L’article 24 del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema nacional d’interoperabilitat (ENI) en l’àmbit de l’administració electrònica, estableix les directrius per a la digitalització de documents en suport paper.

Així mateix, cal dir que la disposició addicional primera (Desenvolupament de l'Esquema nacional d'interoperabilitat) del dit reial decret disposa que les administracions públiques han de desenvolupar les normes tècniques d'interoperabilitat que s’hauran de complir obligatòriament, entre d’altres, les normes sobre digitalització de documents que tractaran els formats i estàndards aplicables, els nivells de qualitat, les condicions tècniques i les metadades associades al procés de digitalització.

Per a l’estudi i elaboració d’aquesta política de digitalització s’ha tingut en compte el que disposen l’Esquema nacional d’interoperabilitat, aprovat pel Reial decret 4/2010 (ENI), l’Esquema nacional de seguretat, aprovat pel Reial decret 3/2010 (ENS), la Norma tècnica d’interoperabilitat del document electrònic, aprovada per Resolució de 19 de juliol de 2011 (NTI), i la Resolució de 19 de juliol de 2011, de la Secretaria d’Estat per a la Funció Pública, mitjançant la qual s’aprova la Norma tècnica d’interoperabilitat de digitalització de documents. Així mateix, i de forma conjunta amb l’aprovació de la política de digitalització, cal donar compliment a les previsions de l’article 27 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, en allò que fa referència a validesa i eficàcia de les còpies realitzades per les administracions públiques.

La Universitat vol incorporar de forma progressiva la digitalització de documents i l’ús d’imatges digitals en la seva gestió administrativa diària per diferents motius: per millorar la gestió administrativa, per agilitar la consulta i la gestió dels documents, per completar els expedients electrònics, per afavorir la transmissió i la comunicació o per substituir els suports actuals, entre d’altres.

El procés de digitalització comporta un canvi dels suports i dels formats documentals, i també significa la utilització de la tecnologia i l’adopció d’uns criteris tècnics que cal estandarditzar i aprovar.

En aquest sentit, s’han d’establir les pautes de treball i els criteris a seguir per tal de garantir els millors resultats i uniformitzar els protocols d’actuació i l’ús de la tecnologia adequada en qualsevol projecte de digitalització que es porti a terme a la Universitat de les Illes Balears, amb la finalitat d’assegurar la fiabilitat, la integritat, la usabilitat i la conservació dels documents digitals.

Així mateix, hem de tenir present que aquesta política de digitalització ha d’estar en consonància amb el recent Acord normatiu 12510/2017, de 7 de novembre, pel qual s'aprova la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears. En efecte, no es pot perdre de vista que els documents i els expedients s’han de classificar en el moment que es creen per poder planificar, d’una manera sistemàtica, tots els altres instruments que són necessaris per a una bona organització documental en qualsevol fase del cicle de vida, i, en aquest sentit, ambdues polítiques, la política general i aquesta política específica, desenvolupen les normes tècniques d'interoperabilitat que són necessàries per poder complir les previsions del Reial decret 4/2010, de 8 de gener.

Finalment, cal indicar que el contingut de la política de digitalització té com a objectiu primordial establir un trànsit ordenat i segur entre l’administració tradicional en suport paper i el nou paradigma de tramitació electrònica dels procediments administratius. Per tant, s’ha de crear, juntament amb altres normes internes i la legislació vigent, un marc jurídic suficient per facilitar el trànsit de l’administració tradicional a l’administració digital amb les garanties jurídiques i tecnològiques necessàries per avançar cap a un model d’administració completament electrònic, mitjançant el qual es pugui donar compliment als principis d’eficiència i eficàcia administrativa a què està subjecta la Universitat de les Illes Balears.

Per tot el que s’ha dit, el Consell de Govern, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de la competència que li atribueix l’article 24.2.32 i 40 dels Estatuts d’aquesta universitat, ha aprovat la política de digitalització de documents administratius de la Universitat de les Illes Balears en els termes que s’indiquen a l’annex adjunt.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 13 de febrer de 2018
El Rector,
Llorenç Huguet

Annex 

Política de digitalització de documents administratius de la Universitat de les Illes Balears

Sumari

1. Introducció
2. Objecte
3. Àmbit d’aplicació
4. Actors i responsabilitats
5. Concepte de digitalització
6. Requisits
7. Còpia autèntica de documents en paper
8. Incorporació de documents en paper als expedients electrònics
9. Requisits tècnics
10. 1Procés de digitalització
11. Manteniment
12. Disponibilitat dels documents digitalitzats
13. Llei orgànica de protecció de dades i digitalització

1. Introducció

Durant els darrers anys el món electrònic ha entrat amb força a gairebé tots els indrets. Per aquest motiu, la Universitat de les Illes Balears s’ha anat adaptant als canvis normatius que permeten a les diferents administracions públiques l’exercici dels drets i el compliment dels deures a través de l’accés electrònic als serveis públics.

La Universitat, al mateix temps que compleix la normativa de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, està obtenint uns beneficis que són inherents a aquestes administracions i que hi aporten més eficàcia i eficiència.

La nostra política de digitalització de documents, inevitablement, ens duu a parlar del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema nacional d’interoperabilitat (ENI) en l’àmbit de l’administració electrònica, el propòsit del qual bàsicament és constituir els fonaments per assegurar l’adequat nivell d’interoperabilitat tècnica i organitzativa dels sistemes i aplicacions utilitzats per la Universitat de les Illes Balears.

La digitalització de documents és un pas gegant cap a la possibilitat, no només d’estalvi de la mateixa universitat, sinó també de crear una administració sense papers, més àgil, més ràpida, més autònoma, però sobretot, més efectiva, perquè no només operarà dins la comunitat universitària, sinó que també permetrà d’estar en contacte directe amb altres administracions, i desapareixeran, d’aquesta manera, les barreres existents fins ara.

Els avanços tecnològics permeten que quedin guardats de manera segura grans quantitats de documents electrònics, i d’aquesta manera es protegeix no tan sols el patrimoni històric de la Universitat de les Illes Balears, sinó també tota la documentació necessària pròpia d’una administració pública que en el seu dia a dia necessita aquesta documentació.

L’objectiu final del procés de digitalització és crear un document electrònic format per tres elements diferenciats: en primer lloc, la imatge electrònica, és a dir, el resultat d’aplicar un procés de digitalització a un document; en segon lloc, les metadades que s’especifiquen en el procediment corresponent; i, finalment, la firma electrònica, que acreditarà la integritat del resultat de l’aplicació del procés de digitalització, de conformitat amb les previsions establertes a la Norma tècnica d'interoperabilitat del document electrònic (NTI).

2. Objecte

Aquesta norma té per objecte determinar quins són els principals requisits que s’han de complir en la digitalització de documents en suport paper.

3. Àmbit d’aplicació

Aquesta política de digitalització s’aplicarà a tots els documents administratius que formen part d’un expedient administratiu de la Universitat o que en formaran part i a totes les persones que s’encarreguin de convertir els documents de paper en digitals.

4. Actors i responsabilitats

Són responsables del procés de digitalització les persones següents:

1. El responsable de garantir els requisits d’interoperabilitat de la seu electrònica.
2. Els responsables de gestionar, conservar i arxivar els documents i expedients electrònics.
3. Les persones encarregades de la seguretat i de desenvolupar les aplicacions de digitalització dels documents electrònics.

5. Concepte de digitalització

S’entén per digitalització tot el procés tecnològic que permet de convertir els diferents documents en paper en un o més fitxers electrònics que continguin una o diverses imatges codificades, fidels i íntegres dels documents, de conformitat amb les previsions de la Guia d’aplicació de la Norma tècnica d’interoperabilitat de digitalització de documents i l’article 27.3 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

6. Requisits

1. Les digitalitzacions realitzades per la Universitat han d’incloure les metadades especificades en el procediment corresponent per a cada document i la data i l’hora en què s’hagi produït l’escaneig.
2. Els documents digitalitzats han de ser fidels i íntegres. En el cas de documents aportats pel ciutadà, les persones encarregades de dur a terme la digitalització han d’acarar la documentació que pretenen digitalitzar.
3. Els procediments de digitalització poden indicar, quan així s’estimi necessari, que han de dur un segell de temps.

7. Còpia autèntica de documents en paper

Es considera còpia autèntica la còpia realitzada per un empleat públic habilitat de la Universitat de les Illes Balears, o, per l’actuació administrativa automatitzada que es defineixi, si escau, en un procediment específic, en la qual quedin garantits la identitat de l'òrgan que ha realitzat la còpia i el contingut del document original. Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals, de conformitat amb el que estableix l’article 27 (Validesa i eficàcia de les còpies realitzades per les administracions públiques) de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

8. Incorporació de documents en paper als expedients electrònics

La Universitat queda obligada a digitalitzar els documents següents:

1. Tots els documents aportats en paper pels ciutadans per incorporar als expedients corresponents. No obstant això, tots els documents que es presentin a les oficines de registre de la Universitat es digitalitzaran, i es lliurarà un justificant de recepció al ciutadà o a l’entitat.
2. Els documents administratius generats per altres organismes que arribin en paper i hagin de formar part d’expedients administratius.
3. Els documents que no formin part d’expedients però que a causa d’una resolució o instrucció s’obligui a conservar-los en el temps.
4. Els documents que formin part de la Universitat i es consideri necessari de conservar.

9. Requisits tècnics

Els responsables de digitalitzar els documents han d’assegurar-se que les imatges obtingudes tindran una resolució com a mínim de 240 píxels per polzada, per a imatges obtingudes en color.

La imatge electrònica ha de ser fidel al document original, per això s’ha de respectar la geometria del document i les proporcions, i a més, no pot contenir caràcters o gràfics que no figurin al document d’origen.

Es pot digitalitzar en qualsevol d’aquests formats:

• – PNG24 (ISO 15948): com a format de compressió sense pèrdues per a imatges de mapa de bits.
• – PDF (ISO 32000-1:2008): en cas de processos de digitalització per evitar la conservació de paper i per a informació textual o gràfica de caràcter instrumental.
• – SVG (W3C): per a documents cartogràfics.

10. Procés de digitalització

La Universitat de les Illes Balears ha de dur a terme el procediment següent cada vegada que vulgui digitalitzar un document que hagi de formar part del repositori documental de la Universitat o que hagi de remetre a una altra administració pública:

1. S’utilitzarà un escàner on s’introduirà el document que es vulgui digitalitzar. El procediment de digitalització establirà els requisits tècnics de cada escàner.
2. Aquest escàner estarà connectat a la memòria d’un sistema associat al dispositiu.
3. Si el procediment ho preveu, es podrà fer una optimació automàtica.
4. S’assignaran les metadades corresponents al document electrònic.
5. La firma electrònica, que s’aplicarà al fitxer de la imatge obtinguda.
6. Confirmació, d’acord amb el punt 6.2 d’aquest annex.

Finalment s’obtindrà el document electrònic.

11. Manteniment

El Comitè de Seguretat de la Universitat de les Illes Balears, creat mitjançant l’Acord normatiu 12098/2016, de 20 de desembre, pel qual s’aprova la política de seguretat de la informació (FOU núm. 442, de 13 de gener de 2017), té la tasca d’organitzar el manteniment preventiu i dur a terme comprovacions que seran de caràcter rutinari. Això permetrà de garantir que, en tot moment, l’estat de l’aplicació de digitalització i els dispositius associats produiran imatges fidels al document en paper.

Si el sistema es veu compromès per qualsevol circumstància, el Comitè de Seguretat prendrà les mesures pertinents.

12. Disponibilitat dels documents digitalitzats

L’accés als documents digitals s’exercirà de conformitat amb les prescripcions establertes a l’Acord normatiu 12510/2017, de 7 de novembre, pel qual s'aprova la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears.

13. Llei orgànica de protecció de dades i digitalització

El fet de digitalitzar documentació no eximeix de les responsabilitats de la LOPD. Segons l’article 9 de la Llei de protecció de dades: «El responsable del fitxer i, si s’escau, l’encarregat del tractament han d’adoptar les mesures de caràcter tècnic i organitzatiu necessàries que garanteixin la seguretat de les dades de caràcter personal i n’evitin l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat, tenint en compte l’estat de la tecnologia, la naturalesa de les dades emmagatzemades i els riscos a què estan exposats, tant si provenen de l’acció humana o del medi físic o natural». Per tant, el tractament serà el mateix que per als documents en paper.