Les normes d’execució del pressupost de la UIB regulen la gestió de la despesa pressupostària tant pel que fa als òrgans competents per executar-la com al procediment per tramitar-la, segons si és despesa centralitzada o descentralitzada.

Per altra banda, els actes administratius derivats de l’execució del pressupost de despeses han de ser objecte de registre en els documents de comptabilitat.

Aquest acord desenvolupa el procediment i els serveis competents per tramitar els documents comptables que es produeixen a partir de la fase d'autorització de la despesa.

Pel que s’ha exposat anteriorment i fent ús de les competències que li atribueix l’article 27.1.a) i h) dels Estatuts d'aquesta universitat, el Consell de Direcció, a la sessió del dia d’avui, ha aprovat la tramitació de documents comptables en els termes següents:

Article 1. Contingut dels expedients de gestió de la despesa pressupostària

Les actuacions per gestionar una despesa pressupostària quedaran reflectides a l’expedient corresponent, tret que aquest no sigui procedent d’acord amb el que estableixen les normes d’execució del pressupost. A aquest efecte, segons correspongui, s’adjuntarà al document comptable l'acord o resolució administrativa pel qual s’aprova o es disposa la despesa, es reconeixen obligacions o se n’ordena el pagament.

No obstant això, els actes administratius de gestió de crèdits podran estar suportats sobre els documents comptables que han de servir de base per a la nota d’intervenció, sempre que hi constin tots els requisits necessaris per a la seva eficàcia. En aquests casos, el mateix document comptable té validesa com a justificant d’haver fet l'acte administratiu i com a document comptable.

Quan resulti procedent que signin els responsables de les analítiques, constarà la signatura dels administradors de centre o dels responsables de la unitat administrativa competent, que es limitarà a certificar que el responsable de l’analítica és qui signa el document i que l’aplicació pressupostària és l’adequada.

Els documents comptables estaran signats pel titular dels serveis administratius responsables de tramitar-los o la persona que tingui encomanada la gestió comptable, que farà constar que ha comprovat els requisits que, per a cada categoria de document, disposen els articles següents.

Article 2. Tramitació dels documents comptables d’aprovació o d’autorització de despesa (document A)

L'autorització és l'acte administratiu pel qual l’òrgan competent de gestionar una despesa amb càrrec a un crèdit pressupostari n’aprova la realització, en determina la quantia de manera certa, o bé de la més aproximada possible quan no pugui calcular-la exactament, i reserva per a aquesta finalitat el crèdit pressupostari corresponent.

Perquè l’òrgan competent pugui autoritzar la despesa, els serveis administratius expediran un document A, d'autorització de despeses d'exercici corrent, per l'import d'aquesta quantia que correspongui al pressupost de l’exercici en curs.

Els serveis administratius descentralitzats tramitaran els documents comptables A corresponents a les analítiques vinculades als seus àmbits de gestió, tret que, d’acord amb el que s’estableix als apartats següents, l’expedició correspongui a l’OSR, al Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica o al Servei de Comptabilitat.

L’OSR tramitarà els documents comptables A corresponents a les despeses subjectes al seu control d’elegibilitat, sempre que no siguin expedients de contractació subjectes a l’LCSP.

El Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica tramitarà els documents comptables A corresponents als expedients de contractació la tramitació dels quals sigui competència seva.

El Servei de Comptabilitat tramitarà els documents comptables A per a despeses d’una quantia igual o superior a 5.000 euros (IVA exclòs), tret que sigui competent alguna de les unitats administratives esmentades.

Els documents comptables A, d'autorització de despesa, els signarà el titular del servei o unitat administrativa responsable de tramitar-los, o la persona que hi tingui encomanada la gestió comptable, un cop s’hagi comprovat:

• Que consta l’autorització del responsable de l’analítica per imputar la despesa a la partida pressupostària corresponent.
• Que hi ha crèdit pressupostari i que la classificació econòmica de l’aplicació pressupostària proposada és l'adequada a la naturalesa de la despesa que es proposa contreure.

Finalment, els documents A es trametran als òrgans competents perquè resolguin l’aprovació de la despesa.

Article 3. Tramitació dels documents comptables de disposició o compromís de la despesa (document D)

El compromís de despeses o disposició és l'acte administratiu en virtut del qual l’òrgan competent acorda o concerta amb un tercer, després d’haver passat els tràmits establerts per la normativa vigent, la realització d'obres, l’adquisició de béns, la prestació de serveis o la realització de transferències o subvencions que prèviament hagin estat autoritzades.

La competència per comprometre la despesa de l’expedició del document comptable D correspon a:

1. Els serveis administratius descentralitzats, pel que fa a les analítiques vinculades als seus àmbits de gestió, incloses les analítiques corresponents a despeses imputables a projectes subjectes a control d’elegibilitat per part de l’OSR, quan siguin despeses de quantia inferior a 5.000 euros (IVA exclòs).
2. L’Oficina de Suport a la Recerca, per a les despeses d’una quantia igual o superior a 5.000 euros (IVA exclòs) corresponents a projectes subjectes a control d’elegibilitat, tret que la competència per expedir-los i tramitar-los sigui del Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica.
3. El Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica, per a les despeses corresponents als expedients de contractació la tramitació dels quals sigui competència seva.
4. El Servei de Comptabilitat, per a despeses d’una quantia igual o superior a 5.000 euros (IVA exclòs) quan no sigui competent alguna de les unitats administratives esmentades.

Els documents comptables D, de compromís de despesa, d’una quantia inferior a 5.000 euros (IVA exclòs) els signarà el titular del servei o unitat administrativa responsable de tramitar-los o la persona que hi tingui encomanada la gestió comptable. Els documents comptables D, de compromís de despesa, d’una quantia igual o superior a 5.000 euros (IVA exclòs) els signarà la Gerenta.

Als documents D de compromís de despesa, s’hi unirà la resolució, acte administratiu o acord d’adjudicació en el qual es formalitzi el compromís de la Universitat.

Finalment, constarà el compromís de la despesa de l’òrgan competent d’acord amb el que estableixen les normes d’execució del pressupost.

Article 4. Tramitació dels documents comptables de reconeixement d’obligacions (document O)

El reconeixement de l'obligació és l'acte administratiu en virtut del qual l’òrgan competent accepta formalment, amb càrrec al pressupost de la Universitat, un deute a favor d'un tercer com a conseqüència de l'acompliment per part d'aquest de la prestació a què s'ha compromès, segons el principi de servei fet, o bé, en el cas d'obligacions no recíproques, com a conseqüència del naixement del dret d'aquest tercer en virtut de la llei o d'un acte administratiu.

Prèviament al reconeixement de les obligacions, s’ha d'acreditar documentalment la realització de la prestació o el dret del creditor, de conformitat amb els acords que al seu dia foren presos i que comprometeren la despesa.

Perquè l’òrgan competent acordi el reconeixement de l’obligació, els serveis administratius descentralitzats expediran un document comptable O, la tramitació del qual correspondrà a:

1. El mateix servei administratiu descentralitzat, quan es tracti de despeses d’una quantia inferior a 5.000 euros (IVA exclòs) corresponents a les analítiques vinculades als seus àmbits de gestió, excepte que es tracti de despeses derivades de projectes d’investigació gestionats per l’Oficina de Suport a la Recerca (OSR), les factures dels quals s’han de trametre a la secció de gestió econòmica de l’OSR perquè faci el seguiment de l’elegibilitat segons les condicions particulars de cada projecte.
   Respecte de despeses de proveïdors de la Unió Europea i de tercers països, pagaments amb retenció a compte de l’IRPF, pagaments en formalització i documents de càrrecs intercentres, el servei administratiu descentralitzat, un cop s’hagi signat el document comptable O, l’enviarà al Servei de Comptabilitat, perquè en comprovin aspectes relacionats amb declaracions fiscals (en els casos de despeses de proveïdors de la Unió Europea i tercers països i pagaments amb retenció a compte de l’IRPF) i comprovin l’adequació a la normativa dels pagaments acompte de caixa fixa i de comptabilització de l’abonament corresponent al càrrec intercentre. Aquestes comprovacions quedaran reflectides al comptabilitzat del programa CTB per als pagaments de proveïdors de la Unió Europea i tercers països i els subjectes a retenció a compte de l’IRPF i a la relació de comptabilització que es generarà pels pagaments acompte de caixa fixa i els de càrrecs intercentres.
   La resta de documents comptables O es remetran al Servei de Pressupost i Tresoreria perquè els tramiti.
2. L’Oficina de Suport a la Recerca tramitarà els documents comptables O per a despeses corresponents a projectes subjectes al seu control d’elegibilitat, tret que la competència per tramitar-los correspongui al Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica.
3. El Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica tramitarà els documents comptables O corresponents als expedients de contractació la tramitació dels quals sigui competència seva.
4. El Servei de Comptabilitat tramitarà els documents comptables O per a despeses d’una quantia igual o superior a 5.000 euros (IVA exclòs) quan no sigui competent alguna de les unitats administratives esmentades.

Als documents comptables O, de reconeixement d'obligacions, s'hi adjuntarà la documentació que acrediti la realització de la prestació o el dret del creditor, de conformitat amb els acords que al seu dia autoritzaren i comprometeren la despesa.

Els documents comptables O, de reconeixement d’obligacions, els signarà el titular del servei o unitat administrativa responsable de tramitar-los o la persona que hi tingui encomanada la gestió comptable, un cop s’hagi comprovat:

• Que hi consta la signatura del responsable de l’analítica.
• Que la documentació justificativa del reconeixement identifica el creditor, l'import de les obligacions reconegudes i la causa del reconeixement.
• Que la factura, quan resulti procedent, compleix els requisits previst per les normes d’execució del pressupost i està degudament realitzada pel responsable.
• Que s’ha fet la fitxa d’inventari quan resulti procedent. Aquesta fitxa s’ha d’enviar al Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica.

Finalment, constarà el reconeixement de l’obligació de l’òrgan competent d’acord amb el que estableixen les normes d’execució del pressupost.

Article 5. Especial referència a les despeses relatives al pagament dels havers i altres emoluments de personal, així com les relatives a quotes de la Seguretat Social

L’expedició i la tramitació dels documents comptables de la nòmina del personal de la UIB, així com la Seguretat Social i altres prestacions socials del capítol 1 a càrrec de la Universitat, correspon al Servei de Nòmines de la UIB.

L’expedició dels documents comptables corresponents a l’aprovació de les despeses de personal (salaris, quotes patronals i indemnitzacions per finalització de contracte) contractat amb càrrec al capítol 6 i el pagament a becaris, amb independència de l’import, corresponen als serveis administratius descentralitzats. La tramitació d’aquests documents comptables d’aprovació de despeses de personal la faran els serveis administratius descentralitzats quan l’import sigui inferior a 5.000 euros, i l’OSR o el Servei de Comptabilitat quan siguin imports superiors. Per descentralitzar les operacions de despeses al Servei de Nòmines i Seguretat Social, els documents comptables d’aprovació de les despeses de personal s’enviaran al Servei de Comptabilitat o a l’OSR, que, una vegada finalitzat el procés de selecció de personal o becari, expedirà la comanda i la descentralitzarà al Servei de Nòmines i Seguretat Social perquè pugui expedir i tramitar els reconeixements d’obligació corresponents.

Els documents comptables corresponents a les despeses de complements salarials i les quotes corresponents a la Seguretat Social els expediran i tramitaran les àrees administratives o el Servei de Comptabilitat, segons el criteri per a les despeses generals. Els documents comptables O de reconeixement d’obligacions s’enviaran al Servei de Comptabilitat perquè prepari les relacions al Servei de Nòmines i Seguretat Social perquè les inclogui a la nòmina. Cada mes, el Servei de Comptabilitat adjuntarà a la nòmina la relació d’aquests complements salarials, signada pel cap del Servei de Comptabilitat o la persona que tingui encomanada aquesta tasca. Aquesta relació servirà per comptabilitzar l’ordenació de pagament.

La comptabilització del reconeixement de la nòmina de cada mes quedarà reflectida en un únic document expedit i tramitat pel Servei de Nòmines de la UIB, que recollirà totes les firmes de les aprovacions dels actes i de la comptabilització. El Servei de Comptabilitat comprovarà que els imports detallats quadren i inclourà aquests actes comptabilitzats als resums de nòmines mensuals del programa de CTB amb una relació anomenada de comptabilització. Aquesta relació la signarà la cap del Servei de Comptabilitat i servirà per comptabilitzar l’ordenació de pagament.

Article 6. Tramitació dels documents comptables d’ordenació de pagaments (document P)

L’ordenació de pagaments és l’acte administratiu mitjançant el qual, després de la comprovació documental oportuna del dret del creditor, s’ordena pagar les obligacions prèviament reconegudes contra la tresoreria de la Universitat.

Els documents comptables P d’ordenació de pagaments els tramitarà el Servei de Pressupost i Tresoreria, als quals s’haurà d’adjuntar la documentació suficient que justifiqui el compliment de l’obligació.

Els documents comptables P els signarà el cap del Servei Pressupost i Tresoreria un cop hagi comprovat que l’ordenació de pagament l’ha adoptat l’òrgan competent d’acord amb el que estableixen les normes d’execució del pressupost.

Article 7. Acumulació de fases de despesa

En els termes establerts a les normes d’execució del pressupost, es poden acumular en un mateix acte administratiu més d’una de les fases de gestió de la despesa. L'acumulació produeix els mateixos efectes que si aquestes fases s'acordassin en actes administratius separats.

Article 8. Relació de documents comptables

Els documents comptables individuals es poden substituir per una relació dels documents comptables, que es tramitarà d’acord amb els requisits establerts als articles anteriors.

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

Queda derogat l’Acord executiu 12767/2018, de 15 de maig, sobre la tramitació de despeses de contractes menors i altres modificacions en el tràmit de documents comptables de reconeixement d'obligacions (FOU núm. 466, de 15 de juny).

Disposició final

Única. Entrada en vigor

Aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà de publicar-se al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, en la data de la signatura electrònica
El Rector,
Jaume Carot