Preguntas frecuentes sobre la sede electrónica

¿Qué es la administración electrónica?

La administración electrónica es una nueva modalidad de relación con el ciudadano, que consiste en la posibilidad de realizar servicios y trámites a través de la sede electrónica de la Universidad de las Illes Balears. Las aplicaciones y sistemas de información permiten al ciudadano acceder a la información y servicios de su competencia, presentar solicitudes, reclamaciones, quejas, sugerencias y recursos, realizar el trámite de audiencia cuando proceda, efectuar pagos o acceder a las notificaciones y comunicaciones que les remita la Universidad de las Illes Balears.

La administración electrónica se rige por las disposiciones de las leyes 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.

¿Qué es la sede electrónica?

Es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias, de conformidad con las disposiciones del artículo 38 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.

¿A quién está dirigida?

A toda la comunidad universitaria, ciudadanos y empresas que quieren interactuar con la Universidad de las Illes Balears a través de Internet.

¿Qué puedo hacer?

Realizar consultas y trámites telemáticamente.

Disponéis de toda la información en las tres secciones generales:

  • Información general, relacionada con la sede electrónica.
  • Servicios, que ofrecemos desde la sede electrónica.
  • Trámites, que se pueden realizar a través de Internet.

¿Qué se incluye en la sede?

Todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración Pública o de los ciudadanos por medios electrónicos de conformidad con el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, es decir, mediante DNI electrónico, firma electrónica avanzada o utilización de clave concertada.

¿Qué relación hay entre el registro electrónico y la sede electrónica?

Si hay registro electrónico, se accederá desde una sede. Puede haber sedes sin registro electrónico, pero normalmente si en una sede hay servicios electrónicos, ello implicará la recepción y transmisión de documentos a través, por supuesto, de un registro electrónico.

¿Qué es la fecha y hora oficial?

Es un servicio que indica la fecha y hora oficial sincronizada con el Real Observatorio de la Armada.

Para cualquier trámite, la fecha y hora de la sede es la que tendrá validez legal y no la del equipo desde el que se realice el trámite.

ADVERTENCIA: La hora que se presenta en la sede electrónica de la Universidad de las Illes Balears puede no corresponder a la hora exacta a causa del desfase provocado por los medios telemáticos utilizados hasta su recepción, por lo que tiene carácter meramente informativo y en ningún caso de certificación horaria.

¿Estoy obligado a identificarme siempre?

No. Los ciudadanos accederán a la página de inicio de las sedes sin necesidad de identificación, pero siempre se exigirá la autenticación del usuario para acceder a los trámites electrónicos, a través de la página principal de la sede.

¿Qué es una firma electrónica y qué hace falta para firmar electrónicamente?

Una firma electrónica es un fichero electrónico que se asocia con el documento electrónico que se firma, y que identifica quién es el firmante y qué es lo que ha firmado.

Para firmar electrónicamente se requiere un certificado electrónico.

¿Qué es un certificado electrónico?

Es un documento electrónico, firmado electrónicamente por un tercero, que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.

El tercero que firma el certificado se denomina prestador de servicios de certificación. Si el prestador de servicios de certificación cumple los requisitos establecidos en la Ley 59/2003, relativos a la comprobación de la identidad y otras circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que deja, el certificado se denomina certificado electrónico reconocido.

¿La firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita?

Las firmas realizadas con certificados electrónicos reconocidos, como es el caso de los admitidos por la Universidad de las Illes Balears, se denominan firmas electrónicas reconocidas y permiten identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

La firma electrónica reconocida es equivalente a la firma manuscrita a todos los efectos legales.

¿Qué sistemas de firma electrónica podrán utilizar los ciudadanos?

  • Los sistemas de firma electrónica incorporados en el DNI para personas físicas.
  • Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las administraciones públicas.
  • Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes o otros sistemas no criptográficos, en los términos y condiciones que en cada caso se determinen.

¿Qué implicaciones tiene el uso de la firma por parte de los ciudadanos?

El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o en la comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con la legislación que le sea aplicable.

El uso por parte de los ciudadanos de sistemas de firma electrónica implicará que los órganos de la Universidad de las Illes Balears puedan tratar los datos personales consignados, al efecto de la verificación de la firma.

¿Pueden estar los ciudadanos representados por terceros ante la administración?

Las administraciones públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación excepto si la normativa de aplicación prevé otra cosa. Las administraciones públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de la representación citada.

¿Cómo se identifican las sedes electrónicas?

La utilización de firma electrónica para la sede es la garantía de identificación y comunicación segura de la sede.

El certificado de sede es el sistema de firma electrónica que garantiza la identicación de la sede, es decir, que el ciudadano se encuentra realmente en un lugar de la Administración y nadie no ha realizado una suplantación de páginas. Además, garantiza el establecimiento de conexiones seguras para que haya la confidencialidad necesaria en los datos que intercambien los ciudadanos con las sedes.

El certificado de sede no sirve para la firma electrónica de documentos y trámites. Es válido para proporcionar canales de comunicación confidenciales y seguros, así como para identificar fehacientemente a la sede.

¿Qué debe garantizar el sistema de código seguro de verificación?

El carácter único del código generado para cada documento.

Su vinculación con el documento generado y con el firmante.

Asimismo, se debe garantizar la posibilidad de verificar el documento durante el tiempo que se establece en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento.

La administración responsable de la aplicación de este sistema dispondrá de un procedimiento directo y gratuito para los interesados. El acceso a los documentos originales se realizará de acuerdo con las condiciones y límites que establece la legislación de protección de datos personales u otra legislación específica, así como el régimen general de acceso a la información administrativa establecido en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la constancia de la autenticación e integridad de los documentos posteriormente al vencimiento del plazo de disponibilidad del sistema de verificación, al efecto de su posterior archivado.

A fin de mejorar la interoperabilidad electrónica y posibilitar la verificación de la autenticidad de los documentos electrónicos sin necesidad de acceder a la sede electrónica para cotejar el código seguro de verificación, podrá superponerse a este la firma mediante sello electrónico.

¿Qué es un trámite electrónico/telemático?

Es aquel trámite que puede realizarse telemáticamente, es decir, a través de internet sin tener que acudir presencialmente a la Universidad.

¿Qué es un sello electrónico?

Los sellos electrónicos son el mecanismo de firma electrónica que permite autenticar una actuación administrativa automatizada, según lo que se define en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

¿Qué es un documento electrónico?

Se denomina documento electrónico a la información de cualquier naturaleza guardada en un soporte electrónico con un formato determinado.

¿Qué es un expediente electrónico?

El expediente electrónico es el conjunto de los documentos electrónicos asociados a un trámite.

De conformidad con la legislación vigente, solo se permite la consulta de expedientes a los interesados en el procedimiento.

¿Qué es una huella digital?

Una huella digital es un conjunto de datos asociados a un documento que permiten asegurar que el documento no será modificado. La huella digital o resumen de un documento se obtiene aplicando una función, denominada resumen, a dicho documento, lo que da como resultado un conjunto de datos singular de longitud fija.

Una función resumen tiene, entre otras, las propiedades siguientes:

  1. Dos documentos iguales producen huellas digitales iguales.
  2. Dos documentos semejantes producen huellas digitales completamente diferentes.
  3. Dos huellas digitales idénticas pueden ser el resultado de dos documentos iguales o de dos documentos completamente diferentes.
  4. Una función resumen es irreversible, no se puede deshacer; por lo tanto, se hará su comprobación volviendo a aplicar la misma función resumen al documento.

¿Es seguro hacer trámites a través de la sede electrónica?

La plataforma que da soporte a la sede electrónica cumple con los requisitos legales, técnicos y funcionales que garantizan la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y no repudio, por lo que, a efectos legales, tendrá la misma validez presentar un documento en la sede electrónica que hacerlo presencialmente en las oficinas de registro de la Universidad de las Illes Balears.

Al firmar los documentos digitalmente se garantiza la autenticidad y la integridad, demostrable si se realiza la validación de la firma.

Además, el sellado de tiempo de los documentos presentados telemáticamente permite demostrar que el documento fue firmado en el instante que se indica en el sello de tiempo y no en otro.

A efectos de garantizar la autenticidad, confidencialidad e integridad de las comunicaciones, los trámites se realizan a través del protocolo de comunicación segura SSL (Secure Socket Layer).

Por otra parte, todas las solicitudes telemáticas serán tratadas conforme a la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre protección de datos de carácter personal (LOPD) y el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.

¿Continuáis teniendo dudas?

Podéis contactar con la Universidad de las Illes Balears a través del enlace contacto del portal donde actualmente se encuentra.