logo UIB Universitats - FOU

FULL OFICIAL

Núm. 463 - Any  XXXIII - I. DISPOSICIONS GENERALS Divendres, 23 de març de 2018
Consell de Direcció

12681. ACORD EXECUTIU del dia 20 de febrer de 2018 pel qual s'aprova el quadre de classificació documental com a element del Sistema de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears.

Per l’Acord normatiu 12510/2017, de 7 de novembre, es va aprovar la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears (FOU núm. 457, de 17 de novembre) per tal d’establir uns mecanismes per protegir els documents generats per la UIB i els que hi són adreçats i, alhora, assegurar que aquests documents siguin vàlids.

En aquest context podem entendre la gestió documental com el conjunt de procediments i tècniques que asseguren una gestió òptima de la documentació dins una entitat, empresa o organització, i en preveuen íntegrament el cicle de vida.

D’altra banda, cal dir que el punt 11 de l’Acord normatiu 12510/2017 estableix quins són els elements que formen el Sistema de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears. Entre altres elements, la lletra c) del dit punt determina que són elements del sistema indicat les eines documentals següents: el quadre de classificació documental, el catàleg de sèries documentals, el quadre de tipus documentals, la taula d’avaluació i accés del sistema documental, el calendari de disposició i conservació i el perfil de gestió de l’esquema de metadades de la UIB.

En aquest punt, podem definir el quadre de classificació documental com un instrument bàsic en el qual es fonamenta el sistema de gestió documental d'una organització. Per tant, és una estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’organització i que permet identificar i agrupar físicament o intel·lectualment els documents i també la seva recuperació.

Finalment, el punt 15 de l’Acord 12510/2017 faculta el Consell de Direcció per desenvolupar i resoldre les qüestions d’interpretació que es puguin plantejar en relació amb la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears.

Per tot això, el Consell de Direcció, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de les competències que li atribueixen l’article 27.1.a) i h) dels Estatuts d'aquesta universitat i el punt 15 de l’Acord normatiu 12510/2017, de 7 de novembre, pel qual s'aprova la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears, acorda d’aprovar com a element del Sistema de gestió documental de la UIB el quadre de classificació documental en els termes indicats a l’annex adjunt.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 20 de febrer de 2018
El Rector,
Llorenç Huguet