L’article 21.1 del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema nacional d’interoperabilitat (ENI) en l’àmbit de l’administració electrònica, disposa que les administracions públiques han de posar en marxa les mesures necessàries per poder garantir la interoperabilitat en relació amb la recuperació i conservació dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.

Així mateix, cal dir que l’Esquema nacional de seguretat (ENS), regulat pel Reial decret 3/2010, de 8 de gener, té com a objecte d’establir la política de seguretat que s’ha d’aplicar en la utilització dels mitjans electrònics i està constituït pels principis bàsics i requisits mínims que garanteixin adequadament la seguretat de la informació tractada.

La importància que té per a la Universitat de les Illes Balears poder conservar tots els documents que genera o que li són adreçats és fonamental, ja que no només es tracta de documents que poden ser propis d'una administració pública, sinó que també en molts s’hi reflecteix la pròpia identitat de la institució universitària i, per tant, és un deure protegir-los.

A més, es considera vital poder assegurar que tots els documents que formen part de la UIB o que entraran a formar-ne part són autèntics. D'aquesta manera, és necessari disposar d’un mecanisme que doni prou garanties a tots els membres de la comunitat universitària i a persones externes de la validesa de tots els documents.

El que s’ha indicat aconsella d’establir una política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears que protegeixi els documents generats per la UIB i els que hi són adreçats i, alhora, que asseguri que aquests documents són vàlids.

Per tant, el document adjunt descriu la política de gestió de documents de la UIB i recull els criteris i les recomanacions necessaris per garantir la interoperabilitat i la integritat que estableix el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, esmentat.

D’altra banda, d’acord amb l’ENI i l’ENS, la política de gestió documental també persegueix garantir la disponibilitat i integritat de les metadades –dades que descriuen altres dades i les complementen­– per assegurar la gestió, recuperació i conservació dels documents i expedients electrònics de la Universitat de les Illes Balears i mantenir permanentment la relació dels que els integren.

Alhora, la política indicada fixa les directrius que, en matèria de gestió documental, la Universitat de les Illes Balears implanta amb l’objecte de garantir la gestió i el control adequats dels documents generats o rebuts en l’exercici de les seves funcions i competències.

Així mateix, cal dir que la Política general de gestió documental inclou els aspectes relacionats amb la seva implantació pràctica, i també regula els processos i accions presents al llarg de tot el cicle de la vida dels documents. A més d’això, s’hi recullen totes les actuacions necessàries per donar el tractament adequat i normalitzat als documents.

Finalment, cal indicar que el contingut de la política indicada pretén regular el Sistema de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears i es complementa i integra amb els documents que se’n deriven.

Per tot el que s’ha dit, el Consell de Govern, a la sessió ordinària del dia d’avui, fent ús de la competència que li atribueix l’article 24.2.32 i 40 dels Estatuts d’aquesta universitat, ha aprovat la Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears en els termes indicats a l’annex adjunt.

Ho faig publicar perquè se’n prengui coneixement i tingui els efectes que corresponguin. 

Palma, 7 de novembre de 2017 
El Rector,
Llorenç Huguet

Annex 

Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears

Sumari

1. Introducció
2. Consideracions generals
   1. Objecte
   2. Abast
   3. Subjectes
   4. Vigència
   5. Identificador del gestor de la política
3. Actors i responsabilitats
4. Principis i directrius
5. Processos de gestió documental
6. Assignació de metadades
7. Documentació
8. Formació
9. Supervisió i auditoria
10. Gestió de la política
11. Elements del Sistema de gestió documental de la UIB
12. Creació de la Comissió d’Avaluació Documental de la UIB
13. Dades identificatives de la política
14. Denominacions
15. Desenvolupament normatiu
16. Documents de referència
17. Glossari

1. Introducció

La Política general de gestió documental fixa les directrius que, en matèria de gestió documental, la Universitat de les Illes Balears implanta amb l’objecte de garantir la gestió i el control adequats dels documents generats o rebuts en l’exercici de les seves funcions i competències, també en el marc de l’administració electrònica.

L’article 156 (sota la rúbrica Esquema nacional d’interoperabilitat i Esquema nacional de seguretat) de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, indica la importància de crear les condicions necessàries per garantir l’adequat nivell d’interoperabilitat tècnica, semàntica i organitzativa dels sistemes i aplicacions utilitzats per les administracions públiques, que permetin l’exercici de drets i el compliment de deures a través de l’accés electrònic als serveis públics.

Aquesta política general té com a objectiu assegurar que tots els documents que formen part de la Universitat de les Illes Balears o que en formaran part són autèntics i íntegres.

En aquest document també es recullen totes aquelles actuacions que seran necessàries per donar el tractament adequat i normalitzat al document electrònic. Així mateix, regula el Sistema de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears (SGD-UIB) i es complementa i integra amb els documents que se’n deriven:

1. Les polítiques específiques de desenvolupament, entre les quals hi ha incloses la política de signatura electrònica, la política de custòdia de la documentació electrònica i la política de digitalització de documents.
2. Els processos i procediments: els processos de gestió documental i el protocol de gestió de documents i expedients electrònics.
3. Les guies de gestió documental, entre les quals hi ha incloses la Guia de classificació de documents, la Guia d’utilització del quadre de tipus documentals i la Guia d’implementació de projectes de gestió documental en un entorn electrònic.

2. Consideracions generals

2.1. Objecte

La present política té com a objecte establir el marc general d’actuació per a la gestió dels documents que formen part del fons documental de la Universitat de les Illes Balears, que n’asseguri l’autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la disponibilitat i la traçabilitat, així com l’eficàcia i l’eficiència en el seu tractament, el seu control, en la recuperació i en la conservació.

2.2. Abast

Aquesta política general de gestió documental s’estén a tot el fons documental de la Universitat de les Illes Balears amb independència del suport o format en el qual es puguin haver materialitzat els documents. De la mateixa manera, té per objecte establir el conjunt de criteris comuns assumits per la UIB, així com documentar-los, en relació amb la gestió dels documents i expedients que produeix o custodia:

1. Documents produïts, enviats o rebuts en el desenvolupament de les competències, funcions o activitats de la Universitat de les Illes Balears.
2. Documents en els quals consten les decisions, normes o polítiques institucionals establertes.
3. Documents que contribueixen a la memòria i al patrimoni documental de la Universitat de les Illes Balears.
4. Documents de gestió o documents interns, no subjectes a procediments administratius reglats, que contenen informació rellevant per a l’activitat de la UIB.

Així mateix, aquesta política general persegueix garantir la disponibilitat i integritat de les metadades mínimes obligatòries i, si escau, les complementàries o necessàries (metadades de contingut, context i estructura) per tal d’assegurar la gestió, recuperació i conservació dels documents i expedients electrònics de la Universitat de les Illes Balears, mantenint de forma permanent la relació dels que els integren.

2.3. Subjectes

La Política general de gestió documental l’ha complir tot el personal adscrit a la Universitat de les Illes Balears i s’ha d’implementar i desplegar en tots els seus serveis i unitats.

També ha de ser d’interès seu per a agents externs en relacions d’intercanvi de documentació amb la Universitat de les Illes Balears i per a altres administracions públiques, nacionals i internacionals, en l’intercanvi de documentació amb la Universitat de les Illes Balears.

2.4. Vigència

La present política general de gestió documental entrarà en vigor quan es publiqui al Full Oficial de la Universitat de les Illes Balears (FOU), una vegada aprovada pel Consell de Govern de la UIB, i serà vàlida fins que no sigui substituïda o derogada per una política posterior.

La política s’ha de publicar al FOU de la UIB i mentre sigui vigent ha d’estar disponible a la seu electrònica de la UIB i els altres mitjans que es considerin oportuns.

2.5. Identificador del gestor de la política

Identificador del gestor
Director del Servei de Biblioteca i Documentació

Adreça de contacte
gestio.documental@uib.cat

3. Actors i responsabilitats

La present política general determina els rols i les responsabilitats que als diferents nivells de la UIB han d’assumir els actors que intervenen en la gestió documental de la UIB:

a) El Consell de Govern de la UIB: com a màxim òrgan de govern de la Universitat de les Illes Balears, ha d’aprovar la Política general de gestió documental, de manera que s’evidenciï el suport que hi dona la institució al més alt nivell.
b) El Consell Social: com a òrgan que participa en la definició dels criteris estratègics de la UIB.
c) El Rector i la Gerent: com a màxims responsables executius de la UIB, han d’impulsar el desplegament de la Política general en tots els àmbits de la UIB i dotar dels recursos humans i materials que permetin el desenvolupament de les accions que el seu desplegament exigeixi.
d) La Secretària General: ha de supervisar des del punt de vista jurídic i legal tot el Sistema de gestió documental i vetllar perquè garanteixi que la documentació de la UIB acompleix totes les normes legals i ofereix totes les garanties jurídiques. També ha de presidir la Comissió d’Avaluació Documental de la UIB i ha de proposar al Rector els membres que n’han de formar part, perquè els nomeni.
e) El Consell Assessor d’Administració Electrònica: ha de supervisar l’aplicació de la Política general i les polítiques específiques de gestió documental a tots els projectes d’administració electrònica, de manera que no s’engegui cap d’aquests projectes sense que prèviament els procediments que s’han de veure afectats hagin estat objecte de l’anàlisi documental corresponent, les sèries documentals afectades hagin estat definides, classificades i catalogades, i els expedients que contenen, analitzats internament per determinar els tipus documentals que corresponen a cadascun dels documents.
També ha de supervisar el desenvolupament i/o la selecció i adquisició de les aplicacions informàtiques necessàries per a la implantació del Sistema de gestió documental de la UIB.
De la mateixa manera, ha de supervisar els diversos elements del Sistema de gestió documental a mesura que es vagin elaborant.
Finament, ha de determinar la realització de les auditories necessàries per garantir el bon funcionament del Sistema de gestió documental.
f) El Servei de Biblioteca i Documentació (SBD), mitjançant la Unitat de Gestió Documental i Arxiu: ha d’elaborar els següents elements que formen part de l’SGD-UIB, ha de proposar-los per a l’aprovació pertinent i n’ha de dur a terme el manteniment i actualització:

– Eines documentals: el quadre de classificació documental, el catàleg de sèries documentals (SD), el quadre de tipus documentals, la taula d’avaluació i accés d’SD (en col·laboració amb la Secretaria General) i el calendari de disposició i conservació (en col·laboració amb la Secretaria General).
– Processos i procediments: el recull dels processos de gestió documental i el protocol de gestió de documents i expedients electrònics (en col·laboració amb el CTI@UIB).
– Guies de gestió documental, entre les quals hi ha la Guia de classificació de documents, la Guia d’utilització del quadre de tipus documentals i la Guia d’implementació de projectes de gestió documental en un entorn electrònic.

També ha de donar suport tècnic a la implementació del Sistema de gestió documental als diversos serveis i unitats i ha de coordinar una xarxa de responsables de gestió documental nomenats per cada servei.
Finalment, ha d’elaborar i aplicar plans i accions de formació en matèria de gestió documental per a tot el personal de la UIB –en especial per al PAS.
g) El Centre de Tecnologies de la Informació de la UIB (CTI@UIB): ha d’elaborar els següents elements que formen part de l’SGD-UIB, proposar-los per a l’aprovació pertinent i dur-ne a terme el manteniment i actualització:

­– Eines documentals: el perfil de gestió de l’esquema de metadades de la UIB (en col·laboració amb l’SBD).

– Processos i procediments: el protocol de gestió de documents i expedients electrònics (en col·laboració amb l’SBD), de signatura electrònica i de digitalització de documents.

– Selecció, desenvolupament o adquisició i administració i manteniment de les eines tecnològiques: de gestió documental, de tramitació de documents i expedients i de custòdia i conservació de documents.

h) Els directors i responsables de serveis i unitats de la UIB: han de conèixer a fons i desplegar la Política general, les polítiques específiques i els procediments que se’n derivin en l’àmbit de les seves competències i dels processos i procediments dels quals són responsables i vetllar perquè tot el personal a càrrec seu conegui i apliqui el Sistema de gestió documental de la UIB.
Així mateix, han de nomenar una persona del seu servei com a responsable documental perquè sigui el contacte permanent amb la Unitat de Gestió Documental i Arxiu.
Finalment, han de facilitar que tot el personal a càrrec seu rebi la formació necessària en matèria de gestió documental.
i) Tot el personal de la UIB: ha de conèixer i aplicar la política i els procediments de gestió documental necessaris per a la seva feina. També ha d’assistir, si escau, amb aprofitament a la formació en matèria de gestió documental.

4. Principis i directrius

Els principis i les directrius de la present política són:

1. L’estructuració del model de gestió documental i dels procediments que orientin de forma harmònica el desenvolupament de les activitats relacionades amb la gestió documental a la Universitat de les Illes Balears.
2. La disposició de la documentació correctament administrada i organitzada per assegurar-ne l’ús eficaç i eficient en la prestació del servei al ciutadà i en l’intercanvi amb altres agents externs i interns, així com en la seva custòdia.
3. La identificació unívoca del document original, amb identificació dels documents generats en cada procés i de la seva validesa, per evitar duplicitats innecessàries.
4. L’accés als documents electrònics i fer-ne una distribució controlada, de manera que se n’afavoreixi la consulta compartida a través de referències i es mitigui el préstec i trasllat físic dels documents en suport de paper o no electrònic.
5. La proporcionalitat en l’ús de la signatura electrònica, mentre sigui requerida per a documents que continguin actes administratius o necessitin conformació per donar-los validesa jurídica o probatòria, respecte als altres generats en processos interns de revisió i validació.
6. La garantia de la transparència en els processos documentals i l’operativa que els sustenten.
7. La identificació de la normativa i regulació vigent de l’aplicació a la gestió documental, així com les orientacions metodològiques en matèria de gestió d’arxivament.
8. La garantia de compliment del que estableix la legislació quant a la gestió documental, i en concret el que recullen la Norma tècnica de política de gestió de documents electrònics i l’Esquema nacional de seguretat en el seu àmbit d’aplicació.
9. La definició i l’assegurament dels mecanismes i controls necessaris per al compliment de les polítiques corporatives, arxivístiques i legals, i l’establiment dels indicadors per mesurar-lo.
10. La sensibilització, formació i convicció del personal de la Universitat de les Illes Balears quant a la importància de la gestió documental i la creació de cultura documental.

5. Processos de gestió documental

En els processos de gestió que recullin i generin documents i expedients electrònics a la Universitat de les Illes Balears s’ha d’aplicar aquesta política, així com el Protocol de gestió de documents i expedients electrònics que en garanteixi la materialització.

El Protocol de gestió de documents i expedients electrònics s’ha d’aplicar de manera contínua sobre totes les etapes o períodes del cicle de vida dels documents i expedients electrònics, per als quals se n’ha de garantir l’autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la disponibilitat i la traçabilitat, la qual cosa permetrà la protecció, recuperació i conservació física i lògica dels documents i el seu context.

Els diferents processos (captura o generació, registre, classificació, descripció, accés, qualificació, conservació, transferència, destrucció o eliminació) s’han de detallar en el Recull de processos de gestió documental.

La Universitat de les Illes Balears manté actualitzat un inventari de polítiques i procediments de gestió documental. La present política i els procediments inventariats formen el marc de referència que dona suport al Sistema de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears en l’exercici de les seves activitats com a administració pública.

6. Assignació de metadades

Als documents i expedients electrònics s’han d’assignar les metadades de conformitat amb el Perfil d’aplicació de metadades de la UIB, que es basarà en l’esquema de metadades e-EMGDE (Esquema de metadades per a la gestió del document electrònic) i pot incloure elements d’altres esquemes de metadades basats en aquest com l’e-SIGeDA (Sistema de gestió electrònica de documents administratius) o el perfil del Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques (MINHAP), que inclouen les metadades mínimes obligatòries ENI i, si escau, les metadades opcionals i complementàries si es considera oportú.

Es garantirà la disponibilitat i integritat de les metadades dels documents i expedients electrònics, de manera que es mantindran de forma permanent les relacions entre cada document o expedient i les seves metadades.

7. Documentació

La Política general de gestió documental i les polítiques específiques, així com els processos i procediments associats, seran convenientment documentades, mantingudes i actualitzades. Es tindran en compte les directrius que puguin establir les autoritats qualificadores i arxivístiques competents, d’acord amb la legislació que sigui aplicable en cada cas.

8. Formació

Atès que la implantació del Sistema de gestió documental suposa una novetat important respecte de les pràctiques documentals no controlades que es duien a terme fins ara a la UIB, anualment s’inclouran en el Programa de formació del PAS-PDI accions destinades a la formació contínua i capacitació del personal responsable tant de l’execució i del control de la gestió dels documents en paper i dels electrònics, com del seu tractament, organització i conservació en arxius tradicionals o en repositoris o arxius electrònics.

9. Supervisió i auditoria

El Recull de processos de gestió documental, el Protocol de gestió de documents i expedients electrònics i la present política seran objecte d’auditories amb una periodicitat de cinc anys.

Per a la realització d’aquestes auditories es tindran en compte les normes i els estàndards internacionals aplicables a les auditories de gestió documental, concretament les normes ISO 30300 i ISO 15489.

Es garantirà el registre d’evidències i traçabilitat per assegurar el compliment de la política i els seus procediments.

Els resultats de les auditories s’hauran de considerar en l’actualització de la política de gestió documental i els seus procediments.

10. Gestió de la política

El manteniment, l’actualització i la publicació electrònica del present document correspondrà al gestor de la política identificat a l’apartat 2.5.

La Comissió Assessora d’Administració Electrònica de la UIB farà un seguiment de la implantació de la política i proposarà les revisions necessàries a fer-hi.

11. Elements del Sistema de gestió documental de la UIB

El Sistema de gestió documental és únic per a tot l’àmbit de la Universitat de les Illes Balears i els elements que el componen s’han d’aplicar obligatòriament en els processos documentals de tota la institució.

L’SGD-UIB té com a elements:

1. La Política general de gestió documental.
2. b) Les polítiques específiques que la desenvolupen, entre les quals s’inclouen la política de signatura electrònica, la política de custòdia de la documentació electrònica i la política de digitalització de documents.
3. Les eines documentals: el quadre de classificació documental, el catàleg de sèries documental, el quadre de tipus documentals, la taula d’avaluació i accés de SD, el calendari de disposició i conservació i el perfil de gestió de l’esquema de metadades de la UIB.
4. Els processos i procediments: el recull de processos de gestió documental i el protocol de gestió de documents i expedients electrònics.
5. Les guies de gestió documental, entre les quals hi ha la Guia de classificació de document, la Guia d’utilització del quadre de tipus documentals i la Guia d’implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic.

12. Creació de la Comissió d’Avaluació Documental de la UIB

Es crea la Comissió d’Avaluació Documental de la UIB. Té com a objectiu l’avaluació i la valoració de les sèries documentals de la UIB, atenent als valors primaris i secundaris dels seus documents. També qualificarà els documents essencials de la UIB i n’establirà els terminis de conservació o eliminació i les condicions d’accés i ús, que es reflectiran a la Taula d’avaluació i accés.

La presideix la Secretària General i en són membres, com a mínim, un arxiver documentalista de l’SBD, un historiador del Departament de Ciències Històriques i Teoria de les Arts de la UIB, un jurista de la UIB proposat per la Secretària General i un membre rotatori (persona coneixedora dels processos administratius als quals fa referència la sèrie documental a valorar), proposat per la Gerent.

13. Dades identificatives de la política

Nom del document
Política general de gestió documental de la Universitat de les Illes Balears

Versió
2.0

Identificador de la política

Data d’expedició

Àmbit d’aplicació
Gestió dels documents i expedients produïts i custodiats per la Universitat de les Illes Balears

14. Denominacions

Totes les denominacions d’òrgans de govern, representació, càrrecs, funcions i membres de la comunitat universitària, com qualssevol que en aquest acord apareguin en gènere masculí o femení, s’han d’entendre referides indistintament al gènere masculí o femení, segons el sexe del titular de qui es tracti.

15. Desenvolupament normatiu

Es faculta el Consell de Direcció perquè desenvolupi, si escau, la present política i resolgui les qüestions d’interpretació que es puguin plantejar.

16. Documents de referència

Per al desenvolupament del contingut d'aquesta política s'han tingut en compte les normes i bones pràctiques següents:

• ISO 15489. Informació i documentació. Gestió documental.
• UNE-ISO / TR 18492 IN. Conservació a llarg termini de la informació basada en documents.
• UNE-ISO 30300. Informació i documentació. Sistemes de gestió per als documents.
• UNE-ISO 23081. Informació i documentació. Processos de gestió de documents. Metadades per a la gestió de documents.
• UNE-ISO7TR 26122 IN. Informació i documentació. Anàlisi dels processos de treball per a la gestió de documents.

Altres referències considerades en l'elaboració d'aquesta política:

• Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
• Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic.
• Reial decret 1671/2009, de 6 de novembre, pel qual es desenvolupa parcialment la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.
• Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema nacional d'interoperabilitat en l’àmbit de l’administració electrònica.
• Resolució de 28 de juny de 2012, de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques, per la qual s'aprova la Norma tècnica d'interoperabilitat de política de gestió de documents electrònics.
• Guia d'aplicació de la Norma tècnica d’nteroperabilitat (NTI) de política de gestió de documents electrònics.

Així mateix, s’han consultat les polítiques de gestió documental aprovades per altres universitats i institucions.

17. Glossari

A continuació es recullen la definició i les accepcions dels principals conceptes tecnològics i documentals que es manegen en aquest document, amb la intenció de facilitar i assegurar que tots els agents implicats en tinguin una comprensió conjunta.

Autenticitat: el document pot provar que és allò que afirma ser, que ha estat creat o tramès per la persona que s’afirma que l’ha creat o enviat, i que ha estat creat o tramès en el moment que s’afirma (ISO 16175/3-2012).

Disponibilitat: referit a un document, indica propietat o característica d’aquest document que permet que pugui ser consultat, localitzat, recuperat, presentat o interpretat. El document ha d’assenyalar l’activitat o l’actuació en què es va generar, proporcionar la informació necessària per comprendre les actuacions que varen motivar-ne la creació i utilització, identificar el context marc de les activitats i les funcions de l’organització i mantenir els vincles existents amb altres documents com a reflex d’una seqüència d’actuacions (Guia d’aplicació de la Norma tècnica d’interoperabilitat de document electrònic).

Integritat: el document és complet, està inalterat i protegit contra modificacions no autoritzades. Aquesta característica també es denomina inviolabilitat (ISO 16175/3-2012).

Interoperabilitat: capacitat dels sistemes d’informació i, per tant, dels procediments als quals donen suport, de compartir dades i possibilitar l’intercanvi d’informació i coneixement entre ells (Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics).

Gestió documental: conjunt de procediments i tècniques que asseguren una gestió òptima de la documentació dins una entitat, empresa o organització, i en preveuen íntegrament el cicle de vida.