Escoltar

La UIB de camí a una administració electrònica (transformació digital)

La Universitat de les Illes Balears (UIB) està treballant per adaptar-se a les lleis 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, per tal d’aconseguir una administració sense papers. L’evolució frenètica cap a una Administració electrònica és un fet irrefutable; de manera progressiva anam incorporant les noves tecnologies de la informació i comunicació (TIC) en la gestió de la nostra institució.

Així mateix, cal dir que la UIB va decidir, a través de la Unió Europea, contractar joves desocupats beneficiaris del Sistema Nacional de Garantia Juvenil per tal d’incentivar el projecte d’administració sense papers. Actualment som molts els que estem donant suport, sobretot en tasques d’investigació, als diferents serveis que treballen per fer efectiu el canvi tecnològic, normatiu i, en part també, de mentalitat, per tal de fomentar-ne l’ús dins la comunitat universitària.

Concretament, des de l’Assessoria Jurídica estem estudiant moltes de les eines que ofereix el Ministeri per tal d’implantar a la UIB, com és el cas de Notific@. Però no sols les estudiam des d’un vessant jurídic o legal, si no també tècnic: com funcionen, com les podem gestionar, com les podem integrar als nostres sistemes, etc. Intentam que la nostra tasca serveixi de base perquè totes les persones que posteriorment treballin amb aquestes eines puguin accedir-hi de manera molt més senzilla. Tot i que són molts els projectes iniciats, volem destacar dos: el Sistema d’Informació Administrativa (SIA), al qual ja estem donats d’alta des del mes de maig, i les notificacions electròniques (Notific@), amb el qual ara estem treballant per firmar un Conveni amb la Fàbrica Nacional de la Moneda i Timbre (FNMT).

També estem elaborant polítiques per tal de donar una major seguretat jurídica a tots els membres de la comunitat universitària i altres persones que s’hi relacionen. Al mes de novembre es va aprovar la política de gestió documental, això va suposar l’inici per començar a treballar en la gestió per processos i donar un impuls en l’anàlisi dels procediments. Actualment treballam en dues polítiques més, que són les notificacions electròniques i la signatura electrònica.

Així doncs, consideram que com a institució tenim el deure de fomentar l’apropament dels ciutadans als serveis proporcionats per les TIC i, al mateix temps, les TIC han de contribuir a millorar l’eficàcia de les administracions. En particular, jo diria que la UIB té dos papers fonamentals, el primer és facilitar l’accés als ciutadans la utilització de les noves tecnologies, per això és vital per a nosaltres transmetre la informació de manera clara i senzilla, ja que com més clara sigui la informació que transmetem més facilitats donam a les persones que volen interactuar amb la nostra universitat. En segon lloc, també és vital contribuir al fet que totes les persones que fan feina en la nostra institució rebin la formació necessària per desenvolupar les seves tasques, que no són noves, però simplement cal adaptar-les a una nova metodologia de treball, on anirem incorporant les TIC.