La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, determina l’obligació de totes les administracions públiques d’actualitzar les oficines de registre actuals i convertir-les en oficines d’assistència en matèria de registre.

Aquesta regulació és necessària per complir la legislació vigent, contribuir a fomentar l’eficàcia de l’activitat administrativa i aconseguir un sistema de garantia interna i externa dels documents presentats davant la nostra institució, així com prestar suport als interessats no recollits a l’article 14.2 de la llei esmentada i complir altres requisits que s’hi estableixen.    

Per tot el que s’ha dit, el Consell de Direcció, fent ús de la competència que li atribueix l’article 27.1.h) dels Estatuts d’aquesta universitat, ha aprovat la normativa per la qual es regulen les oficines d’assistència en matèria de registre de la Universitat de les Illes Balears en els termes que s’indiquen tot seguit:

Article 1. Objecte

La present normativa té com a objecte la regulació de les oficines d’assistència en matèria de registre de la Universitat de les Illes Balears.

Article 2. Àmbit d’aplicació

Aquesta normativa és aplicable a tota la comunitat universitària, així com a totes aquelles persones que s’hi relacionen.  

Article 3. Localització i identificació

La distribució de les oficines d’assistència en matèria de registre queda de la manera següent:

a) Palma

• Registre General de la Universitat, Son Lledó, campus universitari, carretera de Valldemossa, km 7.5.

b) Seu universitària de Menorca

• Serveis administratius, carrer de Santa Rita, 11, Alaior.

c) Seu universitària d’Eivissa i Formentera

• Serveis administratius, carrer del Calvari, 1, Eivissa.

Article 4. Funcions

Les funcions de les oficines d’assistència en matèria de registre són:

1. Registrar els documents presentats de manera presencial a les oficines d’assistència en matèria de registre. Els documents han de ser digitalitzats per poder incorporar-los a l’expedient electrònic administratiu, i es retornarà l’original als interessats, sens perjudici d’aquells supòsits en què la normativa determini la custòdia a càrrec de la Universitat dels documents presentats o resulti obligatori presentar documents o objectes no susceptibles de digitalització.  
   Reglamentàriament, la Universitat de les Illes Balears pot establir l’obligació de presentar determinats documents per mitjans electrònics per a certs procediments i col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius, quedi acreditat que tenen accés als mitjans electrònics necessaris i en tinguin disponibilitat.
2. Expedir còpies autèntiques electròniques dels documents en suport electrònic o en paper que presentin els interessats i que s’incorporin a un expedient administratiu.
3. Assistir els interessats que ho sol·licitin en l’ús dels mitjans electrònics no inclosos als apartats 2 i 3 de l’article 14 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
4. Assistir els interessats en la identificació i la signatura electrònica. La Universitat de les Illes Balears disposa d’un registre de funcionaris habilitats que poden assistir l’interessat en la identificació o signatura electrònica i en la presentació de sol·licituds corresponents a un procediment.
5. Realitzar les notificacions o comunicacions quan l’interessat o el seu representant comparegui de manera espontània en una oficina d’assistència en matèria de registre.
6. Facilitar als interessats el codi d’identificació de l’òrgan, el centre o la unitat administrativa al qual es dirigeixen, quan el desconeguin.
7. Expedir el rebut corresponent que acrediti la data i l’hora de presentació de les sol·licituds, comunicacions i escrits presentats pels interessats, quan aquests ho exigeixin.
8. Atorgar l’apoderament apud acta mitjançant compareixença personal de l’interessat a les oficines d’assistència en matèria de registre per a qui tingui la condició de persona interessada en un procediment administratiu.

Article 5. Documents no registrables

Les oficines d’assistència en matèria de registre no registraran:

1. Els fullets informatius, revistes, publicitat, factures, disquets, cintes magnètiques, invitacions i notes internes.
2. Tampoc no registraran les comunicacions internes entre unitats administratives o òrgans de la Universitat, excepte aquells documents que per la seva naturalesa hagin de formar part d'un expedient administratiu.
3. Qualsevol altre document que per la seva naturalesa no permeti ser registrat.

Article 6. Horari

1. Les oficines d’assistència en matèria de registre de la Universitat de les Illes Balears romandran obertes de dilluns a divendres de 9 a 14 hores. No obstant això, per circumstàncies justificades, pot ampliar-se’n o reduir-se’n l’horari, sempre que s’ofereixi la publicitat suficient per evitar perjudicis als interessats.
2. Les oficines d’assistència en matèria de registre de la Universitat de les Illes Balears romandran tancades els dies festius i els declarats inhàbils en el calendari acadèmic, sens perjudici del dret dels particulars a presentar els escrits en la forma i modalitat previstes a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.

Article 7. Obligacions del personal

Les obligacions del personal de les oficines d’assistència en matèria de registre són:

1. Comprovar la identitat dels interessats en el procediment administratiu mitjançant la comprovació del nom i cognoms, o denominació social, segons correspongui, que constin al document nacional d’identitat o document identificatiu equivalent.
2. Respectar l’ordre d’entrada i sortida dels documents.
3. Digitalitzar els documents presentats i capturar-ne les metadades necessàries per permetre’n el tractament electrònic.
4. No alterar els assentaments d’entrada i sortida de documents sense que hi hagi causa que ho justifiqui, de la qual cosa quedarà constància en el document electrònic.
5. Guardar confidencialitat sobre la documentació presentada i evitar, d’aquesta manera, causar perjudicis als ciutadans i a la mateixa Universitat de les Illes Balears.
6. Comunicar al superior jeràrquic, tan aviat com es detectin, les incidències que s’observin en relació amb els documents registrats o que es pretengui registrar, així com possibles incidències tècniques. 
7. En el cas dels funcionaris habilitats, totes aquelles funcions establertes a l’Acord executiu 12905/2018, de 13 de novembre, pel qual es crea i regula el registre de funcionaris habilitats per a la identificació i autenticació de ciutadans en l’àmbit de la Universitat de les Illes Balears, i altra normativa aprovada amb posterioritat. 
8. En el cas dels funcionaris amb la facultat d’expedir còpies autèntiques, totes aquelles funcions establertes a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, així com la normativa aprovada amb posterioritat. 
9. Deixar constància de qualsevol tipus d’incidència.

Article 8. Composició i estructura

Cada una de les oficines d’assistència en matèria de registre tindrà com a mínim un funcionari habilitat amb la potestat d’emetre còpies autèntiques.

Article 9. Formació

Totes les persones que hagin de formar part de les oficines d’assistència en matèria de registre han de rebre la formació pertinent. Com a mínim, aquesta formació ha d’incloure la gestió de les metadades.

Article 10. Requisits tècnics

El personal del Centre de Tecnologies de la Informació (CTI@UIB) donarà suport tècnic als funcionaris de les oficines d’assistència en matèria de registre quan sigui necessari.

Article 11. Mesures de seguretat

Als tractaments de dades de caràcter personal s’aplicaran les mesures de seguretat que corresponguin de les previstes a l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS), per evitar-ne la pèrdua, l’alteració o l’accés no autoritzat, adaptant els criteris de denominació del risc en el tractament de les dades a allò que estableix l'article 32 del Reglament (UE) 2016/679.

Article 12. Òrgan responsable

L’òrgan responsable de les oficines d’assistència en matèria de registre és la Secretaria General.

Article 13. Creació, modificació o supressió

Per acord del Consell de Direcció es poden crear, modificar o suprimir oficines d’assistència en matèria de registre.

Disposicions addicionals

Primera. Normativa supletòria

En tot allò que no prevegi aquesta normativa serà aplicable l’Acord normatiu 11504/2015, de 18 de setembre, pel qual s’aprova el Reglament del registre electrònic de la Universitat de les Illes Balears, i la normativa posterior per al seu desenvolupament, així com el que disposa la legislació estatal i autonòmica. 

Segona. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquesta normativa apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Tercera. Desenvolupament

Es faculta la Secretària General perquè desenvolupi, si escau, la present normativa i resolgui les qüestions d’interpretació que es puguin plantejar, i també aprovi altres normatives específiques, procediments o guies que complementin la present normativa.

Disposició final

Única. Entrada en vigor

Aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà d’haver-se publicat al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 27 d’abril de 2021
El Rector,
Llorenç Huguet