 53.1 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, amb les condicions establertes, si escau, en aquest reglament.
Les persones que es relacionin per mitjans electrònics amb la Universitat de les Illes Balears tindran els deures de:
1. Presentar les seves sol·licituds i realitzar la resta de tràmits que corresponguin als procediments en què participin utilitzant els mitjans electrònics que la Universitat de les Illes Balears posi a la seva disposició a través de la seva seu electrònica.
2. Col·laborar en el funcionament segur i eficaç del sistema d’administració electrònica de la Universitat de les Illes Balears. A aquests efectes, els membres de la comunitat universitària han d’instal·lar i mantenir actualitzats als seus equips els programes o eines informàtiques i dispositius de seguretat d’instal·lació gratuïta indicats o recomanats per la Universitat de les Illes Balears a la seva seu electrònica.
3. Prestar la diligència deguda en la recepció de les notificacions electròniques que quedin a la seva disposició al servei de notificacions de la seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears.

Títol I. Normes comunes del procediment administratiu electrònic

Capítol I. Persones o entitats obligades al seguiment del procediment electrònic, representació i exigència de signatura electrònica

Article 4. Persones o entitats obligades a relacionar-se amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics

Estan obligades a relacionar-se per mitjans electrònics amb la Universitat per dur a terme qualsevol tràmit d’un procediment administratiu les persones i entitats següents:
1. Les persones jurídiques.
2. Les entitats sense personalitat jurídica.
3. Les persones que exerceixin una activitat professional per a la qual calgui col·legiació obligatòria, per als tràmits i actuacions que realitzen amb la Universitat en exercici d’aquesta activitat professional. En tot cas, dins aquest col·lectiu s’entenen inclosos els notaris i registradors de la propietat i mercantils.
4. Les persones que compleixin la condició d’interessats en procediments que puguin donar lloc a la seva incorporació com a membres de la comunitat universitària o que siguin causa de la seva anterior condició de membres de la comunitat universitària.
5. Les persones que representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració pública.
6. Els membres de la comunitat universitària de la UIB per als tràmits i les actuacions que tinguin com a destinatària la mateixa UIB, excepte els estudiants de la Universitat Oberta per a Majors.
Les persones i les entitats que es trobin obligades a relacionar-se per mitjans electrònics amb la UIB han de presentar les sol·licituds, els escrits o les comunicacions que adrecin a la UIB de manera electrònica, per les vies establertes a tal efecte a la seu.
La Universitat pot exceptuar de l’obligació de relacionar-se amb ella per mitjans electrònics determinades persones incloses en els col·lectius de l’apartat 1 anterior, a petició d’aquestes, quan s’acrediti que no disposen de mitjans tècnics o possibilitats de connexió i que no poden utilitzar els que la Universitat posi a la seva disposició o quan la seva discapacitat els impedeixi utilitzar els mitjans necessaris.
Les persones i les entitats no obligades poden optar per presentar les sol·licituds, els escrits o les comunicacions per mitjà de la seu electrònica o bé fer-ho a l’oficina de suport en matèria de registres. En aquest darrer supòsit el tràmit es podrà realitzar bé cursant la sol·licitud i lliurant la documentació presencialment a l’oficina, bé per mitjà del servei de correus o altres serveis de missatgeria.
De forma motivada, la UIB pot sostreure determinats tràmits o procediments de la modalitat electrònica. La relació de tràmits o procediments afectats per aquesta circumstància s’ha de publicar a la seu electrònica de la Universitat amb indicació de la raó d’exclusió. S’ha d’expressar si aquesta exclusió és una mesura temporal o indefinida i s’han d’indicar les informacions necessàries per poder realitzar el tràmit o iniciar el procediment de manera alternativa a la modalitat electrònica.

Article 5. Representació en els procediments

La representació de l’interessat per a un procediment en concret es pot acreditar per qualsevol dels mitjans admissibles en Dret, inclòs l’apoderament apud acta efectuat per compareixença personal davant un funcionari habilitat a l’oficina de suport en matèria de registres o compareixença electrònica a la seu electrònica corresponent, així com a través de l’acreditació de la inscripció en un registre electrònic d’apoderaments al qual la Universitat tingui accés.
La representació s’acreditarà al REG-UIB per formular sol·licituds, escrits i presentar declaracions responsables o comunicacions, interposar recursos, desistir d’accions i renunciar a drets en nom d’una altra persona.

Article 6. Identificació i signatura electrònica en els procediments administratius i validesa dels sistemes d’identificació com a signatura

La iniciació d’un procediment administratiu electrònic davant la Universitat de les Illes Balears requerirà sempre la identificació de l’interessat i, quan sigui considerat necessari, la constatació de la seva declaració de voluntat a través d’un sistema de signatura electrònica.
La signatura electrònica de l’interessat només serà requerida en procediments administratius electrònics davant la UIB quan aquests procediments tinguin per objecte la formulació de sol·licituds, la presentació de declaracions o comunicacions, la interposició d’un recurs, el desistiment d’accions o la renúncia a drets. Per a la realització d’una altra mena d’actuacions només serà exigible l’acreditació de la identitat d’acord amb el que estableix aquest reglament.
Els interessats poden identificar-se per realitzar tràmits electrònics davant la Universitat utilitzant els sistemes següents:
1. Sistemes basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors inclosos a la «Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació». A aquests efectes, s’entenen compresos entre els esmentats certificats electrònics reconeguts o qualificats els de representant de persona jurídica, representant d’entitat sense personalitat jurídica i certificats per a administrador únic o solidari.
2. Sistemes basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de segell electrònic expedits per prestadors inclosos a la «Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació».
3. Sistemes basats en claus concertades proporcionades per la plataforma Cl@ve, sempre que estiguin disponibles a la plataforma de tramitació electrònica de la UIB.
4. Els membres de la comunitat universitària poden utilitzar els sistemes anteriors o els sistemes de clau concertada (usuari i contrasenya) proporcionats per la Universitat, excepte en aquells casos en què expressament es requereixi algun sistema dels prevists a les lletres a), b) i c) d’aquest apartat.
5. Quan convingui facilitar l’accés de determinades persones que no siguin membres de la comunitat universitària a la gestió electrònica de determinats procediments, la Universitat podrà facilitar-los claus concertades per a un procediment específic.
La Universitat de les Illes Balears admetrà com a mitjans de signatura els següents:
1. Sistemes de signatura electrònica reconeguda o qualificada i avançada basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors inclosos a la «Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació». A aquest efecte, s’entenen compresos entre els esmentats certificats electrònics reconeguts o qualificats els de representant de persona jurídica, representant d’entitat sense personalitat jurídica i certificats per a administrador únic o solidari.
2. Sistemes de segell electrònic reconegut o qualificat i de segell electrònic avançat basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de segell electrònic inclosos a la «Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació».
3. Sistemes de signatura en el núvol proporcionats per la plataforma Cl@ve, sempre que estiguin disponibles a la plataforma de tramitació electrònica de la UIB.
4. Els membres de la comunitat universitària poden utilitzar els sistemes anteriors o els sistemes de clau concertada (usuari i contrasenya) proporcionats per la Universitat en els procediments que s’estableixin, que poden incorporar mesures addicionals de seguretat per a determinats procediments.
5. Quan convingui facilitar l’accés de determinades persones que no siguin membres de la comunitat universitària a la gestió electrònica de determinats procediments, la Universitat podrà facilitar-los claus concertades per signar en un procediment específic.
En els supòsits de signatura mitjançant sistemes de clau concertada proporcionada per la Universitat, aquesta podrà realitzar comprovacions addicionals sobre l’autenticitat de la declaració de voluntat de l’interessat i rebutjar l’equiparació de la signatura amb l’ús d’aquest sistema en els supòsits en els quals hi hagi indicis d’irregularitats en l’ús de les claus.
Quan un interessat es personi en una oficina de suport en matèria de registres de la Universitat per presentar una sol·licitud o document, l’encarregat de l’oficina que el digitalitzi d’acord amb el que determina l’article 16.5 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, l’incorporarà a l’expedient electrònic que iniciï en aquest moment o que s’hagi iniciat prèviament utilitzant la seva pròpia signatura electrònica. Per a això, l’interessat ha d’identificar-se davant el funcionari encarregat de l’oficina presentant un document acreditatiu de la seva identitat i prestar consentiment exprés per a aquesta actuació. Aquest consentiment es farà constar a l’expedient del procediment.

Capítol II. Notificacions i expedició de còpies autèntiques

Article 7. Notificacions

Les notificacions es practicaran per mitjans electrònics, mitjançant compareixença a la seu electrònica de la Universitat, llevat que els interessats en el procediment que no estiguin obligats a relacionar-se electrònicament amb la Universitat manifestin el contrari.
Amb independència que la notificació es realitzi en paper o per mitjans electrònics, la Universitat enviarà un avís al dispositiu i/o a l’adreça de correu electrònic comunicats per l’interessat, amb el qual l’informarà de la posada a la seva disposició d’una notificació a la seu electrònica de la Universitat. La manca de pràctica d’aquest avís no impedirà que la notificació sigui considerada plenament vàlida.
La notificació electrònica s’entendrà practicada quan l’interessat o el seu representant accedeixin al contingut de la notificació posada a la seva disposició a la seu electrònica.
Si l’interessat que hagi manifestat vàlidament la seva voluntat de rebre la notificació en paper compareix a la seu electrònica, s’efectuarà la notificació electrònica i aquesta serà vàlida i tindrà efectes plens. Així mateix, li oferiran la possibilitat que la resta de notificacions puguin dur-se a terme per mitjans electrònics.
Quan, com a conseqüència de la utilització de distints mitjans, es practiquin diverses notificacions d’un mateix acte administratiu, s’entendran produïts tots els efectes jurídics derivats de la notificació, inclòs l’inici de terminis per a la interposició de recursos, a partir de la primera de les notificacions correctament practicada.

Article 8. Expedició de còpies autèntiques

Seran competents per a l’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats a la Universitat la Secretària General, els serveis administratius de les facultats i escoles i el Servei de Biblioteca i Documentació.
Els interessats en el procediment poden obtenir directament les còpies autèntiques dels documents posats a disposició dels interessats mitjançant notificació o publicació a la seu per mitjà de la descàrrega del document corresponent.
Les còpies autèntiques de la resta de documents se sol·licitaran a les oficines de suport en matèria de registres, on les podran expedir els funcionaris habilitats a aquest efecte d’acord amb l’article 27 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.

Capítol III. Fases del procediment administratiu electrònic

Article 9. Fases dels procediments administratius electrònics de la UIB

El Consell de Direcció aprovarà, si escau, les fases dels procediments administratius de la UIB que així ho requereixin, de conformitat amb les previsions establertes a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, o quan es consideri convenient per al millor funcionament de la Universitat. En conseqüència, podrà establir un catàleg dels procediments administratius en el qual es constataran les fases dels procediments administratius indicats.
El catàleg de procediments administratius, una vegada aprovat, es publicarà al tauler electrònic oficial.

Article 10. Actualització i millora contínua de procediments

Els tràmits de cada procediment específic seran objecte d’anàlisi contínua i revisió periòdica, a fi d’eliminar-ne els innecessaris. S’ha d’incorporar el resultat d’aquesta anàlisi i revisió en la memòria anual de les unitats i òrgans responsables de la instrucció del procediment.
Es prestarà atenció especial a l’eliminació d’informes redundants d’òrgans jeràrquicament dependents els uns dels altres. En aquest supòsit, bastarà l’informe de l’òrgan o la unitat més especialitzat.
La implementació de nous procediments electrònics ha de seguir els tràmits prevists a l’Acord 14303/2022, de 19 de gener, pel qual s’estructura l’àrea de tecnologies de la informació i de la comunicació (TIC) de la Universitat de les Illes Balears, en particular en tot allò referent a la incorporació a la cartera estratègica de projectes TIC.

Títol II. Eines del sistema d’administració electrònica

Capítol I. Normes generals

Article 11. Suport en les relacions amb la UIB per mitjans electrònics. Dispositius d’accés, suport a distància i oficines de suport en matèria de registres

Hi haurà una Oficina Principal de Suport en Matèria de Registres, que estarà situada a Son Lledó i que comptarà amb un o més punts de suport.
Poden crear-se, modificar-se o suprimir-se altres oficines de suport, que tindran la consideració de punts de suport respecte a l’Oficina Principal.
Els funcionaris destinats a aquests punts estaran habilitats per a la identificació i signatura per autorització i per a l’expedició de còpies autèntiques.
Aquestes oficines tindran les funcions previstes a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, particularment les següents:
1. De registre de l’apoderament apud acta mitjançant compareixença personal prevista a l’article 6 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
2. De suport als interessats en l’ús de mitjans electrònics per formular sol·licituds o altres tràmits, inclosa la identificació i signatura electrònica en lloc seu, previstes a l’article 12.2 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
3. De recepció i, quan sigui necessari, digitalització de documents previstes a l’article 16 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
4. De tramitació de l’emissió de còpies autèntiques prevista a l’article 27 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
5. De notificació personal prevista a l’article 41 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
6. De subministrament als interessats de la informació sobre tràmits i sobre el codi d’identificació dels òrgans, centres o unitats administratives als quals han d’adreçar les seves sol·licituds.
7. Qualssevol altres que els interessats requereixin per relacionar-se electrònicament amb la Universitat.
Les oficines de suport en matèria de registres disposaran, a més, de mitjans perquè els interessats que ho desitgin puguin elaborar les seves sol·licituds electrònicament o digitalitzar documentació perquè sigui autenticada pels funcionaris habilitats a l’efecte.
La Universitat disposarà, a l’Oficina Principal de Suport en Matèria de Registres, d’un sistema d’atenció per telèfon i correu electrònic de suport als usuaris i interessats per a l’obtenció d’informació sobre la correcta realització dels tràmits procedimentals per via electrònica.
Les oficines de suport en matèria de registres elaboraran un informe amb una periodicitat almenys semestral adreçat a la Secretària General en el qual donaran compte de la seva activitat, amb indicació, si escau, de propostes o sol·licituds de millora del funcionament del sistema d’administració electrònica, a la vista de les consultes i peticions d’assistència rebudes.
L’horari de les oficines de suport en matèria de registres serà el mateix que el dels serveis administratius dels centres o organismes corresponents a la seva localització física. En el cas de les oficines situades a les dependències de Son Lledó (campus universitari), l’horari d’obertura es correspondrà amb el dels serveis d’aquest edifici.

Article 12. Punts de suport en matèria de registre

Quan les necessitats del servei així ho aconsellin, la Secretària General podrà acordar la creació de punts de suport específics en matèria de registre, que dependran, a l’efecte del present reglament, d’alguna de les oficines de suport i estaran subjectes als seus mateixos principis i normes de funcionament.
Els punts de suport específics estaran vinculats a determinades unitats administratives o, si escau, a procediments concrets, de manera que l’atenció que s’hi presti se circumscriurà a la documentació relativa a tals unitats o procediments.
Els punts de suport específics en matèria de registre poden situar-se a la seu de la unitat administrativa en la qual prestin servei.
La creació, modificació o supressió dels punts de suport específics, així com la seva vinculació amb les unitats administratives o procediments als quals serveixin, s’establiran per resolució de la Secretària General.

Article 13. Publicitat dels serveis de suport

La seu electrònica de la UIB mantindrà actualitzada la publicació de la situació dels dispositius d’accés electrònic, l’adreça i el telèfon de suport electrònic i la ubicació física de les oficines de suport en matèria de registres, dels funcionaris habilitats per prestar serveis de suport mitjançant l’ús de la seva signatura i també dels horaris d’atenció al públic de tots aquests.

Capítol II. Seu electrònica

Article 14. Seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears

La seu electrònica constitueix el punt d’accés per a l’establiment de relacions electròniques amb la Universitat de les Illes Balears i per a l’obtenció d’informació del funcionament del sistema d’administració electrònica de la Universitat de les Illes Balears.
La titularitat de la seu electrònica correspon a la Universitat de les Illes Balears. La gestió i l’administració de la seu corresponen a la Secretària General. La responsabilitat de gestió, continguts i serveis posats a disposició a la seu correspon a cada unitat competent.
La Secretària General exercirà les seves funcions en aquesta matèria amb l’assessorament del Consell Assessor de l’Administració Electrònica.
La seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears està disponible cada dia de l’any durant 24 hores a l’adreça <https://seu.uib.cat/>. Quan per raons tècniques la seu electrònica no pugui estar operativa, aquesta circumstància s’anunciarà amb antelació als usuaris a la pàgina web de la Universitat de les Illes Balears i a la mateixa seu i s’indicaran els mitjans alternatius de consulta i accés disponibles.
La seu electrònica contindrà el següent contingut mínim a disposició dels interessats:
1. La identificació de la seu electrònica, així com de l’òrgan o organisme que n’és titular i els òrgans competents per a la gestió de la informació, serveis, procediments i tràmits que s’hi posen a disposició.
2. La data i l’hora oficial, així com el calendari de dies inhàbils a l’efecte del còmput de terminis aplicable a l’Administració en què s’integri l’òrgan, organisme públic o entitat de dret públic vinculat o dependent que sigui titular de la seu electrònica.
3. La informació sobre qualsevol incidència tècnica que s’esdevingui i impossibiliti el funcionament ordinari del sistema o aplicació que correspongui, així com l’ampliació del termini no vençut que, si escau, hagi acordat l’òrgan competent a causa d’aquesta circumstància.
4. La informació necessària per a la utilització correcta de la seu electrònica, incloent-hi el mapa o la informació equivalent, amb especificació de l’estructura de navegació i les diferents seccions disponibles, i també la relativa a propietat intel·lectual, protecció de dades personals i accessibilitat.
5. La normativa reguladora del registre a què s’accedeixi a través de la seu electrònica.
6. La relació actualitzada dels serveis, procediments i tràmits administratius.
7. La relació actualitzada de les actuacions administratives automatitzades vinculades als serveis, procediments i tràmits descrits a la lletra anterior. Cadascuna s’acompanyarà de la descripció del seu disseny i funcionament, els mecanismes de rendició de comptes i transparència, així com les dades utilitzades en la seva configuració i aprenentatge.
8. Un accés als serveis i tràmits disponibles a la seu electrònica, amb indicació dels terminis màxims de durada dels procediments, excloent-ne les possibles ampliacions o suspensions que, si escau, pugui acordar l’òrgan competent.
9. L’accés al perfil de contractant de la Universitat.
10. Els formularis normalitzats per a presentació de sol·licituds i apoderaments que permetin als interessats presentar simultàniament, si escau, diverses sol·licituds en la forma que s’estableixi.
11. La bústia de queixes i suggeriments.
12. El punt d’accés a la carpeta ciutadana, que inclourà les notificacions electròniques.
13. La relació de sistemes d’identificació i signatura electrònica que siguin admesos o utilitzats, així com els requisits d’accés i signatura en els procediments electrònics.
14. La informació sobre el funcionament i horaris d’atenció al públic dels instruments d’assistència electrònica.
15. La normativa aplicable en matèria d’administració electrònica, transparència i protecció de dades.
16. La publicació del Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears.
17. El tauler electrònic oficial.
18. L’accés al Registre Electrònic General de la Universitat de les Illes Balears.
19. L’accés al Portal de transparència de la Universitat de les Illes Balears.
20. L’accés a la pàgina de protecció de dades de la Universitat de les Illes Balears.
21. El sistema de verificació de l’autenticitat i la integritat dels documents emesos a la seu per als quals s’hagi generat un codi segur de verificació (CSV).
22. Un sistema de verificació dels segells electrònics dels òrgans, organismes públics o entitats de dret públic que abasti la seu electrònica.
23. Els mecanismes de comunicació i procediment de reclamació establerts respecte dels requisits d’accessibilitat dels llocs web i aplicacions mòbils del sector públic.
24. Un servei de consulta del directori geogràfic d’oficines de suport en matèria de registres que permeti a l’interessat identificar la més propera a l’adreça de consulta.
La seu electrònica estarà disponible, almenys, en les llengües oficials de la comunitat autònoma de les Illes Balears.
La seu electrònica de la UIB es regirà per la data i l’hora oficial de la comunitat autònoma de les Illes Balears, on hi ha la seu de la UIB; hi han d’aparèixer de forma visible i s’han d’aplicar les mesures necessàries que en garanteixin la precisió.

Article 15. Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears

La publicitat oficial dels acords i resolucions dels òrgans de govern i representació d’àmbit general de la UIB es durà a terme a través del Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears (FOU) a la seu electrònica i tindrà els mateixos efectes que en una edició impresa.

Article 16. Tauler electrònic oficial

La publicació dels acords, resolucions i actes administratius dels òrgans i serveis de la Universitat de les Illes Balears que, d’acord amb la normativa que resulti aplicable, hagin de publicar-se en un tauler d’anuncis, es durà a terme preceptivament al tauler electrònic oficial de la Universitat de les Illes Balears, que estarà disponible a la seu electrònica.
No obstant això, la publicació d’acords, resolucions i actes emesos pel professorat de la Universitat relatius a l’activitat acadèmica, convocatòries i avaluació poden ser objecte de publicació a Aula digital o en el suport que la substitueixi. Per produir plens efectes jurídics, la publicació ha de garantir les condicions previstes en els apartats següents respecte a les exigències d’integritat i autenticitat i acreditació del moment a partir del qual els interessats varen poder tenir accés al contingut corresponent.
La publicació dels actes administratius en el tauler electrònic oficial de la Universitat de les Illes Balears té caràcter substitutiu de la publicació en el tauler d’anuncis i plens efectes jurídics; per tant, s’han de respectar les exigències d’integritat i autenticitat previstes a la normativa estatal bàsica i en el present reglament.
Es podrà acreditar, a l’efecte del còmput de terminis, el moment a partir del qual els interessats varen poder tenir accés al contingut dels acords, resolucions i actes administratius publicats al tauler electrònic oficial de la Universitat de les Illes Balears.
La normativa específica que reguli el procediment de publicació al tauler electrònic oficial de la Universitat de les Illes Balears serà publicada a l’apartat de la seu electrònica que conté la normativa relacionada amb l’administració electrònica de la Universitat de les Illes Balears.

Article 17. Carpeta ciutadana

Els interessats en els procediments administratius electrònics podran accedir als documents i expedients que els concerneixin a través del servei de carpeta ciutadana que proporcionarà la seu electrònica.

Article 18. Accés als continguts de la seu electrònica

L’accés als continguts de la seu electrònica que tinguin finalitat informativa i no suposin l’establiment d’una relació electrònica amb la Universitat de les Illes Balears serà lliure per als usuaris.
L’accés als continguts i serveis de la seu electrònica no qualificats d’accés lliure d’acord amb les previsions de l’apartat anterior requerirà la identificació de l’interessat. La Universitat de les Illes Balears estarà obligada a verificar la identitat dels interessats amb caràcter previ a l’autorització de l’accés a aquests continguts o serveis. Els sistemes d’identificació admesos per la Universitat de les Illes Balears es publicaran a la seu electrònica de la Universitat i garantiran de forma suficient i segura la identitat de l’interessat.
Per accedir a tràmits que formin part d’un procediment administratiu cal atenir-se al que disposa l’article 6 d’aquest reglament.

Article 19. Seguretat del sistema. Compliment d’estàndards

La seu electrònica disposarà dels mitjans organitzatius i tècnics adequats per garantir la seguretat i interoperabilitat d’acord amb el que preveuen el Reial decret 3/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema nacional de seguretat en l’àmbit de l’administració electrònica, i el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema nacional d’interoperabilitat en l’àmbit de l’administració electrònica.

Article 20. Protecció de dades. Compliment de normes

El funcionament de la seu electrònica garantirà la confidencialitat de les comunicacions d’acord amb les previsions de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, i els drets dels ciutadans en les seves relacions amb l’administració d’acord amb les previsions d’aquest reglament i de la resta de normativa aplicable en matèria de protecció de dades.

Capítol III. Registre Electrònic General de la UIB i altres registres

Article 21. Registre Electrònic General de la Universitat de les Illes Balears

El Registre Electrònic General de la Universitat de les Illes Balears és únic, electrònic i accessible des de la seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears.
Inclourà, d’acord amb els principis i normes que regeixen el seu funcionament, l’assentament d’entrada dels documents presentats o rebuts al dit registre adreçats a òrgans, unitats o centres dependents de la Universitat de les Illes Balears o d’altres administracions públiques, així com el registre de sortida de documents administratius expedits per la dita universitat adreçats a altres òrgans o particulars i a altres administracions públiques.
A través del REG-UIB també es podran presentar documents per remetre’ls telemàticament a altres administracions públiques i entitats del sector públic institucional que estiguin integrades al Sistema d’Interconnexió de Registres.
Les notificacions electròniques que es practiquin des de l’àmbit de qualsevol administració o organisme públic adreçades a la Universitat de les Illes Balears seran rebudes exclusivament pel REG-UIB a l’efecte del compliment de les previsions de l’article 16 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre. Amb aquesta finalitat s’utilitzarà el sistema d’identificació i autenticació que, per a l’accés a les corresponents seus electròniques, adreces electròniques habilitades o altres mitjans de notificació, estableixin les diferents administracions o organismes públics.
La recepció de les notificacions electròniques posades a disposició de la Universitat de les Illes Balears per les diferents administracions i organismes públics comporta la realització de les actuacions necessàries a l’efecte, com ara acceptació, accés al contingut, signatura de les notificacions electròniques i qualsevol altra que resulti pertinent.
El REG-UIB serà plenament interoperable, de manera que se’n garanteixi la compatibilitat informàtica i interconnexió amb els registres electrònics de les altres administracions públiques, com també s’ha de garantir la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin a qualsevol dels registres.
Els usuaris assumeixen amb caràcter exclusiu la responsabilitat de la custòdia dels elements necessaris per a la seva autenticació en l’accés a aquests serveis, l’establiment de la connexió precisa i la utilització de la signatura electrònica, així com de les conseqüències que es puguin derivar de l’ús indegut, incorrecte o negligent d’aquests elements. Igualment serà responsabilitat de l’usuari l’adequada custòdia i maneig dels fitxers que li siguin retornats pel registre electrònic com a justificant de recepció.
La informació sobre el REG-UIB exigida per la normativa vigent es publicarà a la seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears.

Article 22. Registre d’apoderaments

Es crearà un registre d’apoderaments de la Universitat de les Illes Balears en què s’inscriuran, almenys, els poders de caràcter general que atorguin els interessats per fer tràmits en els procediments en què sigui part la Universitat de les Illes Balears.
La seu electrònica de la Universitat de les Illes Balears ha de recollir models de poders inscriptibles, que han de correspondre a alguns dels models prevists a l’article 6.4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.

Article 23. Registre de funcionaris habilitats per a la identificació i signatura per autorització i per a l’expedició de còpies autèntiques

Al REG-UIB hi haurà un registre de funcionaris de la Universitat de les Illes Balears habilitats per a la identificació i signatura per autorització i per a l’expedició de còpies autèntiques, en què figuraran inscrits, almenys, els funcionaris destinats a les oficines de suport en matèria de registres, així com aquells que tinguin atribuïdes aquestes funcions.
Per a la posada en funcionament del registre previst a l’apartat anterior es crearà un registre electrònic de funcionaris habilitats de la Universitat de les Illes Balears.

Article 24. Ampliació de terminis per interrupció del servei per incidències tècniques

Quan una incidència tècnica que correspongui a l’Administració hagi impossibilitat el funcionament ordinari del sistema o aplicació, la Universitat de les Illes Balears haurà de comunicar aquest fet als usuaris i els indicarà el sistema alternatiu de registre que poden utilitzar mentre duri la interrupció.

Si escau, es produirà una ampliació dels terminis no vençuts i s’haurà de publicar a la seu electrònica tant la incidència tècnica esdevinguda com l’ampliació concreta del termini no vençut.

Article 25. Presentació de documents

Les persones obligades a relacionar-se electrònicament amb la Universitat de les Illes Balears per mitjans electrònics han de presentar les seves sol·licituds, escrits i comunicacions en format electrònic a través de la seu electrònica.
Les persones que no estiguin obligades a relacionar-se electrònicament amb la Universitat a través de mitjans electrònics poden presentar les seves sol·licituds, escrits i comunicacions en format paper. En aquest cas, els presentaran a les oficines de suport en matèria de registres, i el personal encarregat digitalitzarà els documents presentats i els retornarà a l’interessat.
En cas que els objectes o documentació que es presentin no puguin ser digitalitzats, el personal de l’oficina de suport en matèria de registres els trametrà en un sobre tancat a la unitat que hagi de realitzar el tràmit, acompanyats d’un escrit de remissió amb el número de registre.
La presentació d’un document al REG-UIB generarà un assentament de presentació que reflectirà la informació següent:
1. Data i hora de presentació.
2. Identificació de l’interessat.
3. Òrgan administratiu remitent, si escau.
4. Persona o unitat a la qual es tramet.
5. Referència a la naturalesa i al contingut del document que es tramet.
La vàlida presentació d’un document quedarà acreditada a través d’un rebut expedit pel REG-UIB consistent en una còpia autenticada del document presentat, amb data i hora de la presentació i número d’entrada de registre.
L’ordre d’inscripció dels assentaments al REG-UIB dependrà de l’ordre temporal de la presentació vàlida dels documents.
No es tindran per presentats al registre els documents i informació que tinguin un altre règim específic de presentació.

Article 26. Admissió de documents

El REG-UIB admetrà qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació adreçat als òrgans de la Universitat de les Illes Balears o als altres òrgans de les restants administracions públiques i altres entitats que pertanyin al sector públic institucional amb adhesió al Sistema d’Interconnexió de Registres.

Article 27. Comunicacions internes

Es consideraran comunicacions internes aquelles en què tant l’emissor com el receptor siguin òrgans, serveis, unitats administratives i persones que pertanyin a la Universitat de les Illes Balears.
Al REG-UIB no s’anotaran les comunicacions internes, excepte si han de ser objecte d’un procediment administratiu.

Article 28. Característiques dels assentaments

Cada document registrable que es rebi al sistema de registre tindrà el seu assentament registral, d’entrada o de sortida, que ha d’incloure, com a mínim, les dades següents:
1. Un número o codi de registre.
2. Naturalesa de l’assentament d’entrada o sortida.
3. Data i hora de presentació.
4. Un resum de l’assumpte del document.
5. La identificació de l’interessat o, si escau, del representant o funcionari habilitat.
6. L’òrgan administratiu remitent, si és procedent.
7. L’òrgan i/o administració al qual s’adreça el document electrònic.
8. La referència al procediment amb el qual es relaciona, si escau.
Les oficines de suport en matèria de registres lliuraran el rebut acreditatiu en el moment de la presentació de la sol·licitud, l’escrit o la comunicació de manera presencial.

Article 29. Condicions tècniques dels documents a efectes de la presentació al Registre Electrònic General i causes de possible rebuig dels documents admissibles

Les condicions tècniques dels documents als efectes de presentació al REG-UIB es publicaran a la seu electrònica.
En cas d’error tècnic en la incorporació de documents, l’interessat podrà esmenar-lo mitjançant la presentació el dia hàbil següent, en suport físic, del document de què es tracti al Registre General de la Universitat per dur-ne a terme la digitalització, i el document s’incorporarà al seu expedient. L’esmena exigirà, en tot cas, acreditació documental suficient, a criteri de la Universitat, de l’existència de l’error tècnic, i en cap cas no podrà aplicar-se en procediments de concurrència competitiva.
Es podran rebutjar els documents electrònics en els casos següents:
1. Quan tinguin un codi maliciós susceptible d’afectar la integritat o seguretat dels sistemes informàtics.
2. En cas d’utilitzar models normalitzats de documents, quan no s’emplenin els camps requerits com a obligatoris en la resolució d’aprovació del document corresponent, quan continguin incongruències o omissions que n’impedeixin el tractament o quan no siguin documents ben formats respecte a la definició del seu format.

Article 30. Còmput de terminis

El registre electrònic es regeix, a l’efecte de còmput dels terminis imputables tant a la UIB com als interessats, per la data i l’hora oficial de la seu electrònica. Per tant, el calendari i l’hora de referència seran els vigents a Palma, indicats pel sistema d’informació que doni suport al registre electrònic.
A efectes del funcionament del REG-UIB, es tindran en compte les regles següents:
1. Els terminis es poden expressar en anys, mesos, dies, hores i minuts. Els terminis expressats en hores no poden tenir una durada superior a vint-i-quatre hores; en aquest cas, s’han d’expressar en dies. Els terminis expressats en minuts no poden tenir una durada superior a seixanta minuts; en aquest cas, s’han d’expressar en hores.
2. Llevat que una llei estableixi el contrari, el còmput de terminis per dies es farà tenint en compte els dies hàbils. No es consideren dies hàbils els dissabtes ni diumenges ni els declarats festius locals de la ciutat de Palma. A aquests efectes, tampoc no es consideraran hàbils els dies que ho siguin al municipi de residència de l’interessat o al de la seu d’una altra Administració pública però no ho siguin a la ciutat de Palma.
Els dies parcialment hàbils seran considerats dies inhàbils.
Per al còmput de terminis a efectes del funcionament del REG-UIB, la presentació d’un escrit en un dia inhàbil per a la UIB s’entendrà efectuada a la primera hora del dia hàbil següent, tot i que a l’assentament constarà la data i l’hora en què efectivament s’ha rebut el document presentat.
El funcionament del REG-UIB és independent del calendari laboral i lectiu de la Universitat de les Illes Balears. La Universitat de les Illes Balears ha d’adoptar les mesures necessàries per coordinar el funcionament del registre electrònic amb el calendari lectiu i laboral de la Universitat. Això no obstant, els períodes de tancament oficial de la Universitat determinaran la suspensió del còmput dels terminis de resolució.
En cap supòsit la presentació telemàtica dels documents a què es refereix aquest reglament no implica l’ampliació dels terminis establerts per l’ordenament jurídic.

Article 31. Supervisió i gestió dels registres electrònics

El REG-UIB i la resta de registres creats a l’empara d’aquest reglament depenen de la Secretaria General i estan sota la supervisió general de la Secretària General de la Universitat de les Illes Balears.

Capítol IV. Consell Assessor de l’Administració Electrònica

Article 32. Consell Assessor de l’Administració Electrònica

El Consell Assessor de l’Administració Electrònica de la Universitat de les Illes Balears és l’òrgan col·legiat assessor de la Secretària General en matèria d’administració electrònica.
El Consell s’ha de reunir almenys una vegada al semestre i serà convocat pel seu secretari a instàncies de la presidenta. La convocatòria s’enviarà als correus electrònics expressament indicats pels seus membres amb una antelació mínima de cinc dies hàbils i ha de quedar constància de la recepció. Quedarà vàlidament constituït quan hi siguin presents, almenys, la meitat dels seus membres, entre els quals hi ha d’haver el president i el secretari. L’adopció d’acords s’ha d’efectuar per majoria de vots. A l’efecte d’adopció d’acords, en cas d’empat, el vot del president té caràcter diriment.
El Consell Assessor de l’Administració Electrònica elevarà al Consell de Govern un informe anual sobre l’estat d’implantació dels serveis electrònics en la gestió administrativa de la Universitat de les Illes Balears.

Article 33. Composició del Consell

El Consell Assessor de l’Administració Electrònica és compost pels membres següents:
1. La Secretària General, que el presideix.
2. La vicerectora responsable de les infraestructures tecnològiques.
3. La Gerenta.
4. El director del Servei de Biblioteca i Documentació o la persona que delegui.
5. El director del Servei d’Aplicacions i Serveis TIC o la persona que delegui.
6. El cap de l’Assessoria Jurídica o la persona que delegui.
7. Un assessor tècnic de l’àrea d’Informàtica, que en serà el secretari.
La presidenta del Consell, per pròpia iniciativa o a proposta d’algun dels seus membres, podrà convidar a assistir a les sessions, amb veu però sense vot, les persones que consideri convenients a la vista de la naturalesa dels assumptes que conformin l’ordre del dia.

Article 34. Funcions del Consell

Correspon al Consell Assessor de l’Administració Electrònica impulsar la implantació i el desenvolupament del sistema d’administració electrònica a la Universitat de les Illes Balears i vetllar pel compliment de les previsions del present reglament i altres principis i drets que informen el procediment administratiu electrònic, amb especial referència al dret a la protecció de dades de caràcter personal.
Són funcions del Consell:
1. Elaborar un informe anual, que serà elevat al Consell de Govern, sobre les actuacions més rellevants del Consell.
2. Emetre informes sobre els programes i aplicacions que s’utilitzin per implementar els procediments de l’administració electrònica de la Universitat de les Illes Balears.
3. Proposar les línies d’actuació que han de seguir-se per a la incorporació de noves eines i instruments per al desenvolupament del procediment administratiu electrònic, incloent un ordre de prioritat d’implantació.
4. Elevar als òrgans competents, en cada cas, les propostes d’adaptació dels mitjans humans o materials, així com d’adopció o modificació de les seves normes reguladores, que resultin necessàries o convenients en relació amb el desenvolupament o millora del sistema d’administració electrònica de la Universitat.
5. Proposar cursos que guardin relació amb l’administració electrònica.
6. Qualssevol altres funcions que li siguin encomanades pel Rector o el Consell de Govern.

Article 35. Grups de treball

Hi podrà haver, en coordinació amb el Consell Assessor de l’Administració Electrònica, grups de treball la composició i el nombre de membres dels quals seran determinats pel Rector a proposta del Consell. Els membres d’aquests grups de treball també podran ser-ho del Consell.
Aquests grups de treball tindran com a comesa l’assistència al Consell en la preparació i l’elaboració dels documents i informes esmentats a l’article anterior, així com qualsevol altra labor de suport a aquest.

Capítol V. Document i expedient electrònic

Article 36. Document i expedient electrònic

La Universitat de les Illes Balears produirà documents administratius electrònics en l’exercici de la seva activitat.
Els documents electrònics rebuts o produïts per la Universitat de les Illes Balears incorporaran les metadades mínimes exigides per l’Esquema nacional d’interoperabilitat, així com les altres que estableixi la Universitat en el seu esquema de metadades. Llevat que sigui automàtica, la incorporació de metadades al document electrònic l’ha de fer obligatòriament l’òrgan o la unitat que actuï en cada cas.
Els documents electrònics s’han de conservar en un format que en garanteixi l’autenticitat, la integritat, la traçabilitat i la consulta. Els formats han de ser objecte d’actualització periòdica quan això sigui necessari per a la consecució de qualsevol de les finalitats indicades.
L’eliminació dels documents electrònics ha de seguir la mateixa normativa aplicable a la resta de documentació universitària.
Tots els documents electrònics han d’anar classificats des del moment de la seva incorporació a l’expedient, d’acord amb el que figuri al quadre de classificació de documents de l’arxiu administratiu.
L’expedient electrònic serà integrat pels documents electrònics corresponents a un mateix procediment i recollits a l’índex. Un mateix document electrònic pot pertànyer a diversos expedients.
Hi pot haver expedients electrònics d’assumptes, que recolliran tots els documents corresponents a un mateix tema o persona i que es tancaran amb l’índex electrònic corresponent.
Tot expedient electrònic ha de formar part d’una sèrie documental, que serà incorporada al catàleg de sèries documentals, i estarà convenientment classificat d’acord amb el que estableix el quadre de classificació de l’arxiu administratiu de la Universitat.

Article 37. Arxiu electrònic únic

Es disposa la creació i el manteniment d’un arxiu electrònic únic que serà integrat a l’arxiu administratiu de la Universitat de les Illes Balears. En aquest arxiu es recolliran tots els documents administratius electrònics i les seves metadades corresponents a procediments finalitzats per qualsevol òrgan, servei, centre o unitat de la Universitat, o els d’altres persones jurídiques que gestionin serveis universitaris pel que fa a aquests serveis (amb la inclusió de les empreses en què la participació de la Universitat sigui majoritària). També en formaran part tots aquells altres documents que tinguin valor probatori relatiu als interessos de la UIB i a les seves relacions amb els ciutadans.
Durant la fase de creació, ús i tramitació i fins a la seva configuració com a documents definitius que no admeten modificacions, els documents electrònics es conservaran en un sistema de gestió de documents electrònics que podrà compartir amb l’arxiu els mitjans tècnics que n’assegurin el tractament i conservació. Es considerarà finalitzat el tràmit quan el document hagi estat arxivat i inclòs a l’arxiu electrònic únic.
La Universitat de les Illes Balears articularà les mesures necessàries per garantir la integritat i la conservació de l’arxiu electrònic únic i, en tot cas, establirà un sistema de còpies de seguretat de caràcter periòdic.
Els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents han de disposar de les mesures de seguretat que s’estableixin, que han de complir els requisits mínims prevists a l’Esquema nacional de seguretat, i han de garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents arxivats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, així com el compliment de les garanties previstes a la legislació de protecció de dades.
El Servei de Biblioteca i Documentació, mitjançant la Unitat de Gestió Documental i Arxiu ha d’elaborar, proposar per a l’aprovació pertinent i dur a terme el manteniment i actualització del quadre de classificació, que tindrà caràcter funcional, d’acord amb la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears.

Disposicions addicionals

Primera. Transformació de les actuals oficines de registre en oficines de suport en matèria de registres

L’actual oficina de Registre General, situada a Son Lledó, es transforma en Oficina Principal de Suport en Matèria de Registres.

Segona. Interoperabilitat amb els registres d’altres administracions públiques

Per complir amb les previsions legals en matèria de registre electrònic, registre electrònic d’apoderament, registre de funcionaris habilitats, així com per disposar d’altres serveis, la Universitat de les Illes Balears es podrà adherir a les eines i plataformes d’altres administracions públiques i a la vegada impulsar les adaptacions tècniques que resultin necessàries per aconseguir la plena interoperabilitat.

Tercera. Habilitació de desenvolupament

Es faculta el Consell de Direcció i la Secretària General de la UIB per interpretar i desenvolupar el present reglament, per la qual cosa poden dictar totes les instruccions necessàries per a la seva correcta aplicació.

Quarta. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquest reglament apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Disposició transitòria

Única. Règim transitori

Fins que tots els procediments no siguin a la seu electrònica de la Universitat, es podran fer servir altres punts d’accés per iniciar-los.
Es pot continuar fent ús dels mitjans de tramitació de procediments de gestió administrativa actualment vigents fins a la total implantació d’aquests a la plataforma de tramitació electrònica.
La Universitat de les Illes Balears està pendent de l’adhesió al registre electrònic de funcionaris habilitats de l’Administració general de l’Estat o als que ofereixin altres administracions públiques, mitjançant la subscripció, si escau, del conveni corresponent.

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

Queda expressament derogada la normativa que s’indica tot seguit:
- Acord executiu 3727/1997, de 25 de novembre, sobre organització i funcionament del Registre de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 141, de 19 de desembre).
- Acord executiu 3757/1997, de 16 de desembre, pel qual s’ajorna l’entrada en vigor del Reglament d’organització i funcionament del Registre de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 142, de 23 de desembre).
- Acord executiu 3879/1998, de 24 de març, pel qual es crea un registre auxiliar al Servei d’Alumnes (FOU núm. 145, de 27 de març).
- Acord executiu 8298/2008, de 15 de gener, pel qual es crea una unitat de registre a l’edifici cientificotècnic (FOU núm. 292, d’1 de febrer).
- Acord normatiu 10444/2012, de 29 d’octubre, pel qual s’aprova el Reglament de la seu electrònica de la UIB (FOU núm. 373, de 16 de novembre).
- Acord normatiu 11504/2015, de 18 de setembre, pel qual s’aprova el Reglament del registre electrònic de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 419, de 25 de setembre).
- Acord executiu 12905/2018, de 13 de novembre, pel qual es crea i regula el registre de funcionaris habilitats per a la identificació i l’autenticació de ciutadans en l’àmbit de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 471, de 16 de novembre), així com les modificacions i complecions posteriors aprovades pels acords executius 13024/2019, de 19 de febrer (FOU núm. 478, de 8 de març), 13150/2019, de 18 de juny (FOU núm. 484, de 30 de juliol), 13523/2020, de 12 de maig (FOU núm. 498, de 22 de maig), 13708/2020, de 3 de novembre (FOU núm. 505, de 20 de novembre), 13979/2021, de 27 d’abril (FOU núm. 517, de 21 de maig), i 14180/2021, de 22 de setembre (FOU núm. 526, de 15 d’octubre).
- Acord executiu 13978/2021, de 27 d’abril, pel qual es regulen les oficines d’assistència en matèria de registre de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 517, de 21 de maig).
Així mateix, s’entendran derogades totes les disposicions de la UIB que s’oposin al que estableix el present reglament.

Disposició final

Única. Entrada en vigor

La present normativa entrarà en vigor l’endemà de publicar-se al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot