Atès el contingut del Reial decret 463/2020, de 14 de març, pel qual es declara l'estat d'alarma per a la gestió de la situació de crisi sanitària ocasionada per la COVID-19, en ús de la previsió que estableix a l’article 6 (Gestió ordinària dels serveis) i com a conseqüència de les previsions del primer apartat de la Resolució del Rectorat 13459/2020, de 15 de març, referent a les mesures de gestió de la UIB relatives a l’estat d’alarma declarat, la Secretària General de la Universitat de les Illes Balears, en el marc de les mesures de caràcter extraordinari que garanteixen l’aplicació del règim especial de funcionament de la UIB, dicta la instrucció següent sobre el protocol d’actuació per a la realització de sessions dels òrgans col·legiats de la Universitat de les Illes Balears amb la utilització de mitjans telemàtics, a l’efecte de garantir l'activitat ordinària i extraordinària dels òrgans col·legiats de la UIB:

Primer. Les sessions dels òrgans col·legiats de govern i representació prevists a l’article 6 de l’Acord normatiu 9717/2011, de 25 de febrer, pel qual s’aprova el regiment de govern de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 346, de 18 de març) i d’altres òrgans col·legiats existents, es poden dur a terme a distància, d’acord amb l’article 17 (Convocatòries i sessions) de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic (LRJSP), que estableix que tots els òrgans col·legiats poden constituir-se, convocar-se, celebrar sessions, adoptar acords i remetre actes tant de forma presencial com a distància.

Segon. Els membres dels òrgans col·legiats de la UIB que participin en sessions d’aquests òrgans que es facin a distància o siguin virtuals o telemàtiques es poden trobar en diferents llocs, sempre que s'asseguri per mitjans electrònics (inclosos a aquests efectes també els telefònics i els audiovisuals) la seva identitat o, si escau, la de les persones que els supleixin, el contingut de les seves manifestacions i el moment en què aquestes es produeixen. De la mateixa manera s’ha d’assegurar la interactivitat i intercomunicació entre ells en temps real i la disponibilitat dels mitjans durant les sessions.

Tercer. Entre altres, es consideraran inclosos entre els mitjans electrònics vàlids el correu electrònic, les audioconferències i les videoconferències.

Quart. Per tant, el protocol a seguir per facilitar la constitució i el funcionament dels òrgans col·legiats (convocatòria i ordre del dia, comunicacions, desenvolupament de les sessions, adopció d’acords i actes de les sessions) és el següent:

1. Quan una sessió d’un òrgan col·legiat es convoqui per fer-se a distància o de forma no presencial, la convocatòria ha d'expressar, entre altres dades, els mitjans tècnics electrònics concrets amb els quals la sessió es desenvoluparà; i, si escau i en la mesura que sigui possible, s’han de posar a disposició dels membres convocats les eines necessàries per poder participar-hi.
   Els membres de l’òrgan col·legiat han de disposar dels mitjans materials per realitzar les gestions que la sessió requereixi.
2. La UIB gestionarà les connexions dels membres de l’òrgan col·legiat i, si escau, farà les proves necessàries abans que tingui lloc la sessió.
3. A la convocatòria, qui la signi (president o secretari) ha d’indicar:
   
   1. Si la sessió a distància, telemàtica o virtual és de caràcter sincrònic (s’entendrà d’aquesta forma la sessió que es desenvolupi en línia i de forma simultània) o asincrònic (amb intervencions successives en un fòrum virtual dins un límit temporal).
   2. El mitjà electrònic amb el qual tindrà lloc la reunió.
   3. La manera amb què es participarà en els debats i deliberacions.
   4. El mitjà d’emissió del vot i el període de temps durant el qual es podrà votar. En aquest cas, s’haurà de garantir la identitat de l’emissor.
4. La documentació referent a la sessió corresponent haurà d’estar disponible a l’espai virtual compartit del qual tots els membres de l’òrgan col·legiat tindran l’enllaç en els mateixos termes que els que estableixen els apartats 1 i 2 de l’article 19 de l’Acord normatiu 9717/2011 esmentat anteriorment.
5. Es considerarà que la reunió es fa, als efectes oportuns, en un espai de la UIB.
6. Quan s’hagi optat pel desenvolupament a distància de les sessions, la documentació que en resulti s’ha de conservar de forma que es garanteixi la integritat i autenticitat dels arxius electrònics corresponents, amb els mitjans adequats. Igualment s’ha de garantir que els membres dels òrgans col·legiats puguin accedir als arxius electrònics indicats.

Cinquè. Durant el període de vigència del Reial decret 463/2020, els òrgans col·legiats de la Universitat podran seguir amb la seva activitat pel que fa a la realització de les sessions convocades de forma no presencial o a distància o se’n podran convocar amb les condicions abans esmentades.

No obstant el que s’ha dit al paràgraf anterior, les sessions dels òrgans col·legiats que s’hagin de realitzar de forma no presencial s’han de reduir a les estrictament necessàries i han de tractar, exclusivament, d'assumptes que no es puguin ajornar.

Sisè. Aquelles sessions d’òrgans col·legiats que s’hagin realitzat de forma no presencial o a distància abans d’aquesta instrucció seran vàlides sempre que s’hagin efectuat respectant les normes establertes a l’article 17 de la LRJSP.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 19 de març de 2020
La Secretària General,
Antonia Paniza