El desenvolupament de les tecnologies de la informació i la comunicació –TIC– ha afectat profundament la forma i el contingut de les relacions de l’Administració amb els ciutadans i les empreses i el seu servei al principi constitucional d’eficàcia (article 103.1 de la Constitució). És evident, per tant, que les TIC s'han instal·lat de forma vertiginosa en tots els àmbits de la nostra societat i han afavorit l’evolució progressiva i creixent de la societat de la informació.

En aquest sentit, la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (LAECSP), estableix el dret dels ciutadans a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques –article 1–, així com la correlativa obligació d'aquestes de dotar-se dels mitjans i sistemes electrònics –anvers i revers– perquè aquest dret pugui exercir-se.

En efecte, en una societat com l’actual, en què l’ús de les noves tecnologies es va estenent pertot arreu, la Universitat de les Illes Balears té, com a administració pública, l’objectiu d’impulsar l’ús i l’aplicació de tècniques i mitjans electrònics, informàtics i telemàtics en la seva activitat i en les relacions amb la comunitat universitària i amb els ciutadans. Una de les baules de la cadena d'implantació de l’administració electrònica indubtablement és el registre electrònic, com a instrument jurídic que serveixi primordialment per a la presentació de qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació per mitjans electrònics, en els termes que s’estableixin.

Per tant, per tal d’avançar en l’objectiu indicat és necessària la creació del registre electrònic, de conformitat amb les previsions de l’article 25 de la LAECSP. En conseqüència, es considera prioritari regular, normativament, aquest tipus de registre, la qual cosa suposarà més eficàcia i celeritat en l’activitat administrativa de la Universitat, i també en la que desenvolupin la comunitat universitària i la resta dels ciutadans que es relacionin amb la nostra institució.

Per altra banda, cal dir que el registre electrònic que es vol instaurar ha de donar compliment als principis de disponibilitat, autenticitat, integritat, confidencialitat i conservació de la informació, i estarà habilitat per a la recepció i la sortida de sol·licituds, escrits i comunicacions dels procediments i tràmits per als quals s’estableixi la tramitació telemàtica.

Finalment s’ha d’esmentar que la reglamentació que es pretén implantar té com a finalitat oferir una normativa sobre aquesta matèria en un sol text, per simplificar-ne la consulta i facilitar-hi l’accés. Amb això s’afavoreix la labor dels operadors jurídics i es garanteix als membres de la comunitat universitària i als ciutadans, en general, el principi de seguretat jurídica, mitjançant la seva positivització concreta i unificada.

Per tot el que s’acaba de dir, el Consell de Govern, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de les competències que li atribueixen els articles 23 i 24.2.32 i 40 dels Estatuts d’aquesta universitat, ha aprovat el Reglament del registre electrònic de la Universitat de les Illes Balears.

CAPÍTOL I. DISPOSICIONS GENERALS

Article 1. Objecte del Reglament

El present reglament té per objecte la creació i regulació del funcionament del registre electrònic de la UIB, així com l’establiment dels requisits i les condicions que s’han de tenir en compte en la presentació, la recepció i la sortida de sol·licituds, escrits i comunicacions que es trametin pels procediments instaurats per via telemàtica.

Article 2. Accés al registre electrònic

L’accés al registre electrònic es realitzarà a través de la seu electrònica de la UIB, on consta una relació dels tràmits que poden portar-se a terme mitjançant el registre electrònic.

CAPÍTOL II. IDENTIFICACIÓ I AUTENTICACIÓ

Article 3. Identificació, autenticació i signatura electrònica de la UIB

1. La UIB publicarà a la seu electrònica els mecanismes que utilitzarà per a la identificació, autenticació i signatura electrònica en les seves actuacions.
2. En cas d’utilitzar-se signatura electrònica basada en certificats, la llista dels certificats emprats i els usos que té cada un es publicaran a la seu electrònica de la Universitat.

Article 4. Identificació, autenticació i signatura electrònica dels interessats

1. La identificació dels usuaris del registre electrònic es farà pels mecanismes de signatura habilitats per la UIB. Quan aquesta signatura electrònica es faci per mitjà de certificats electrònics, seran admesos els emesos pels prestadors de serveis de certificació publicats a la seu electrònica de la UIB.
2. El Secretari General serà l'òrgan responsable de determinar els sistemes de firma admesos al registre electrònic de la UIB, així com els prestadors de serveis de certificació que s’admetran com a vàlids.

Article 5. Representació

1. Qualsevol persona física amb capacitat d’obrar pot representar per via telemàtica altres persones, físiques o jurídiques, sempre que acrediti la representació esmentada mitjançant un dels mecanismes següents:
   1. Inclusió d’apoderament en el certificat electrònic de signatura del representant, d’acord amb la legislació vigent de signatura electrònica.
   2. Declaració d’apoderament del representant i posterior comprovació de la UIB, per qualsevol mitjà acceptat pel nostre ordenament jurídic.
2. La representació atorgada per vies telemàtiques serà vàlida per a qualsevol altra tramitació, ja sigui per vies telemàtiques o no telemàtiques.

CAPÍTOL III. REGISTRE ELECTRÒNIC

Article 6. Principis generals

1. El registre electrònic de la UIB s’integra en el Registre General de la UIB, en el doble vessant de recepció i sortida de documents electrònics, i té caràcter d’auxiliar d’aquest, d’acord amb el que estableix l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i el procediment administratiu comú, respecte dels procediments fixats.
2. La determinació dels procediments i tràmits per als quals es pot fer ús d’aquest registre electrònic es farà mitjançant la norma que ho reguli. En cap cas no es poden presentar sol·licituds, escrits ni comunicacions per aquest mitjà si no està prèviament regulat o aprovat per la norma corresponent.
3. La utilització del registre electrònic és, en general, de caràcter voluntari, sempre que la norma del procediment que s’apliqui no determini el contrari.
4. Quan per raons tècniques el registre no estigui operatiu, s’haurà de comunicar als usuaris i s’indicarà el sistema alternatiu de registre que es pot utilitzar mentre duri la interrupció.
   Si escau, es produiran les corresponents ampliacions de termini per poder fer els tràmits corresponents.
5. La presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions al registre electrònic té els mateixos efectes que la presentació efectuada per la resta de mitjans prevists a l’ordenament jurídic.

Article 7. Còmput de terminis

1. El registre electrònic es regeix, als efectes de còmput dels terminis imputables tant als interessats com a la UIB, per la data i l’hora oficial de la seu electrònica d’accés. Per tant, el calendari i l’hora de referència seran els vigents a Palma, indicats pel sistema d’informació que doni suport al registre electrònic.
2. Sens perjudici dels efectes substantius que l’ordenament jurídic atribueix a la presentació d’escrits, el registre electrònic permet la presentació de comunicacions durant les vint-i-quatre hores del dia, tots els dies de l’any, excepte en les interrupcions que siguin necessàries per raons tècniques. Aquestes interrupcions s’han d’anunciar, i mentre durin, els usuaris han de poder veure un missatge on es comuniqui la circumstància de falta d’operativitat del Registre.
3. A efectes del còmput de terminis, la presentació d’un escrit en un dia inhàbil per a la UIB s’entendrà efectuada a la primera hora del dia hàbil següent, tot i que a l’assentament constarà la data i hora en què efectivament s’ha rebut el document presentat.
4. No es donarà sortida a cap escrit o comunicació en dia inhàbil, excepte en supòsits de resposta automatitzada. Tenen la consideració de dies inhàbils a efectes del registre electrònic de la UIB els establerts amb aquest caràcter al calendari oficial de festes laborals de la comunitat autònoma de les Illes Balears i de festes locals de la ciutat de Palma.
5. En cap supòsit la presentació telemàtica dels documents a què es refereix aquest reglament no implica l’ampliació dels terminis establerts per l’ordenament jurídic.

Article 8. Presentació de documents

1. Es poden presentar al registre electrònic escrits o comunicacions relatius als procediments que s’hagi definit que es poden presentar en aquesta forma, la llista dels quals es publicarà al corresponent apartat de la seu electrònica de la UIB. En tot moment, mitjançant resolució del Rector, es podran afegir nous tràmits a la relació esmentada, que seran difosos mitjançant la publicació corresponent al FOU i a través de la pàgina de la seu electrònica de la UIB.
2. Qualsevol sol·licitud, escrit i comunicació que els interessats presentin davant el registre electrònic de la UIB no relacionat amb els tràmits que consten a l’apartat corresponent dins la seu electrònica de la UIB no produirà cap efecte i es tindrà per no presentat.

Article 9. Rebuig de documents electrònics

1. El registre electrònic pot rebutjar els documents electrònics que es presentin en les circumstàncies següents:
   1. Que es tracti de documents dirigits a òrgans de fora de l'àmbit de l'Administració de la UIB o que no corresponguin a un dels procediments recollits al corresponent apartat de la seu electrònica de la UIB.
   2. Que continguin un codi maliciós, susceptible d’afectar la integritat o seguretat del sistema.
   3. En cas d’utilització de documents normalitzats, que no s’hi emplenin els camps requerits com a obligatoris a la resolució d’aprovació del corresponent document, o que continguin incongruències o omissions que n’impedeixin el tractament.
   4. Que es tracti de documents que hagin de presentar-se en registres específics.
2. En els casos prevists a les lletres anteriors, s’informarà el remitent del document dels motius pels quals s’ha rebutjat, així com, quan sigui possible, dels mitjans per poder corregir-ne les deficiències i l’adreça a la qual es pot presentar.
3. 3. Quan ocorrin les circumstàncies previstes al primer apartat d’aquest article i no s'hagi produït el rebuig automàtic del registre electrònic, l'òrgan administratiu competent requerirà la correcció corresponent i advertirà que si no s’atén el requeriment, la presentació no tindrà validesa o eficàcia.

Article 10. Registre de sol·licituds electròniques

1. Les sol·licituds electròniques presentades al registre electrònic de la UIB, en relació amb els tràmits en què sigui aplicable, s’han de registrar de forma individualitzada i s’arxivaran i es traslladaran sense dilació als òrgans o serveis competents, per mitjans electrònics.
2. En els casos en què es detectin anomalies de tipus tècnic en la transmissió telemàtica del document, la circumstància de què es tracti s’ha de fer saber al presentador pel mateix sistema, mitjançant els missatges d’error corresponents, perquè sigui esmenada.

Article 11. Assentaments

1. Els assentaments d’entrada especificaran per a cada sol·licitud presentada:
   1. El número d’assentament individualitzat.
   2. L’emissor.
   3. La data i hora de presentació.
   4. L’òrgan al qual s’adreça el document electrònic.
   5. El procediment o tràmit.
   6. Un extracte, ressenya o breu referència del contingut de la sol·licitud registrada.
2. Els assentaments de sortida especificaran per a cada document les dades següents:
   1. El número d’assentament individualitzat.
   2. La data i hora de registre.
   3. L’òrgan o servei de procedència.
   4. La persona a qui s’adreça.
   5. Un extracte, ressenya o breu referència del contingut de la sol·licitud registrada.
   6. La referència, si escau, de l’assentament d’entrada.

Article 12. Justificants de recepció

El registre electrònic emetrà automàticament un justificant de la recepció del document, en el qual constarà almenys:

1. L’emissor.
2. El número d’assentament individualitzat.
3. La data i hora de presentació.
4. El destinatari.
5. L’empremta digital del document i els annexos presentats.

Article 13. Presentació de documents electrònics originals

El ciutadà pot presentar documents electrònics originals i còpies electròniques de documents originals en paper. En el segon cas, la UIB pot demanar al ciutadà que presenti el document original en paper, i, si escau, la còpia electrònica serà compulsada per un funcionari.

Article 14. Còpies autèntiques electròniques

1. La UIB pot emetre còpies autèntiques electròniques dels documents originals presentats al registre electrònic, amb independència del format en què estigui l’original, sempre que aquestes còpies compleixin els requisits següents:
   1. Assegurar l’exactitud del contingut, encara que l’estructura del document s’adapti a formats o sistemes diferents.
   2. Incloure una manifestació relativa a la comprovació dels elements d’autenticitat i integritat del document original.
   3. Garantir l’autenticitat i integritat de les còpies mitjançant els mitjans adequats en cada cas.
2. Les còpies autèntiques electròniques gaudeixen de la mateixa validesa i els mateixos efectes que els originals en suport informàtic.
3. Les còpies autèntiques electròniques indicaran la circumstància de ser còpies autèntiques de documents originals i, si escau, la data de caducitat.
4. Els documents generats a partir de la informació presentada pels ciutadans mitjançant formularis o sistemes normalitzats seran considerats còpia autèntica sempre que s’hi integri la informació signada presentada pel ciutadà i s’autentiqui el document amb la signatura electrònica corresponent de la llista publicada a la seu electrònica de la Universitat.
5. Tindran la consideració de còpia electrònica autèntica els documents electrònics, autenticats amb la signatura electrònica corresponent de la llista publicada a la seu electrònica de la UIB, que siguin resultat d'integrar el contingut variable firmat i remès pel ciutadà al formulari corresponent emplenat en la presentació.

Article 15. Documentació electrònica annexa

1. El ciutadà pot aportar documentació electrònica annexa al document que vulgui registrar. Aquesta documentació annexa ha de mantenir les condicions tècniques publicades a la seu electrònica de la UIB.
2. Quan sigui tècnicament possible, l’aplicació de registre electrònic, si els documents annexos no compleixen els requeriments tècnics, n’informarà el ciutadà.

Article 16. Arxiu dels documents electrònics

1. Els documents electrònics que es rebin i transmetin mitjançant el registre electrònic seran arxivats per la UIB en mitjans o suports electrònics.
2. Per a l’arxiu pot emprar-se el mateix format o suport en el qual s’hagi originat el document electrònic originari o qualsevol altre que garanteixi la seguretat, integritat, autenticitat i preservació de la informació compresa al document, i en particular, la identificació dels usuaris i el control d’accés.
3. La Secretaria General de la UIB és responsable de la preservació i custòdia dels documents electrònics, així com dels criteris que afectin la migració de les dades, les actualitzacions de programari i les estratègies per garantir la capacitat de lectura dels documents en el transcurs del temps.

CAPÍTOL IV. NOTIFICACIONS

Article 17. Mitjans utilitzats per a la pràctica de la notificació electrònica

La pràctica de les notificacions per mitjans electrònics pot efectuar-se per alguna de les formes següents:

1. Mitjançant la bústia electrònica habilitada en la forma regulada a l’article 21.
2. Mitjançant compareixença electrònica en la forma regulada a l’article 22.
3. Qualsevol altre mitjà de notificació electrònica que pugui establir-se, sempre que quedi constància de la recepció per part de l'interessat dins el termini i en les condicions que estableixi la regulació específica.

Article 18. Supòsits per a la pràctica de la notificació electrònica

La UIB pot practicar les notificacions per mitjans electrònics en els casos següents:

1. Quan l’interessat hagi indicat el mitjà electrònic com a sistema per a la recepció de notificacions.
2. Quan l'interessat hagi consentit expressament que se n’utilitzin.
3. Quan la reglamentació del procediment corresponent estableixi l’obligació d’utilitzar mitjans electrònics.

Article 19. Notificació telemàtica practicada i consentida

1. La notificació telemàtica s’entendrà practicada a tots els efectes en el moment que es produeixi l’accés al contingut del missatge, de manera que el notificador pugui comprovar fefaentment l’accés esmentat.
2. S'entendrà consentida la pràctica de la notificació per mitjans electrònics respecte d’una determinada actuació administrativa quan, després d'haver estat feta per una de les formes vàlidament reconegudes, l'interessat realitzi actuacions que suposin el coneixement del contingut i l'abast de la resolució o l’acte objecte de notificació. La notificació tindrà efectes a partir de la data en què l’interessat faci aquestes actuacions.

Article 20. Acreditació del sistema de notificació

El sistema de notificació utilitzat per la UIB acreditarà:

1. La data i l’hora en què es produeix la recepció de la notificació a la bústia electrònica de l’interessat.
2. L’accés al contingut del missatge notificat.
3. Qualsevol causa tècnica que impossibiliti alguna de les circumstàncies anteriors.

Article 21. Notificació per mitjà de bústia electrònica habilitada

1. És vàlid el sistema de notificació electrònica per mitjà de bústia electrònica habilitada quan:
   1. S’acrediti la data i hora en què es produeix la posada a disposició de l’interessat de l’acte objecte de notificació.
   2. Es possibiliti l’accés permanent de l’interessat a la bústia electrònica corresponent, per mitjà d’una seu electrònica o de qualsevol altra forma.
   3. S’acrediti la data i hora en què l’interessat ha accedit al contingut.
   4. Es disposi de mecanismes d’autenticació per garantir l’exclusivitat en el seu ús i la identitat de l’usuari.
2. En cas que hi hagi constància de la recepció de la notificació i hagin transcorregut deu dies naturals sense que s’accedeixi al contingut, s’entendrà que la notificació ha estat rebutjada, llevat que, d’ofici o a instància del destinatari, es comprovi la impossibilitat tècnica o material de l’accés.

Article 22. Notificació per mitjà de compareixença electrònica

1. La notificació per compareixença electrònica consisteix en l’accés de l’interessat, degudament identificat, al contingut de l’actuació administrativa corresponent.
2. Perquè la compareixença electrònica produeixi els efectes de notificació d’acord amb l’article 28.5 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, es requerirà que reuneixi les condicions següents:
   1. Amb caràcter previ a l’accés al contingut de l’actuació, l’interessat ha de visualitzar un avís del caràcter de notificació de l’actuació administrativa que tindrà aquest accés.
   2. El sistema d’informació corresponent deixarà constància de l’accés amb indicació de la data i hora.

Article 23. Exclusivitat del sistema de comunicacions telemàtiques en perill

1. Si la UIB ha pres coneixement de circumstàncies que indiquin que l’exclusivitat del sistema de comunicacions telemàtiques ha pogut quedar compromesa, i en tot cas a partir de la recepció d’una comunicació de l’interessat en aquest sentit, ha de fer el següent:
   1. Suspendre o cancel·lar el servei.
   2. Trametre per mitjans alternatius les notificacions posteriors que escaiguin.
2. 2. Les notificacions que fins a la data constin com a rebudes a la bústia electrònica de notificacions de l’interessat es tindran per rebudes per aquest, excepte si hi ha cap prova en sentit contrari.

Article 24. Notificacions diverses

Quan, com a conseqüència de la utilització de distints mitjans, electrònics o no electrònics, es practiquin diverses notificacions d’un mateix acte administratiu, s’entendran produïts tots els efectes jurídics derivats de la notificació, inclòs l'inici de terminis per a la interposició de recursos, a partir de la primera de les notificacions correctament practicada. La UIB pot advertir-ho d’aquesta forma al contingut de la mateixa notificació.

DISPOSICIONS ADDICIONALS

Primera. Normativa supletòria

En tot allò que no preveu aquesta normativa serà aplicable el que disposa la legislació estatal i autonòmica relativa a l’administració electrònica.

Segona. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquesta normativa apareguin en gènere masculí, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

Tercera. Desenvolupament

S’habilita la Secretaria General per adoptar, si escau, les mesures necessàries per al desenvolupament i l’execució del present reglament.

DISPOSICIONS TRANSITÒRIES

Primera. Progressivitat i habilitació de procediments electrònics

La implantació de mitjans electrònics en la tramitació de procediments a la Universitat de les Illes Balears s’efectuarà progressivament i estarà subjecta a l’aprovació prèvia mitjançant la disposició corresponent.

Segona. Implantació de continguts a la seu electrònica

La UIB implementarà de forma progressiva a la seu electrònica els continguts, la informació, els serveis, els tràmits i els mitjans tècnics que emprarà el registre electrònic.

DISPOSICIÓ FINAL

Única. Entrada en vigor

El present reglament entrarà en vigor el dia 1 de gener de 2016.

Ho faig publicar perquè se'n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin.

Palma, 18 de setembre de 2015
El Rector,
Llorenç Huguet